Qual é o melhor formato de agenda e calendário para 2018

Chegando a esta altura do ano, algumas pessoas que usam agenda em papel começam a pensar em comprá-la.

Por isso, hoje volto a partilhar um artigo que escrevi há tempos sobre “qual é a melhor agenda para mim” que lhe vai dar algumas dicas sobre qual é o formato de agenda em papel mais adequado às suas necessidades.

Se além da agenda precisa de tirar notas e organizar papelada, espreite o sistema ARC. Para quem usa este sistema, deixo aqui dois calendários  de 2018 com os feriados de portugal para imprimir.

Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa

“Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa.” Tim Lister

Encontrei esta frase no livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Não existe versão em Português deste livro mas se sabe inglês reforço a minha sugestão de leitura. Nos próximos tempos vou partilhar algumas das ideias deste livro.

Uma destas ideias é que muitos gerem “profissionais do conhecimento” segundo os mesmos princípios da gestão de trabalhadores fabris que realizam um trabalho mecanizado. Sujeitarem profissionais do conhecimento à pressão de tempo é contraproducente já que a maior parte da sua atividade requer pensarem e a pressão de tempo não os faz pensar mais depressa.

Há no entanto a ilusão que esta estratégia gera resultados já que numa primeira fase, aparentemente, há uma maior produtividade mas isso não é sustentável.

pressao-demarco

 

Segundo o autor, e como ilustrado na zona I do gráfico, sob pressão existe, numa primeira fase, uma maior produtividade (menos tempo para completar a tarefa) já […]

Procrastinando a procrastinação. Ajuda-me?

Na maioria dos cursos que entrego, seja qual for o tema, há sempre alguém que fala da procrastinação. Alguns não sabem o que o termo quer dizer mas sabem fazê-lo.

Todos nós procrastinamos.

Procrastinamos quando adiamos o que temos para fazer. Fazemo-lo com tarefas profissionais e pessoais. Fazemo-lo com coisas grandes e pequenas.

Às vezes é mesmo bom procrastinar algumas coisas já que há outras mais importantes para fazer com o nossos tempo. E na realidade há coisas que se não fizermos a vida continua.

No entanto, por vezes procrastinamos coisas importantes ou isso faz-nos desperdiçar tempo.

Às vezes enquanto procrastinamos sentimo-nos mal pois a voz na nossa cabeça faz-nos sentir culpados por não estarmos a fazer aquilo que estamos a procrastinar.

Depois do verão vou lançar um curso online só sobre este tema para ajudar quem procrastina…e quer deixar de o fazer.

Prometo que não vou procrastinar a produção deste curso 🙂

Para preparar este curso preciso da sua ajuda. Conte-me que tipo de coisas procrastina. Alucino que só de responder a este questionário vai ficar com umas ideias sobre os seus padrões.

Ajuda-me?

Pode procrastinar a resposta ao questionário e também pode responder já.

São 5 minutos.

Qual vai escolher?

Vai escolher ajudar-me e clicar aqui ao […]

12 dicas para umas férias descansadas

Já começa a cheirar as férias. Para alguns é um momento desejado para descansar e recarregar baterias mas nem assim conseguem desligar-se. Deixo-lhe 12 dicas para se preparar para férias com “F” grande.

A importância das férias e descansar

Cada vez mais estamos ligados, sem parar, sem deixar a nossa mente e o nosso corpo estarem “só porque sim”. Alguns de nós sentem culpa por não estarmos a aproveitar o tempo, a sermos produtivos, a darmos conta da lista imensa de coisas para fazer (a lista que nunca, nunca vai acabar por mais que nos esforcemos). Não percebemos que nos estamos a “matar” aos poucos, a perder capacidades cognitivas, criatividade e principalmente a oportunidade de usufruirmos da vida…que é só esta.

Muita gente leva o corpo de férias mas deixa a mente, ligada através do telemóvel e do email. Alguns dizem que não podem desligar-se, que é essencial estarem conectáveis, que são essenciais e as coisas não podem parar. Até podem…infelizmente às vezes são precisos acontecimentos muito graves para as pessoas darem por isso. Mas adiante!

Sugestões para se preparar para umas férias descansadas, em que o mundo continua

Deixo então as sugestões para estar mais descansado.

Quando se tem um pequeno negócio, e muitas vezes uma equipa pequena, é essencial fazermos tudo ao nosso alcance para poupar tempo e focarmo-nos na criação de valor. Tirar partido da tecnologia é uma estratégia para simplificarmos algumas atividades e não perdemos o foco.

Hoje partilho algumas das ferramentas que uso todos os dias e que me ajudam a planear, gerir informação e o que tenho para fazer e comunicar com os meus clientes.

No início optava por soluções grátis mas fui percebendo que tempo é dinheiro e que muitas aplicações pagas resolvem mesmo bem os meus problemas e que valem o investimento.

Um dos requisitos fundamentais para mim é que estas soluções funcionem online: a informação deve ficar disponível de modo a que, não só possa aceder a ela através de vários dispositivos, como também não me preocupe com o risco de perder informação se o computador avariar.

Experimentei outras, e com […]

Facilite o planeamento individual ou de pequenos projetos/equipas

Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

  • Objetivos semanais ou mensais.
  • Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
  • Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e […]

Trabalhar mais horas faz-nos mais produtivos?

Já falei várias vezes sobre o culto e resultados de trabalhar muitas horas. É um tema que gera muita curiosidade e sentido de injustiça: uns porque se sentem pressionados para trabalhar mais e outros porque acham que muita gente não faz nada e que o trabalho sobra para eles.

Não vou entrar por aí.

Quero partilhar um gráfico que representa o número médio de horas de trabalho por pessoa de vários países (barras a azul) e o GDP por país (linha rosa). É certo que o GDP é muito limitativo na medida da produtividade mas dá-nos uma ideia. Os dados deste gráfico são da OCDE de 2012 mas dados de outras organizações e mais recentes parecem refletir a mesma realidade. Os picos do GDP da Noruega e Luxemburgo podem ser justificados por condições muito particulares destes países.

produtividade-horas-trabalho

Embora não exista uma relação de causa-efeito entre o número de horas de trabalho e o retorno, parece que mais horas de trabalho não são sinónimo de mais produtividade.

Por isso o que é que nos falta? Melhor planeamento e gestão de recursos? Mais foco na definição de estratégias e criação de valor?

Melhorar estas capacidades a nível organizacional, […]