Automatizar

Cada vez mais o software tem funcionalidades que o ajudam a tornar mais fácil o processamento de emails. Tenho vindo a falar sobre a gestão de email noutros artigos [Controle o email antes que ele o controle a si e Arrumar os emails] e hoje relembro algumas funcionalidades muito úteis para quem quer perder menos tempo com o email: regras e filtros e como reutilizar emails que já escreveu.

Regras e filtros

Qualquer aplicação de email pode arrumar os emails por si e tirar os que não são importantes da sua vista. Use para isso regras e filtros que arrumam os emails numa determinada pasta quando verificam uma determinada regra. Por exemplo, quando um email é enviado para uma lista, ou tem um determinado título, ou quando é enviado por alguém ou o seu endereço está em cc, o software pode automaticamente arrumar esse email numa pasta sem passar pela caixa de entrada.

Quais são os emails que recebe que não tem que ler já e que gostaria que lhe saíssem da lista de emails a processar? Quais as regras que pode definir?

Se usar o Outlook basta ir a Ferramentas e escolher Regras e alertas e depois seguir os passos. [instruções detalhadas aqui]

Se usa o gmail, vá à roda dentada no canto superior direito, escolha definições e depois escolha os filtros.

Todos os programas de email têm estas funcionalidades por isso basta procurar.

Emails pré-escritos

Se há texto que repete com muita frequência nos seus emails vale a pena guardá-lo e reutilizá-lo estará à distância de um clique em vez de andar à procura do último email que escreveu com esse texto ou escrever tudo de novo.

No Outlook pode criar blocos de texto reutilizável. Basta escrever o texto num email, selecionar esse texto, ir à tab Inserir e escolher Partes Rápidas. Depois quando precisar desse texto novamente basta ir a esse botão e escolher qual o texto que quer que seja incluído no seu email. [instruções detalhadas aqui]

Se usa o Gmail, procure a opção Modelo de Resposta. Numa janela de email, clique na seta de Mais opções em baixo à direita e escolha Modelo de Resposta. Se esta opção não aparecer,

  1. clique na roda dentada do canto superior direito;
  2. escolha Definições;
  3. clique em Labs;
  4. procure Modelos de resposta e active esta opção. Lembre-se de guardar as alterações.