É muito importante mantermos o registo das coisas que queremos fazer. Porquê? Primeiro, para nos lembrar-mos delas e seremos confiáveis. Segundo para não gastarmos a nossa energia mental a lembrar-nos de coisas em vez de a usarmos para resolvermos problemas, sermos criativos e felizes.

Normalmente chamamos à lista de coisas para fazer “lista de tarefas” ou “To Do list”. Alguns dos participantes nas minhas formações pedem-me aconselhamento sobre qual é a melhor lista de tarefas. A resposta é …depende! Depende das necessidades de cada um. Não há uma perfeita e que se adeque a toda a gente. É importante identificar as suas necessidades e como pode adaptar as diferentes ferramentas a essas necessidades (se quiser ajuda, podemos trabalhar nisso juntos!). Neste artigo vou deixar algumas dicas e sugestões para percorrer esse caminho. Note que não encontra aqui um levantamento exaustivo do que existe mas uma seleção das que me pareceram mais adequadas. Se conhecer alguma de que goste, envie-me a referência! No entanto, mais importante do que a aplicação que usa, é o modo e a consistência com que a usa…mas isso é assunto para outro artigo.

Lista de tarefas em papel

Há pessoas que mantém uma lista de tarefas em papel o que tem vantagens e desvantagens. É mais rápido de anotar, não fica sem bateria e pode estar sempre connosco. Por outro lado quando a folha acaba precisam de copiar as tarefas por fazer para a nova folha. Um ponto positivo é que de tanto copiarem tarefas de um lado para o outro podem chegar à conclusão que talvez não valha a pena fazê-las e este é um grande momento de sabedoria. Tipicamente o maior desafio quando se usa o papel é organizar e ordenar as tarefas. Há algumas estratégias para isso mas esse não é o tema de hoje. Pode ser uma solução perfeitamente aceitável para quem não lida com muita complexidade.

Lista de tarefas digital

Muita gente usa listas de tarefas digitais, ou seja, programas no computador, telemóvel e tablets. O grande benefício desta estratégia é poder associar informação às tarefas (como documentos, descrição, subtarefas, categorias, prioridades) e datas o que permite ordenar e seleccionar mais facilmente o que vai fazer a seguir.

Alguns requisitos para uma aplicação de lista de tarefas

Hoje quero apresentar algumas aplicações de listas de tarefas que pode experimentar (já lhe tinha mostrado o Kanban flow que é uma das minhas favoritas). O objectivo não é ensiná-lo a usar nenhuma destas aplicações nem fazer um levantamento exaustivo das funcionalidades de cada uma mas sim apresentar-lhe várias opções para que as explore e avalie qual se adequa mais às suas necessidades.

Uma das necessidades que cada vez mais temos é sermos capazes de manter a informação como a lista de tarefas actualizada em vários dispositivos com acesso à internet. Como muitas vezes precisamos de registar uma tarefa num telemóvel, as aplicações devem ser simples o suficiente para que o possamos fazer quase com um dedo e por isso cada vez mais estas aplicações têm apostado num design funcional que promova a utilização no telemóvel. No entanto, se trabalha muito ao computador, aconselho a que a aplicação possa também ser usada no computador de um modo confortável.

Pode ser muito útil que a lista de tarefas esteja completamente integrada na sua agenda, ou seja, que quando está a ver os compromissos da sua semana seja capaz de também ver as tarefas previstas para esse dia. Isso dá-lhe uma visão global do trabalho que tem para fazer. Nem toda a gente usa esta boa prática e nem todas as aplicações de que falo hoje o permitem…no entanto, vale a pena explorá-las.

Outra necessidade cada vez mais comum é que estas aplicações permitam a gestão de tarefas em equipa: atribuir tarefas, partilhar informação e estar a par do estado de cada tarefa. Muitas das aplicações que refiro neste artigo permitem fazê-lo.

Integração das tarefas com o email e agenda

Tanto o Outlook como o Calendário da Google permitem-lhe ver as tarefas na sua agenda e até marcar as tarefas como realizadas (se usa as tarefas do Google, experimente aceder à lista usando este link que muita gente desconhece). Outra grande vantagem destas soluções é o email estar completamente integrado com o calendário e lista de tarefas o que lhe permite transformar um email num evento ou tarefa facilmente.

No entanto, a organização e gestão de tarefas usando estas aplicações pode tornar-se complexa principalmente se também usa o telemóvel.

Para ultrapassar este problema pode:

• Instalar o Gtasks no seu Smart Phone (Android ou iPhone) para ter também as tarefas do Google no seu telemóvel e conseguir inseri-las de um modo mais fácil.
• Instalar a aplicação TODOIST que integra com o Outlook, Gmail e todos os dispositivos móveis [vídeo de apresentação]. A desvantagem (se isto for importante para si) desta aplicação é que as tarefas não aparecem no calendário. Tem uma interface simples e limpa, que facilita a utilização e priorização das tarefas. Existe uma versão grátis e outra paga (29$ por ano). O benefícios da versão paga são poder ter mais tarefas, procurar informação , lembretes, adicionar notas e ficheiros às tarefas e poder criar tarefas a partir do email.

GQueues

GQUEUES é uma solução interessante para quem usa o email e calendário da Google [video de apresentação]. Permite criar tarefas, catalogá-las, adicionar informação como ficheiros, notas, criar tarefas recorrentes e subtarefas, organizar as tarefas e alterar a sua prioridade de um modo muito simples. É criado um botão no Gmail de modo a que possa criar uma tarefa a partir de um email. As tarefas aparecem no Calendário da Google (como se fossem um evento que dura todo o dia, ou seja, numa linha em cima). Pode também identificar em que momento quer realizar uma determinada tarefa e nesse caso, a tarefa aparecerá como um evento no calendário. Qualquer alteração no calendário vai-se reprecurtir no GQueues. Tem uma versão grátis limitada e uma versão paga (25$/ano). Só na versão paga é que tem a integração com o Calendário que na minha opinião é uma das funcionalidades mais úteis, apps para o telemóvel e possibilidade de partilhar tarefas com outras pessoas [veja aqui a diferença entre o plano grátis e pago].

Wunderlist

Wunderlist é uma das aplicações de tarefas mais populares [vídeo de apresentação]. Tem uma versão grátis para uso individual e funciona em qualquer dispositivo ou no browser. Permite adicionar subtarefas, ficheiros, comentários (muito útil para ir registando o progresso) e até audio às tarefas. Permite ordenar as tarefas ou arrastá-las para criar a sua ordem. Pode criar tarefas enviando um email para a sua conta. Não tem calendário integrado mas permite definir tarefas recorrentes.

Any.Do

Tal como a anterior, esta aplicação também é muito popular [vídeo de apresentação]. Permite adicionar notas, ficheiros, comentários, partilhar tarefas com outras pessoas e definir prioridades. Apresenta as tarefas de um modo visual muito intuitivo, organizando-as por dia. Tem uma versão grátis cujas principais limitações são não se poder definir tarefas recorrentes e não se poder fazer upload de ficheiros maiores que 1.5M. A versão paga custa 26.99$/ano.

IQTELL

IQTELL não é só uma aplicação de gestão de tarefas (agradeço à Marta Martins a referência). É um ambiente onde se integra o email, o calendário, a gestão de projetos, os contactos, a lista de tarefas e notas (integra com o Evernote). Integra bem com várias contas de email e calendário em particular com o Gmail e Outlook Exchange. Gostei particularmente da opção de dentro de uma tarefa poder definir quando é que vai ser realizada e isso aparecer no calendário como um evento. Como oferece mais funcionalidades do que as outras aplicações de que falei, no início pode parecer mais confuso e a interface menos limpa. Tem uma versão grátis (que pode responder às suas necessidades se não tiver necessidade de ter a informação sincronizada em vários dispositivos) e a versão paga custa 49.92$ por ano. Se precisa de uma aplicação que faça tudo isto e não está “agarrado” a outras aplicações/plataformas, sugiro que explore a possibilidade e considere o investimento.

HiTask

O HiTask é uma aplicação de gestão de tarefas e agenda [vídeo de apresentação]. De todas pareceu-me a mais completa para gerir tarefas e prioridades e manter a informação sincronizada em vários dispositivos. Permite sincronizar com o calendário da Google, reservar tempo na agenda para realizar a tarefa, associar várias informações à tarefa e organizá-las de várias maneiras inclusive por projetos. Tem até um cronómetro que lhe permite contabilizar o tempo que já investiu na tarefa. Seria perfeito se integrasse com as aplicações de email. Pode no entanto criar uma tarefa a partir de um email reenviando-o para um endereço específico. Tem uma versão grátis que permite trabalhar perfeitamente a menos que seja importante a gestão de tarefas em equipa (veja aqui os preços das versões pagas).

Conclusão

Veja os vídeos de apresentação e avalie o que faz mais sentido para si. Todas elas têm a possibilidade de experimentar a versão completa durante uns dias sem pagar. Experimente a que lhe parecer melhor durante um dia ou dois sem perder muito tempo a incluir lá todas as tarefas para avaliar como se sente e se responde às suas necessidades. Muitas vezes não consideramos uma ferramenta por ter um custo associado. Vale a pena avaliar quanto é que vale para si ter a sua vida facilitada usando uma boa ferramenta e às vezes o investimento vale a pena!

Infelizmente o uso destas ferramentas não faz com que as tarefas desapareçam…mas é o primeiro passo para que as controlemos melhor.