Uma das razões pelas quais parece que temos sempre mais trabalho do que tempo disponível é porque na realidade não temos uma noção muito clara do tempo que o trabalho leva a realizar.

Recorremos com frequência à “energia nasal” para fazer estimativas: “cheira-me que demora 2 horas”. 🙂

Ser capaz de avaliar de um modo mais fidedigno o tempo que algo demora a ser feito, ajuda-nos a avaliar a nossa capacidade de resposta antes de nos comprometermos com prazos irrealistas. E lidamos aqui com dois desafios:

  1. Somos por natureza otimistas na previsão do tempo que uma coisa demora.
  2. Achamos que o tempo que precisamos investir para realizar uma atividade e o tempo que vamos demorar a fazer essa atividade são a mesma coisa.

Em primeiro lugar devemos, distinguir duas coisas:

  • O esforço necessário para realizar a atividade;
  • O tempo decorrido para realizar a atividade.

O esforço é o tempo necessário investir para completar uma atividade.

Em geral somos otimistas a avaliar o esforço necessário para realizar uma atividade em pelo menos em 20%. O nível de precisão destas estimativas depende muito da atividade. Há atividades mais ou menos mecânicas que podemos estimar facilmente. Outras há, mais complicadas, cuja estimativa de esforço fica muito longe do real.

Atividades mais ou menos mecânicas, em que conseguimos quantificar o nosso rendimento, são mais fáceis de estimar.

Vamos usar como referência um exemplo simples. Imagine que estamos a realizar uma pintura e para a área que precisamos de pintar conseguimos estimar que são precisas 8 horas por demão. Como são necessárias 2 demãos, o esforço necessário para pintar são 16 horas. Vamos desprezar o tempo de preparação e limpeza final.

O tempo decorrido é o tempo no calendário necessário para realizar a atividade.

Imagine por outro lado que entre a primeira e a segunda demão era obrigatório aguardar um dia. A tempo decorrido para realizar a atividade seria:

1 dia (primeira demão) + 1 dia (tempo de espera) + 1 dia (segunda demão) = 3 dias.

Repare que nosso dia-a-dia o tempo decorrido ser diferente do esforço é especialmente relevante se a atividade não puder ser realizada de seguida por ser necessário aguardar por exemplo por input/resposta de outras pessoas, disponibilidade de recursos, ou simplesmente não estamos disponíveis para realizar essa atividade “de seguida”..

Além disso, com frequência parece que uma atividade demora mais tempo do que pensámos inicialmente exatamente por isso: porque não contabilizamos que seriamos interrompidos, que vemos o email, atendemos o telefone e que naquela hora só estivemos realmente a realizar a tarefa durante 25 minutos.

Podemos fazer várias coisas para estimar melhor quanto tempo uma atividade demora:

  1. Parar para avaliar o melhor que conseguirmos quanto tempo precisamos para realizar uma atividade.
  2. Avaliar como é que essa atividade vai ser realizada, se precisamos de esperar, se estamos indisponíveis e quantificar o tempo decorrido.
  3. Acrescentar uma margem à nossa estimativa considerando que somos naturalmente otimistas e a lei de Murphy (“Se alguma coisa pode correr mal…vai correr”). Lembre-se no entanto de ser realista com esta margem lembrando a lei de Parkinson: uma tarefa leva a ser realizada o tempo que tivermos disponível. Isto significa que se houver mais tempo disponível, é possível que utilizemos esse tempo em detalhes menos prioritários.
  4. Aprender com os erros. Estimar é uma atividade difícil mas com a experiência podemos melhorar se aprendermos com os erros.

A questão que se coloca é COMO estimar. Deixo-lhe algumas ideias base que pode usar no dia-a-dia para quantificar o esforço que uma atividade requer. Observe que, embora o resultado possa não ser exato, vai com certeza ser uma informação mais precisa do que uma intuição (“a engenharia nasal” do “cheira-me”) ou nem sequer pensar sobre isso.

  • Dividir a atividades em subactividades (work breakdown) e
    • estimar cada uma
      • Imagine que está a preparar um relatório mensal. Que atividades necessita de realizar para o fazer (por exemplo recolher dados num Excel, gerar métricas, escrever o relatório)? Faça essa lista e estime quanto tempo cada uma destas atividades individuais lhe toma.
      • Imagine que está a preparar uma reunião. Para ter uma ideia do tempo que vai demorar a reunião pode começar por listar os tópicos a abordar e estimar quanto tempo vão levar.
    • se as subactividades forem semelhantes, estimar uma dessas subactividades e multiplicar pelo número de subactividades.
      • Imagine que precisa de introduzir num sistema dados referentes a encomendas a realizar. A informação que precisa de introduzir é mais ou menos semelhante e para cada uma leva 5 minutos. Sabendo que terá 10 itens a introduzir, pode estimar que levará pelo menos 50 minutos a fazê-lo.
  • Usar a sua experiência e dados históricos. Se já fez (ou alguém que conheça) já fez essa atividade no passado, pode assumir como primeira aproximação que levará o mesmo tempo.
  • Estimar com base no tempo de atividades semelhantes. Se nunca fez essa atividade (imagine fazer um relatório específico), pode sempre recorrer a atividades parecidas (como outros relatórios). Se forem mais ou menos complexas, afete a estimativa por um fator que reflita a relação de complexidade.