Fazer a tarefa ou resolver o problema?

São coisas diferentes.

Há dias fui visitar o meu pai ao hospital de Santa Marta em Lisboa e ele não estava na cama. Devia já ter voltado de um tratamento noutro hospital por volta das 14 horas e às 17 ainda não tinha aparecido. Perguntei a uma enfermeira pelo meu pai e respondeu-me que ainda não tinha voltado. Isso eu já sabia. Precisei de lhe pedir explicitamente para ver a que horas tinha saído, onde estava e a que horas era previsível voltar para ter uma resposta que me ajudasse.

Chegou depois das 19 horas (acontece com alguma frequência o serviço de transportes de doentes apresentar estes atrasos talvez porque seja mais importante escolher os fornecedores mais baratos sem garantir se têm capacidade de resposta mas isso era assunto para outro artigo e estou basicamente a especular).

Mas neste caso o foco da enfermeira foi visivelmente responder à minha pergunta (que foi mal formulada, aceito!) e não resolver o problema de saber onde estava um doente que aparentemente esteve fora desde as 8 da manhã sem almoço, dependente de outros para tudo.

Eu percebi que ela estava cansada, saturada. Talvez já passasse a hora de ir embora. No entanto, isso não é uma […]

Como “se orientar” no seu caderno

O mundo pode dar muitas voltas mas o papel ainda é a solução mais prática para tomarmos notas. Em particular se lhe aparecem muitas coisas para fazer durante o dia ou/e tem reuniões provavelmente tem o costume de tirar notas por exemplo de coisas que precisa de fazer e de informação da qual se quer lembrar. Hoje quero dar-lhe algumas ideias práticas para tirar mais partido dos papel.

Porquê tirar notas ao longo do dia e nas reuniões

Para muitos tirar notas é uma estratégia de sobrevivência porque hoje em dia já não é possível confiarmos na memória a partir do momento em que a quantidade de informação com a qual lidamos diariamente passa a ser considerável.

Além disso, é um desperdício de espaço de processamento mental que pode estar a ser usado para sermos criativos, resolvermos problemas ou “simplesmente” para nos sentirmos mais tranquilos (em vez de lidarmos com a vozinha dentro da nossa cabeça a dizer-nos “lembra-te de…”).

Tirar notas por exemplo numa reunião ajuda-nos em várias fases:

  • Antes da reunião ajuda-nos a organizar as ideias e preparar a reunião para que seja mais efetiva;
  • Durante a reunião ajuda-nos a:
    • manter focados;
    • comunicar aos outros que estamos a tomar […]

Planeamento ágil de trabalho individual ou de equipa

Para a gestão de trabalho individual e de uma pequena equipa nem sempre é necessário recorrermos a ferramentas informáticas.

Hoje quero falar de dois tipos de quadros que podem ser muito úteis na gestão do trabalho de uma equipa que trabalhe no mesmo escritório quer estejam ou não à vontade com a tecnologia (existem inclusive equipas de desenvolvimento de software que trabalham com base em quadros deste género)

Sistemas visuais de planeamento e gestão de trabalho são intuitivos. Os calendários de parede são um destes exemplos. Outro exemplo é o sistema Kanban desenvolvidos pela Toyota para controlar o fluxo de produção e transporte das fábricas.

Vou falar-lhe destes dois sistemas baseados em quadros brancos. Neles pode fazer o seu planeamento usando postits, imanes coloridos e canetas que se podem apagar.

Ambos apoiam o planeamento, uma visualização rápida do trabalho a fazer e a comunicação instantânea do estado do trabalho da equipa.

Quadros planificadores

Se tem tarefas que precisam de ser calendarizadas, realizadas numa determinada data ou semana, um quadro com um calendário anual, mensal ou semanal pode ajudá-lo.

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Estes […]

Lições da vida para lidar com o stress: uma colher de cada vez

Tenho observado em mim (e noutras pessoas, confesso que ando atenta!) como comemos uma refeição: tipicamente enquanto estamos a mastigar estamos já ao mesmo tempo focados em colocar novo alimento no garfo ou na colher (vá, observe se não tenho razão!).

Mesmo quando até temos a intenção de estar a usufruir do alimento (o que é raro) estamos focados no que vamos comer a seguir, em despachar este pedaço para despachar o próximo, e o próximo, e o próximo.

Na realidade esta é apenas uma das coisas que fazemos no nosso dia-a-dia que exemplifica o modo como cada vez mais operamos no mundo.

Cada momento é um pequeno obstáculo para o que vem a seguir, um pequeno obstáculo que queremos superar, numa corrida sem fim (bem, pelo menos a refeição tem fim).

Todos percebemos que uma corrida sem fim é com certeza cansativa!

Cada vez mais há evidências que a capacidade de estar no momento presente nos ajuda a lidar com o stress, ansiedade e a acedermos a estados de felicidade. No fundo, é o que todos queremos, não é?

Por isso deixo-lhe esta sugestão de treino para lidar com o stress e ansiedade. Nas próximas refeições, treine comer uma colher de cada vez.

E como é […]

A regra dos 15 segundos de elogio

Não consegui encontrar o estudo original para confirmar esta informação mas parece-me que vale a pena partilhá-la.

Quando elogiamos alguém é necessário fazê-lo durante 15 segundos consecutivos para que isso seja ouvido. Por outro lado, a crítica é assimilada de imediato.

A maior parte das pessoas não está habituada a ouvir elogios e por isso rejeita-os até com alguma desconfiança: “o que é que este quer?”.

Por isso, nos próximos tempos quando quiser elogiar alguém da sua família, um amigo, um colega ou até um desconhecido, cronometre 15 segundos para ser levado a sério. 🙂

O telemóvel do diretor de obra (e outros profissionais que requerem muita mobilidade e falam muito ao telemóvel)

Não é por usarmos apps ou ferramentas informáticas que vamos ser mais organizados ou gerirmos melhor o tempo. Estas ferramentas podem-nos ajudar muito mas precisam de ser capazes de se adaptar às nossas necessidades e, principalmente, estarem integradas na nossa rotina em que as usamos consistentemente. Usar estas ferramentas não é, por si só, condição para que tenhamos resultados.

No entanto, hoje em dia podemos facilitar muito a nossa vida com o uso inteligente destas ferramentas e o “smart phone” é uma delas.

Hoje deixo algumas indicações especialmente úteis a diretores de obra ou outros profissionais que têm a necessidade de comunicar onde quer que estejam e são muito solicitados telefonicamente.

A escolha do telemóvel

Se o telemóvel estiver ligado à internet, além de lhe permitir estar ligado ao email e à sua agenda digital, permite aceder a ficheiros (se os tiver armazenados na nuvem) e à sua aplicação de gestão de tarefas (que aconselho vivamente a que seja digital e integrada no telemóvel).

É importante no entanto que o telemóvel tenha dimensão suficiente para que seja fácil visualizar a informação. Telemóveis muito pequenos dificultam por exemplo visualizar a agenda ou ler algum documento.

Aconselho a que quando trocar de telemóvel considere os seguintes fatores […]

Quais são as fotos que guarda?

Já referi várias vezes neste blog os divertidos e inspiradores textos do Ajahn Brahm cujos livros infelizmente não estão traduzidos em português.

Deixo hoje uma das ideias que ele propõe num dos seus contos do livro “Don’t worry, be grumpy”.

Muitas pessoas têm álbuns de fotografias onde guardam as memórias dos seus momentos felizes como das férias, do casamento, da infância. Hoje em dia já as guardamos no telemóvel mas em geral documentam momentos felizes. Por outro lado, não conhecemos ninguém que tenha álbuns de fotografias dos momentos menos bons.

Ao mesmo tempo, temos um outro álbum que mantemos na nossa cabeça ao qual chamamos memória. Neste álbum incluímos muitas fotografias de momentos menos bons: quando nos irritámos com alguém, quando nos sentimos desapontados, quando fomos maltratados. Neste álbum há surpreendentemente menos fotos dos bons momentos o que não faz muito sentido.

O Ajahn Brahm sugere fazermos uma purga ao álbum da nossa cabeça. Apagar as memórias pouco inspiradoras e nesse lugar colocar o mesmo tipo de memórias que estão no álbum de fotos real. Colar aí momentos com as pessoas que amamos, ou quando fomos surpreendidos por uma generosidade inesperada, ou quando as nuvens se dissiparam e o sol brilhou com uma […]

Os meus filmes favoritos de 2017

Há dias partilhei um artigo em que lhe propunha a ideia de fazer um diário. Uma das coisas que registo no meu são os livros e filmes que vejo. Estive a rever os de 2017  e lembrei-me de partilhar dois dos filmes que mais me marcaram.

Hacksaw ridge (Até o último homem) é baseado numa histórica verídica e conta a história de um médico no exército americano que durante a Segunda Guerra Mundial se recusou a pegar em armas. Achei inspiradora a força deste homem em defender os seus princípios e ser capaz de contribuir à sua maneira (fazendo uma diferença impressionante). [trailer]

Hidden Figures (Elementos secretos) é também baseado numa histórica verídica e conta a história de três mulheres afro-americanas que fizeram a diferença na corrida espacial americana apesar de todos os preconceitos a que estiveram sujeitas.[trailer]

Talvez o que me tenha mais impressionado nestes filmes foi serem baseados em históricas verídicas de pessoas que, apesar das dificuldades, conseguiram manter os seus princípios e atingir resultados. Gosto de filmes assim. E estes acabam bem (spoiler alert!)

Esqueça os objetivos para 2018

Com o fim do ano muitos começam a pensar e a definir os objetivos para o ano que aí vem. Somos bombardeados pela ideia de que é a única maneira de termos “sucesso” e, pior do que isso, de sermos felizes.

Depois do entusiasmo da definição dos objetivos vem muitas vezes a frustração. A frustração de não os conseguir alcançar. A frustração de olhar para o ano que passou e perceber que nada mudou. A frustração de viver num estado de quase-fracasso porque estamos sempre a correr para algo.

E há também a frustração de ao chegar lá, ao realizar o objetivo, percebermos que a satisfação não é assim tão duradoura.

Não estou a dizer que definirmos objetivos não é importante. Eles guiam-nos e dão-nos propósito mas o modo como muitos de nós estamos a lidar com isso, na prática, reduz a nossa probabilidade de os alcançarmos e, principalmente, de nos sentirmos satisfeitos.

Alguns especialistas defendem uma abordagem alternativa: em vez de definir objetivos defina um sistema.

Aristóteles dizia que “Nós somos o que repetidamente fazemos. A excelência não é uma ação mas um hábito”. E a ideia é mesmo essa. Se dermos pequenos passos sistematicamente, vamos sempre avançar.

Um sistema é um comportamento que […]

Sugestão de rotina para aprender e focar-se no que quer

Se pensa seriamente (mas só se for seriamente) em melhorar alguma área da sua vida, deixo-lhe a sugestão de começar a escrever um diário.

Muitos de nós quando pensam num diário, pensam no registo do que nos acontece no dia-a-dia mas não é necessariamente isso. Muitos escritores, cientistas, artistas e outros profissionais mantêm um diário como para os ajudar a refletir sobre o modo como estão/se sentem no mundo, explorar ideias e focarem-se nos resultados que pretendem.

Pensar escrevendo tem a capacidade quase mágica de clarificar e organizar os nossos pensamentos. A escrita remove blocos mentais, entretendo o hemisfério esquerdo e libertando o direito para nos conhecermos melhor, ao mundo à nossa volta e vermos caminhos ainda não explorados.

Alguns estudos sobre este tema sugerem que quem mantém um diário lida melhor com situações de stress, sente menos ansiedade, aumenta o foco e capacidades cognitivas.

Pode aproveitar o início do ano para criar a rotina de algo muito simples como por exemplo escrever no início do dia as coisas que quer realizar, ou como se quer sentir, ou focar.

Resumindo: quais são as suas intenções para esse dia que pode ser qualquer coisa tão simples como sentir-se tranquilo, energético ou realizar algo específico.

Quando trazemos […]