Tanta gente se tem queixado do tempo que gasta todos os dias a processar, responder e arrumar o email que resolvi escrever alguns artigos com dicas práticas para minimizar este problema. Espero ajudá-lo a reduzir o tempo que passa a tratar do email e a garantir que tem as respostas que precisa e que não deixa ninguém pendurado à sua espera. Controle o seu email antes que ele o controle a si! Se precisar de ajuda personalizada para domar a fera, contacte-me!

O email deveria ajudar-nos a controlar, facilitar e simplificar a comunicação. No entanto, hoje em dia, para muita gente é uma fonte de stress e um sorvedouro de tempo. Passam horas do dia a processar e a responder a emails, têm dificuldade em trabalharem focados sem serem interrompidos e acabam por deixar coisas importantes por fazer.

É importante perceber que a importância dos emails que recebemos não é toda igual e o que fazermos com cada um também é diferente. Consoante o objetivo do email, a sua rapidez de resposta/leitura varia.Tem por isso todo o interesse em tirar da sua vista aqueles que não são urgentes e importantes por exemplo com filtros automáticos. Optando por esta estratégia é também importante que percorra as pastas para onde os filtra com regularidade. Provavelmente os emails que recebe enquadram-se nalguma das seguintes categorias:

  • Emails relacionados com tarefas que é da sua responsabilidade realizar ou responder. Estes deve processar com atenção e fazer alguma coisa com eles.
  • Emails com informação que alguém acha que deve tomar conhecimento (tipicamente são aqueles em que está em cc). Treinar a equipa para só o porem em cc nas coisas que realmente valem a pena é um passo. Por outro lado, se está em cc é porque não tem que fazer nada naquele momento. Pode ajudar criar uma pasta para onde filtra automaticamente todos os emails em que está em cc. Lembre-se que deve percorrer esta pasta com frequência mas em princípio como não necessitam da sua atenção logo pode pelo menos tirá-los da vista.
  • Emails com informação para ler (como por exemplo newsletters, ou artigos que alguém lhe manda). Tratam-se de emails que até pode querer ler mas que não têm que ler já. Crie uma pasta para onde estes emails são filtrados e regularmente vá lá lê-los.
  • Emails com informação como registos em sites, processos de compras. Normalmente basta guardar aqueles que têm informação que pode vir a precisar no futuro.
  • SPAM, lixo que não pediu para receber.

Neste e nos próximos artigos vou partilhar alguns passos podem ajudá-lo:

  • LIMPAR: reduzir o número de emails que recebe. Provavelmente recebe emails que nem lê. Comece por fazer uma limpeza. Neste artigo vou falar sobre isto.
  • ARRUMAR: tenha como objetivo não ter emails na inbox/caixa de entrada. O email chega, lê, toma uma decisão do que vai fazer e arruma ou apaga (não tenha medo de apagar!). Quanto mais emails tiver na caixa de entrada maior a probabilidade de algum importante ficar esquecido em baixo ou sentir-se impotente perante tantos emails. [artigo sobre arrumar]
  • PROCESSAR: para diminuir o tempo que demora a processar o email, deve assumir uma atitude implacável e aprender a processar e a tomar decisões do que fazer com o email rapidamente. Aprenda a tirar partido das inúmeras funcionalidades que o software lhe oferece. [artigo sobre processar]
  • AUTOMATIZAR: delegue no software algumas tarefas [artigo sobre automatizar].
  • SINTETIZAR: um dos passos mais importantes para receber menos emails é enviar menos emails (e terá menos respostas) e ser mais sintético, claro e estruturado a escrever o email para que a resposta lhe traga o que precisa e não tenha que pedir clarificações. Há um tempo escrevi um artigo sobre isto no blog:  Será que sabe escrever emails efetivos?

Hoje começamos com o LIMPAR.

Há muitos emails que recebe que provavelmente não lhe interessam ou não lê. Alguns até nem pediu para receber.

  • Comece por desinscrever-se das listas que subscreveu e já não lê.
  • Todos os programas de email permitem marcar um email como SPAM (correio não solicitado) e este ser automaticamente filtrado para o lixo. Marque já os últimos que recebeu e se enquadram nesta categoria e vá marcando no futuro à medida que recebe mais.
  • Arrume os emails de listas ou outros que quer ler tirando-os da sua inbox. Considere criar uma pasta a que chama por exemplo “mais-tarde” onde coloca (preferencialmente automaticamente) os emails que não precisa de ler já e que pode ler mais tarde.
  • Crie uma conta de email para compras e subscrições em sites. Assim não só reduz a probabilidade de o seu endereço de email ir parar a listas de divulgação em massa como também pode facilmente filtrar automaticamente todos os emails de compras e subscrições para uma pasta específica. Sabia que se tiver um email GMAIL pode na prática ter vários endereços? Por exemplo, imagine que o seu email era [email protected]. Quando fornece o seu email para um site de compras ou para se inscrever para uma newsletter pode fornecer o email [email protected] ou [email protected] e receberá ambos na sua conta. Acrescentando ao seu endereço “+texto” cria um novo endereço (embora não possa enviar emails a partir dele) e pode assim criar um filtro automático que lhe colocará logo estes emails numa pasta especial a qual processará tiver tempo.
  • Aconselho vivamente a ter uma conta de email profissional e outra pessoal. Não só foca a sua atenção nas coisas profissionais durante o tempo de trabalho como também liberta a sua atenção das coisas profissionais durante as alturas em que não quer trabalhar como fim-de-semana e férias.
  • Se gosta de ler blogs e receber os novos artigos, considere usar os RSS feeds em vez de receber por email os novos artigos. Verifique se o blog fornece este serviço, normalmente identificado com a imagem abaixo. Ao clicar nessa imagem aparecem tipicamente instruções que lhe darão um endereço. Depois basta escolher uma aplicação onde tipicamente se regista, acrescentar lá esse endereço especial e ir lá quando tem tempo pois lá aparecerão todos os artigos dos blogs que gosta. Sugestões de aplicações: Feedly (funciona online, no iphone, ipad, android) ou TheOldReader (pode fazer login usando a sua conta de gmail, facebook ou criar uma nova).

rssfeed

 

Com base nestas dicas o que é que ainda não faz e pode fazer? Ponha alguma dessas coisas em prática durante esta semana e dê um primeiro passo para o controlo do seu email. Nos próximos artigos vou dar algumas dicas sobre como arrumar, processar e automatizar.