6 coisas que pode fazer para não ter tempo

Algumas pessoas têm tempo e estão satisfeitas com o uso do seu tempo…pessoas estranhas!

Hoje não vou falar sobre essas pessoas mas dar-lhe dicas sobre o que pode fazer para não ter tempo. Se seguir algumas destas indicações, garanto-lhe que realizará este objetivo sem grande esforço.

Já fazia falta um artigo sobre este tema. 🙂

1. Mantenha a ilusão de que está a fazer muitas coisas ao mesmo tempo

Este é o segredo para não ter tempo! Se há uma área onde quer investir já para ter mais resultados é esta!

Trabalhe em modo multitasking, veja o email, atenda o telefone, escreva um relatório, volte ao email para ver o novo email que acabou de chegar, responda ao colega. Faça, faça, faça!

Se alguém lhe disser que assim está a perder tempo, faça-lhes má cara, diga-lhes que é esse o seu objetivo e que é impossível trabalhar de outra maneira, que a sua função não permite, que tem muitas responsabilidades e precisa de estar SEMPRE contactável.

Evite criar períodos de foco ao longo do dia para realizar tarefas que requerem concentração. Mantenha as notificações todas a apitar.

Comece o dia a ver o email e a dar resposta. Se passar a manhã perdido no email, melhor!

Estas estratégias vão ajudar […]

Vive a fazer chamadas no telemóvel? Duas Apps grátis para simplificar a sua vida e ser profissional

Se já me acompanha há algum tempo já percebeu que adoro apps e ferramentas informáticas que facilitem a nossa vida. Recentemente descobri a app Callist muito útil para quem precisa de fazer muitas chamadas no telemóvel. Vou mostrar-lhe para que serve e outra também muito útil de que já falei no passado.

Ambas são grátis e para androide.

App Callist para se lembrar de realizar as chamadas que precisa de fazer

Cenário 1: alguém lhe liga, não ouve a chamada e não dá pela notificação. Os dias passam e não retornou uma chamada que era importante. A Callist cria um popup visível da chamada para que dê por ela e se lembre de ligar de volta.

Cenário 2: alguém lhe liga, não ouve a chamada ou não pode atender. Quer voltar a ligar mais tarde mas entretanto surgem outras coisas e esquece-se. Aquela chamada está perdida no meio de várias chamadas com números que não conhece. O popup visível que a Callist cria permite-lhe criar um lembrete para ligar mais tarde para esse número. Pode também configurar a app para que um lembrete automático seja criado para todas as chamadas que não atende.

Cenário 3: liga a alguém que não atende e quer lembrar-se […]

O que faço nos dias de “loucos”

Ajudar pessoas a aumentar a sua energia e resiliência é uma das áreas que acho mais gratificantes já que este é um dos grandes desafios hoje em dia e pode fazer toda a diferença nos resultados das empresas e nível de bem-estar e felicidade individual. Todos ganham!

Vou falando com pessoas que têm uma vida muito cheia e passam o dia em estado de ansiedade e stress. Alguns já nem dão por isso e assumem-no como estado normal. Não é. Não devia ser.

Às vezes alguns clientes perguntam-me como é que EU lido com os dias de “loucos”. Partilho várias estratégias nas minhas formações ou quando trabalho individualmente com clientes mas pensando bem, quais são as que realmente fazem diferença na minha vida?

Hoje vou falar de mim e vou partilhar a minha lista de não-negociáveis.

Preparar-me e antecipar

Tendo a não deixar tarefas para a última da hora sempre que possível para poder acomodar imprevistos…porque se há algo que é previsível são os imprevistos.

Por exemplo, evito preparar os materiais de uma formação na véspera ou o dia. Para isso, para mim é essencial planear a minha semana avaliando o tempo que as tarefas consomem e reservando tempo para isso na agenda. Esta visão […]

Ferramentas de gestão e organização para empreendedores e freelancers

Hoje partilho consigo um pdf com a lista das ferramentas de gestão e organização que uso na minha atividade. Será com certeza útil para empreendedores e freelancers. Para receber o pdf no seu email preencha os dados abaixo.

Quando se tem um pequeno negócio, e muitas vezes uma equipa pequena, é essencial fazermos tudo ao nosso alcance para poupar tempo e focarmo-nos na criação de valor. Tirar partido da tecnologia é uma estratégia para simplificarmos algumas atividades e não perdemos o foco.

Hoje partilho algumas das ferramentas que uso todos os dias e que me ajudam a planear, gerir informação e o que tenho para fazer e comunicar com os meus clientes.

No início optava por soluções grátis mas fui percebendo que tempo é dinheiro e que muitas aplicações pagas resolvem mesmo bem os meus problemas e que valem o investimento.

Um dos requisitos fundamentais para mim é que estas soluções funcionem online: a informação deve ficar disponível de modo a que, não só possa aceder a ela através de vários dispositivos, como também não me preocupe com o risco de perder informação se o computador avariar.

Experimentei outras, e com […]

Facilite o planeamento individual ou de pequenos projetos/equipas

Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

  • Objetivos semanais ou mensais.
  • Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
  • Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e […]

Trabalhar mais horas faz-nos mais produtivos?

Já falei várias vezes sobre o culto e resultados de trabalhar muitas horas. É um tema que gera muita curiosidade e sentido de injustiça: uns porque se sentem pressionados para trabalhar mais e outros porque acham que muita gente não faz nada e que o trabalho sobra para eles.

Não vou entrar por aí.

Quero partilhar um gráfico que representa o número médio de horas de trabalho por pessoa de vários países (barras a azul) e o GDP por país (linha rosa). É certo que o GDP é muito limitativo na medida da produtividade mas dá-nos uma ideia. Os dados deste gráfico são da OCDE de 2012 mas dados de outras organizações e mais recentes parecem refletir a mesma realidade. Os picos do GDP da Noruega e Luxemburgo podem ser justificados por condições muito particulares destes países.

produtividade-horas-trabalho

Embora não exista uma relação de causa-efeito entre o número de horas de trabalho e o retorno, parece que mais horas de trabalho não são sinónimo de mais produtividade.

Por isso o que é que nos falta? Melhor planeamento e gestão de recursos? Mais foco na definição de estratégias e criação de valor?

Melhorar estas capacidades a nível organizacional, […]

Como fazer o tempo esticar

Na realidade não precisamos de fazer o tempo esticar. Isto é uma impossibilidade física que nos deixa sem recursos. Precisamos é de criar condições para realizar o que desejamos. Vou partilhar uma estratégia para aumentar a probabilidade de que isso aconteça.

O plano saiu furado!

Algumas pessoas que fazem as minhas formações na área da gestão de tempo começam entusiasmadas a planear e a organizar-se de maneira diferente. Passados alguns dias, a “vida acontece” e começam a ficar frustradas porque não conseguem cumprir o seu planeamento.

É uma das mensagens mais importantes que passo é que parte do “sucesso” da gestão de tempo é aprender a (1) aceitar que vão sempre acontecer coisas inesperadas que nos afastam do nosso plano, a (2) sermos flexíveis quando isso acontece e adaptarmo-nos e a (3) aprendermos com o insucesso.

Isso não deve ser no entanto desculpa para deixarmos de planear e organizarmo-nos.

De manhã é que se começa o dia?

Como por vezes não conseguimos prever o que vai acontecer, há uma estratégia que a maior parte dos especialistas defendem e que tenho adotado e visto adotar com muito sucesso: fazer as coisas mais importantes logo de manhã.

Quando deixamos as coisas importantes mais para meio ou fim do dia, […]

Descobrindo para onde vai o tempo

“Não é que tenhamos pouco tempo, nós é que o desperdiçamos.” Sêneca

Um dos meus objetivos para este ano é investir menos tempo nas redes sociais e usar esse tempo para outras coisas que são importantes para mim.

Como a força de vontade é um recurso finito, tenho usado algumas soluções digitais para me ajudar nesta área. Noutro artigo já tinha falado de algumas soluções que bloqueiam o acesso a determinados sites. Hoje partilho umas mais “fofinhas” que não bloqueiam o acesso mas que tornam visível o tempo que já se passou num dia por exemplo no facebook.

Essa informação ajuda-nos a fazer escolhas mais conscientes do modo como usamos o tempo. É curioso que a consciência da passagem do tempo é muito relativa nestas coisas. Por vezes temos ideia de que foram “só 5 minutos” e na realidade já foram 20…e depois não sabemos para onde foi o tempo…

 

Cronometro para o Facebook (Chrome)

Esta extensão para o Chrome apresenta o tempo passado no Facebook num dia. Único defeito: se tiver o facebook aberto e estiver noutra tab vai continuar a contar. Se abrir uma nova tab com o facebook estando outra aberta, vai iniciar a contagem na segunda. Solução, fechar sempre […]

Como uso a minha agenda

Há dias encontrei “a minha agenda” de 1986. Quem é desta época talvez se lembre destas agendas com propostas de atividades semanais para os mais pequenos e até da música da publicidade (“para o natal, de presente, …). Deliciei-me a ler os meus registos do que tinha feito :).

Hoje em dia, para mim a minha agenda é o centro do meu processo de organização e planeamento. Às vezes perguntam-me como a uso e por isso hoje vou falar da minha experiência pessoal.

Esta estrutura funciona para mim neste momento. Não quer dizer que no futuro não precise de fazer alterações. E esta mensagem é muito importante. Não existe uma solução que funcione para toda a gente. O essencial é cada um ir experimentando até encontrar uma solução que lhe permita controlar os seus compromissos e responsabilidades e ao mesmo tempo ter noção do tempo que tem disponível e como se pode comprometer.

Usar ou não agenda

De tudo o que tenho observado, comigo e com outras pessoas, a utilização de uma agenda de um modo consistente é uma solução importante para uma boa organização pessoal e gestão de tempo.

Há pessoas que não têm agenda e até se orgulham disso dizendo que conseguem lembrar-se de […]

Duas estratégias para gerir expetativas

Há pequenas coisas que podemos fazer num determinado momento que, gerindo a pressa e ansiedade das pessoas que nos contactam, nos vão poupar tempo, interrupções e clarificações no futuro.

Gestão de expetativas no email

Há uma coisa muito simples que tenho observado que, se algumas pessoas com quem comunico fizessem, evitariam mais emails (meus) e telefonemas (meus)…e provavelmente de outras pessoas.

Já lhe aconteceu receber um email com uma pergunta e não poder responder logo porque não tem informação, não tomou uma decisão, precisa de feedback de alguém, precisa de fazer algo, etc.?

Por vezes sabemos que precisamos de responder a esse email e até quando o vamos fazer mas a pessoa que o enviou não adivinha se o lemos, se estamos a fazer algo e precisa de resposta. Como não tem resposta, vai voltar a enviar o email, vai telefonar, vai fazer o que está ao seu alcance para garantir que tem a resposta que precisa…e isso vai-nos fazer perder mais tempo.

Provavelmente essa pessoa deixaria de tentar obter resposta se soubesse que não está esquecido. Por isso, às vezes basta responder rapidamente ao email a dizer “respondo até ao fim da semana”, “deixe-me pensar sobre isto melhor”, “assim que tiver a informação […]