Estimativas: quanto tempo demora?

Uma das razões pelas quais parece que temos sempre mais trabalho do que tempo disponível é porque na realidade não temos uma noção muito clara do tempo que o trabalho leva a realizar.

Recorremos com frequência à “energia nasal” para fazer estimativas: “cheira-me que demora 2 horas”. 🙂

Ser capaz de avaliar de um modo mais fidedigno o tempo que algo demora a ser feito, ajuda-nos a avaliar a nossa capacidade de resposta antes de nos comprometermos com prazos irrealistas. E lidamos aqui com dois desafios:

  1. Somos por natureza otimistas na previsão do tempo que uma coisa demora.
  2. Achamos que o tempo que precisamos investir para realizar uma atividade e o tempo que vamos demorar a fazer essa atividade são a mesma coisa.

Em primeiro lugar devemos, distinguir duas coisas:

  • O esforço necessário para realizar a atividade;
  • O tempo decorrido para realizar a atividade.

O esforço é o tempo necessário investir para completar uma atividade.

Em geral somos otimistas a avaliar o esforço necessário para realizar uma atividade em pelo menos em 20%. O nível de precisão destas estimativas depende muito da atividade. Há atividades mais ou menos mecânicas que podemos estimar facilmente. Outras há, mais complicadas, cuja estimativa de esforço fica muito […]

Facilite o planeamento individual ou de pequenos projetos/equipas

Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

  • Objetivos semanais ou mensais.
  • Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
  • Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e […]

Gestão de projeto/planeamento no calendário Google

 

Se usa o calendário da Google e no seu trabalho precisa de gerir recursos (por exemplo a disponibilidade de uma equipa) ou planear projetos simples, a ferramenta Ganttplanner pode ser-lhe muito útil.

Trata-se de uma aplicação online que lhe permite construir diagramas de Gantt e vê-los no seu calendário Google e até partilhá-los com outras pessoas. Também lhe permite ver os seus calendários na forma de um diagrama de Gantt. Estes diagramas dão uma melhor perspetiva das atividades e facilitam o planeamento.

gantt-planner-google-calendar

Pode ser útil por exemplo, nos seguintes cenários:

Gerir projetos e atividades, podendo inserir não só as tarefas como também as milestones e vê-las refletidas no seu calendário Google para que no dia-a-dia tenha consciência do que se está a passar e o que deve fazer.

No Ganttplanner pode criar vários projetos. Cada um deles corresponderá a um calendário na Google. Pode também escolher partilhar cada um dos projetos individualmente com outras pessoas.

gestao-projeto-google-calendar

Definir objetivos semanais ou mensais e vê-los refletidos no seu calendário Google. A visão no Gantt dá uma perspetiva de médio/longo prazo do que pretende alcançar e promove a avaliação se esses […]