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Estimativas: quanto tempo demora?

Uma das razões pelas quais parece que temos sempre mais trabalho do que tempo disponível é porque na realidade não temos uma noção muito clara do tempo que o trabalho leva a realizar.

Recorremos com frequência à “energia nasal” para fazer estimativas: “cheira-me que demora 2 horas”. 🙂

Ser capaz de avaliar de um modo mais fidedigno o tempo que algo demora a ser feito, ajuda-nos a avaliar a nossa capacidade de resposta antes de nos comprometermos com prazos irrealistas. E lidamos aqui com dois desafios:

  1. Somos por natureza otimistas na previsão do tempo que uma coisa demora.
  2. Achamos que o tempo que precisamos investir para realizar uma atividade e o tempo que vamos demorar a fazer essa atividade são a mesma coisa.

Em primeiro lugar devemos, distinguir duas coisas:

  • O esforço necessário para realizar a atividade;
  • O tempo decorrido para realizar a atividade.

O esforço é o tempo necessário investir para completar uma atividade.

Em geral somos otimistas a avaliar o esforço necessário para realizar uma atividade em pelo menos em 20%. O nível de precisão destas estimativas depende muito da atividade. Há atividades mais ou menos mecânicas que podemos estimar facilmente. Outras há, mais complicadas, cuja estimativa de esforço fica muito […]

As leis de murphy: se pode correr mal…vai correr!

As leis de Murphy (resumindo, se alguma coisa pode correr mal…vai correr) tiveram origem numa base da Força Aérea nos Estados Unidos em 1949. Existem inúmeras “leis” que se enquadram nesta tão “otimista” perspetiva e hoje partilho algumas. 🙂

Se alguma coisa pode correr mal, vai correr. E vai correr mal da pior maneira, no pior momento e causando o maior dano possível.

Um atalho é sempre a distância mais longa entre dois pontos.

Nada é tão fácil quanto parece, nem tão difícil quanto a explicação do manual.

Tudo leva mais tempo do que pensamos.

A fila do lado anda sempre mais rápido.

Nunca atribua à malícia aquilo que pode ser explicado pela estupidez.

Se está tudo a correr segundo plano então de certeza que algo está prestes a correr mal.

A única coisa previsível sobre o seu dia é que algo imprevisível vai acontecer.

Mais uma edição do curso online Treino da mente para gente ocupada

Porquê o treino da mente?

Já notou que nem sempre é fácil sermos capazes de estar conscientes dos nossos pensamentos, emoções e comportamentos?

Muitas das nossas respostas estão em piloto automático e nem sempre conseguimos ser capazes de manter o foco e a liberdade de escolha.

Isto aprende-se desenvolvendo uma mente focada no momento presente…o que se treina!

Esta capacidade é um dos fundamentos da inteligência emocional e tem impacto:

  • no desempenho profissional e
  • na nossa capacidade para lidar com o stress e ansiedade contribuindo para estados de tranquilidade, bem-estar e felicidade.

Como é que o treino da mente nos ajuda na nossa vida profissional e pessoal?

Neste curso vamos treinar técnicas de Mindfulness que nos ajudam em duas dimensões:

  • O treino da mente permite-nos alargar o espaço que existe entre um estímulo (por exemplo quando algo acontece ou alguém nos diz alguma coisa) e a nossa resposta já que passamos a ter uma consciência mais límpida do que acontece a cada momento. Ao alargar esse espaço, passamos a poder escolher mais facilmente uma resposta mais adequada à qual muitas vezes não conseguimos aceder já que estamos condicionados.
  • O treino da mente estimula o nosso sistema nervoso parassimpático que contribuí para a redução […]

Faça duas listas

Não tenho mérito nenhum neste post e nesta ideia! Achei muito interessante quando a li num artigo do Seth Godin e por isso traduzo e partilho.

Faça duas listas. Numa delas, identifique as queixas, desrespeitos e rompimentos que correram mal:

  • Pessoas que não gostam de si.
  • Negócios que deram errado.
  • Expectativas não razoáveis.
  • Situações más.
  • Resultados infelizes.
  • Injustiças.

Tudo é legítimo, é tudo real. Não se contenha.

Na outra lista, anote os privilégios, vantagens e oportunidades que tem:

  • Os lugares onde obtém o benefício da dúvida.
  • Onde tem influência e põe coisas as mexer.
  • As coisas que vê que os outros não.
  • O que funciona e o que funcionou.
  • Os recursos que pode usar.
  • As coisas que sabe.
  • As pessoas que confiam em si.

Agora, pegue numa lista e coloque-a numa gaveta.
Pegue na outra lista e cole-a no espelho da casa de banho.

Leia a lista na gaveta uma vez por mês ou uma vez por ano, apenas para lembrá-lo.

Leia a outra lista todos os dias.

A lista diária determinará onde está a sua atenção, como interpreta o que vê e a história que conta sobre o que está a acontecer e vai acontecer.

Pode escolher onde vai colocar cada lista o que é possivelmente […]

O preço a pagar por ser “partilhado” por vários projetos e atividades

No artigo Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa, comecei por partilhar alguns dos ensinamentos do livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Hoje vou continuar a falar sobre alguns dos conceitos defendidos neste livro associados a como podemos criar equipas mais eficientes (ou não!).

Um dos conceitos que este autor defende é que é ineficiente (sim, ineficiente!) ter pessoas sobrealocadas, ou seja, sem tempo livre, tendo mais trabalho para fazer do que o tempo que têm disponível em particular se estão divididas por várias tarefas/projetos e são “profissionais do conhecimento”.

Muitas vezes, na procura incessante pela eficiência, tornamo-nos na realidade mais ineficientes. O autor defende e demonstra que não ter tempo disponível, e estar aparentemente a ter uma eficiente utilização dos recursos (humanos), retira capacidade de resposta e cria organizações menos ágeis e flexíveis.

Em particular para “profissionais do conhecimento” (knowledge workers) que dividem o seu tempo em várias tarefas/projetos isso é especialmente danoso e ele quantifica em pelo […]

Qual é o melhor formato de agenda e calendário para 2018

Chegando a esta altura do ano, algumas pessoas que usam agenda em papel começam a pensar em comprá-la.

Por isso, hoje volto a partilhar um artigo que escrevi há tempos sobre “qual é a melhor agenda para mim” que lhe vai dar algumas dicas sobre qual é o formato de agenda em papel mais adequado às suas necessidades.

Se além da agenda precisa de tirar notas e organizar papelada, espreite o sistema ARC. Para quem usa este sistema, deixo aqui dois calendários  de 2018 com os feriados de portugal para imprimir.

Será que as suas mensagens de voz são claras?

Confesso: escrevo este artigo num estado de resmunguice e para resolver um problema que tenho.

Às vezes, tenho mensagens no atendedor do telemóvel que não consigo perceber, em particular o nome da pessoa ou o contacto. E eu até quero ligar de volta mas não consigo!

Às vezes as pessoas falam tão depressa que é difícil perceber ou tirar nota.

Eu sei que posso ligar para o número de onde a chamada foi feita. Só que às vezes, as chamadas foram feitas do telefone da empresa e quando ligo para lá vou ter ao número geral e não sei quem me ligou.

Deixo algumas sugestões para deixar mensagens de áudio. Leia, a sério. Mesmo que ache que não tem este problema.

  1. Não deixe uma mensagem de áudio. 🙂 Envie uma sms ou um email. É mais fácil de processar e dar seguimento.
  2. Comece por dizer o seu nome e (e se relevante o nome da empresa da qual está a ligar) claramente, pausadamente, articulando bem as palavras.
  3. Explique o que pretende.
  4. Deixe o seu número de contacto, dizendo cada algarismo lentamente e articulando bem as palavras para que não haja enganos.

Respiro agora fundo. Se calhar era melhor eu acrescentar estas dicas na minha […]

Uma história sobre autoestima e conflitos

Já partilhei vários contos dos livros do Ajahn Brahm no blog porque este autor consegue, de um modo leve e divertido, colocar-nos a pensar sobre a vida e o modo como lidamos com problemas. Infelizmente os seus livros não estão traduzidos em Português.

Hoje partilho um conto do livro “Don’t worry, be grumpy” chamado “Metade de uma folha de papel” sobre como um homem ultrapassou a sua raiva e falta de autoestima ao longo da vida.

Uma viúva estava a apresentar o elogio fúnebre do seu marido. Segurava meia folha de papel, explicando que o seu marido mantinha esta folha na sua carteira desde os tempos antes de se terem casado e que esta folha o tinha impedido de ficar zangado com outros ou negativo sobre si mesmo.

O seu marido tinha-lhe contado que um dia, quando era adolescente e andava num liceu só de rapazes, uma grande briga estava em vias de acontecer na sua turma. Tinham estado a “cozinhá-la” há dias. A professora, usando a última oportunidade de exercer a sua autoridade, ordenou que cada aluno ficasse na sua secretária e retirasse cuidadosamente uma folha do seu caderno de exercícios. Disse-lhes então para escreverem no topo da página o nome […]

Porque há pessoas que querem mesmo aprender a liderar melhor…

Recentemente lancei um programa de treino de liderança avançado para empresas. Criei este programa com a intenção de ajudar quem lidera equipas a adotar estratégias para lidar com os obstáculos que tipicamente os líderes enfrentam e que os impedem de potenciar os resultados das suas equipas.

Este programa tem vários formatos e um deles é o programa de treino individual. Aqui o trabalho a fazer é altamente personalizado e consiste num trabalho de estudo e reflexão do participante complementado por sessões de treino/coaching individuais onde o participante terá oportunidade de aplicar o que aprendeu à sua realidade específica.

A quem se destina o programa de treino individual?

Pelas pessoas que me têm contactado e pelas razões que me levaram a criar este formato, imagino que se está num dos cenários abaixo, talvez lhe interesse:

  • Criou a sua empresa e tem uma pequena equipa a trabalhar consigo. Talvez seja especialista na sua área de negócio mas na prática, ou nunca liderou equipas ou tem consciência que pode melhorar essa competência. Percebe que, quando isso acontecer, vai ajudar a sua equipa a ter melhores resultados e a tornar-se mais autónoma. No limite, sabe que além de melhorar os resultados do seu negócio, isso […]

Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa

“Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa.” Tim Lister

Encontrei esta frase no livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Não existe versão em Português deste livro mas se sabe inglês reforço a minha sugestão de leitura. Nos próximos tempos vou partilhar algumas das ideias deste livro.

Uma destas ideias é que muitos gerem “profissionais do conhecimento” segundo os mesmos princípios da gestão de trabalhadores fabris que realizam um trabalho mecanizado. Sujeitarem profissionais do conhecimento à pressão de tempo é contraproducente já que a maior parte da sua atividade requer pensarem e a pressão de tempo não os faz pensar mais depressa.

Há no entanto a ilusão que esta estratégia gera resultados já que numa primeira fase, aparentemente, há uma maior produtividade mas isso não é sustentável.

pressao-demarco

 

Segundo o autor, e como ilustrado na zona I do gráfico, sob pressão existe, numa primeira fase, uma maior produtividade (menos tempo para completar a tarefa) já […]