Algumas pessoas perguntam-me como arrumar os emails e andam a lutar com isto há algum tempo porque cada vez têm mais emails.

O Gmail em particular tem um conceito que gosto bastante: os emails podem ser “arrumados” usando os marcadores em vez de pastas. A diferença mais significativa é que quando arruma um email numa pasta é aí que ele fica, é quase como a arrumação de papeis fisicamente. É fisicamente impossível estar em dois lugares ao mesmo tempo. No Gmail, um email pode ter mais do que um marcador, ou seja, “estar” em dois sítios ao mesmo tempo, alargando a classificação e arrumação para outra dimensão.

Mas não é sobre isso que quero falar. O objetivo de arrumar os emails é poder encontrá-los mais facilmente. Se não precisasse de o fazer, não os arrumava certo? Vá, há algumas pessoas que os querem arrumar porque ficam “nervosas” de estar ali tudo ao monte…mas em geral, o objetivo de os arrumar é poder encontrar a informação no futuro.

E esta ideia é muito importante. Nós não arrumamos, arquivamos, pelo prazer de o fazer mas sempre com um objetivo: encontrar mais facilmente no futuro.

Ora hoje em dia, a tecnologia permite-nos cada vez mais facilmente encontrar o que precisamos e por isso talvez não seja necessário um esforço tão grande em arrumar, em particular os emails.

É importante por outro lado saber procurar e é isto que a maior parte das pessoas desconhece.

Quando fazemos uma pesquisa no Gmail, usando a barra de pesquisa, podemos colocar algumas palavras. Podemos também ajudar o Gmail a encontrar aquilo que precisamos sendo mais claros na nossa pesquisa, por exemplo indicando o remetente, se tem ou não anexos, que estão numa “pasta”, que foram enviados numa determinada altura.

Sugiro que visite a página de suporte da Google onde poderá ficar a conhecer as várias opções que tem ao seu dispor.

Também pode optar por preencher os campos da caixa de pesquisa.

Para isso clique na seta:

gmail-procura

Depois preencha os campos do formulário que aparece:

gmail-procura-2

E no limite, arquive os emails que quer guardar sem grandes preocupações de arrumação. Aprenda a procurar. Vai ver que é mais simples. 😉