Arrumar os emails

No primeiro artigo sobre o tema como controlar o email falei sobre como cada vez mais as pessoas se queixam do tempo que demoram a processar o email e partilhei algumas estratégias que o vão ajudar a reduzir este tempo. Hoje vou falar sobre como tirar partido de uma estratégia de arrumação.  Ter todos os emails na inbox é o primeiro passo para perder o controlo das suas mensagens e ser mais difícil encontrar informação importante.

Considere criar uma estrutura de pastas para organizar os seus emails. Esta estrutura deve refletir as suas necessidades e modo de trabalho. Por outro lado, uma estrutura de pastas muito complexa torna mais difícil a tarefa de arrumar os emails. Encontrar esse equilíbrio pode não ser fácil e ser o resultado de várias experiências mas vale a pena pensar nisso. No limite pode ter uma pasta onde coloca os emails já lidos/processados/respondidos que não quer apagar. Cada vez mais o software o ajuda a encontrar os emails que quer por isso pode-se dar ao luxo de não perder muito tempo a organizar os emails para os encontrar mais facilmente.

Recordo de seguida algumas pastas/estratégias que trazem valor a muita gente:

  • Referência/Para guardar: uma pasta com informação para guardar como por exemplo contas, passwords em sites, informação à qual só vai aceder para procurar alguma coisa.
  • Clientes/Projetos: pode fazer sentido ter uma pasta por cliente ou projeto mas lembre-se que isso vai trazer-lhe mais trabalho. Avalie o que faz sentido para si. Hoje em dia com a capacidade de pesquisa é fácil encontrar o que procura.
  • Para ler mais tarde: pode colocar nesta pasta os emails de artigos, newsletters, informações que não precisa de ler já mas aos quais quer dar atenção.
  • Pode fazer sentido criar pastas temporárias para o ajudar a gerir um assunto em particular. Por exemplo, tenho estado a gerir as inscrições de uma formação com muita gente. Criei uma pasta para esse efeito e esses emails vão todos para essa pasta. Quando os processo, trato-os todos de uma vez, focando-me só nesse assunto. Isso ajuda-me a concentrar naquele assunto e a poupar tempo.

Algumas pessoas quando pensam em arrumar os emails ficam logo desanimadas por terem como ponto de partida muitos emails na inbox. Uma estratégia para ultrapassar este obstáculo é criar uma pasta (chame-lhe por exemplo inbox-velha) e coloque lá todos os emails. Isto não quer dizer que não os arrume mais tarde ou que não vá lá fazer algo com esses emails mas pelo menos, a partir de agora é como se começasse do zero. Isto vai ajudá-lo a ultrapassar a procrastinação de começar a domar o seu email.

Uma curiosidade: normalmente as ferramentas informáticas organizam as pastas por ordem alfabética. Se quiser que uma pasta apareça em primeiro lugar por a usar com frequência acrescente ao nome da pasta um caracter como _, @ e automaticamente essa pasta passa para o início da lista.

Quais são as categorias/pastas mais relevantes para si?

Nos próximos artigos vou partilhar dicas para gastar menos tempo a processar os emails e tirar partido das funcionalidades do software para automatizar o processamento.