Duas estratégias para gerir expetativas

Há pequenas coisas que podemos fazer num determinado momento que, gerindo a pressa e ansiedade das pessoas que nos contactam, nos vão poupar tempo, interrupções e clarificações no futuro.

Gestão de expetativas no email

Há uma coisa muito simples que tenho observado que, se algumas pessoas com quem comunico fizessem, evitariam mais emails (meus) e telefonemas (meus)…e provavelmente de outras pessoas.

Já lhe aconteceu receber um email com uma pergunta e não poder responder logo porque não tem informação, não tomou uma decisão, precisa de feedback de alguém, precisa de fazer algo, etc.?

Por vezes sabemos que precisamos de responder a esse email e até quando o vamos fazer mas a pessoa que o enviou não adivinha se o lemos, se estamos a fazer algo e precisa de resposta. Como não tem resposta, vai voltar a enviar o email, vai telefonar, vai fazer o que está ao seu alcance para garantir que tem a resposta que precisa…e isso vai-nos fazer perder mais tempo.

Provavelmente essa pessoa deixaria de tentar obter resposta se soubesse que não está esquecido. Por isso, às vezes basta responder rapidamente ao email a dizer “respondo até ao fim da semana”, “deixe-me pensar sobre isto melhor”, “assim que tiver a informação […]

Porque trabalhar muito é sinal de incompetência

Anda cansado. Trabalha muitas horas. Chega a casa sem energia. A lista de tarefas e emails não acaba…e ainda lhe dizem que trabalhar muito é sinal de incompetência? Não há paciência…

Respire fundo. Vamos por partes.

Ninguém “É” incompetente

Não estou a dizer que as pessoas que trabalham muito “SÃO” incompetentes. Provavelmente “SÃO” competentes no seu trabalho. Entregam resultados. Não deixam ninguém na mão.

Ninguém “É” incompetente. A incompetência não é uma característica inata que se é ou não é. O que acontece é que há áreas que dominamos melhor do que outras, que temos mais ou menos estratégias, mais ou menos conhecimento, sabemos ou não sabemos fazer, que estamos mais ou menos motivados.

Por exemplo há pessoas que ainda não adquiriram a competência de fazer o seu trabalho em menos tempo ou saber quando parar. 🙂

Se tivermos “sorte”, teremos líderes que nos ajudam a lidar com as áreas em que precisamos de melhorar. Se não tivermos “sorte”, colocam-nos a etiqueta de “incompetentes” que por vezes é difícil de descolar.

Mais uma vez, em Portugal…

Hoje em dia, em Portugal, trabalhar muitas horas é visto como uma coisa boa, como sinal de sucesso (seja lá o que isso for): “Esforça-se tanto, é sempre o último a […]

6 dicas para organizar o dia

Já não é a primeira vez que falo aqui do conceito do dia-lego: considerarmos o tempo do nosso dia como uma caixa que vamos encher com peças de lego.

Obviamente a caixa tem limites físicos, um espaço limitado, tal como tempo do dia. Cada peça de lego representa uma tarefa, que ocupa espaço/tempo.

semana-lego

Se nos dessem uma caixa e várias peças de lego, a maior parte das pessoas conseguiria otimizar o número de peças que arruma na caixa. No entanto, o mesmo não acontece quando estamos a falar de atividades que precisamos de distribuir no nosso dia.

Uma das estratégias que acho mais úteis é planear o dia usando a agenda, preenchendo/bloqueando tempo com as peças/atividades que desejamos. Isso traz-nos consciência do tempo que temos disponível, ajuda-nos a definir prioridades e a aumentar o foco.

agenda-lego

Como nem todos temos as mesmas necessidades, esta “arrumação” não funciona do mesmo modo para toda a gente. Deixo de seguida algumas dicas para se inspirar e adaptar à sua realidade.

  1. Experimente bloquear tempo para tarefas importantes que requerem algum tempo e que até podem nem ter um prazo. Isso vai ajudá-lo a, […]

Gestão de projeto/planeamento no calendário Google

 

Se usa o calendário da Google e no seu trabalho precisa de gerir recursos (por exemplo a disponibilidade de uma equipa) ou planear projetos simples, a ferramenta Ganttplanner pode ser-lhe muito útil.

Trata-se de uma aplicação online que lhe permite construir diagramas de Gantt e vê-los no seu calendário Google e até partilhá-los com outras pessoas. Também lhe permite ver os seus calendários na forma de um diagrama de Gantt. Estes diagramas dão uma melhor perspetiva das atividades e facilitam o planeamento.

gantt-planner-google-calendar

Pode ser útil por exemplo, nos seguintes cenários:

Gerir projetos e atividades, podendo inserir não só as tarefas como também as milestones e vê-las refletidas no seu calendário Google para que no dia-a-dia tenha consciência do que se está a passar e o que deve fazer.

No Ganttplanner pode criar vários projetos. Cada um deles corresponderá a um calendário na Google. Pode também escolher partilhar cada um dos projetos individualmente com outras pessoas.

gestao-projeto-google-calendar

Definir objetivos semanais ou mensais e vê-los refletidos no seu calendário Google. A visão no Gantt dá uma perspetiva de médio/longo prazo do que pretende alcançar e promove a avaliação se esses […]

Traga serenidade à sua mente estas férias

As férias aproximam-se e às vezes é importante saber desligar e trazer serenidade à sua mente. Partilho a história de um monge Tailandês que descobriu como o fazer. Boas férias!

A monção na Tailândia é de Julho a Outubro e durante este período os monges param de viajar e trabalhar e recolhem-se para estudar e meditar. Há uns anos, um monge conhecido estava a construir um novo edifício no seu mosteiro. Quando chegaram as chuvas, o monge parou os trabalhos e enviou os trabalhadores para casa. Era a altura de haver sossego no mosteiro.

Uns dias depois, uns visitantes apareceram e viram o edifício meio construído e perguntaram quando é que seria terminado. Sem hesitar o monge respondeu “O edifício está terminado”. O visitante ficou muito surpreendido e perguntou “Como está terminado? Não tem telhado, portas ou janelas e as paredes estão incompletas. Há material por todo o lado. Vai deixar isto assim? É louco?”

O velho monge sorriu e calmamente respondeu “O que está feito está terminado” e foi-se embora para meditar.

Referência: Esta é uma das histórias de um livro de contos muito divertido e inspirador sobre como lidar com as dificuldades da vida. Aconselho-o vivamente para as férias a quem […]

Precisa de uma ajudinha para resistir a tentações online?

Um dos maiores obstáculos que muitos dos meus clientes enfrentam quando se querem concentrar no trabalho são eles mesmos e aquela vontade de ir só ali, à net, às notícias, às redes sociais, ao email…são só 5 minutos…só que nunca são 5 minutos. 🙂

Não estou a dizer que não o deve fazer só que, se esse comportamento acontece muitas vezes por dia, provavelmente está a ser pouco produtivo e a perder tempo que poderia usar para outras coisas.

Muitos tomam a decisão de, por exemplo, não irem a estes “sítios” durante um período do dia, só que é cansativo resistir à tentação e por vezes não conseguem.

Por isso existem várias aplicações disponíveis para nos darem uma ajudinha. Estas aplicações, que podem ser usadas no computador ou no tablet/telemóvel, permitem, por exemplo, limitar o tempo que passa em determinados sites e/ou bloquear o acesso aos mesmos durante o dia ou dentro de um certo horário. Para os dispositivos móveis pode dar indicação que não quer ser incomodado pelas notificações.

Confesso que não fiz uma pesquisa exaustiva, mas deixo-lhe aqui algumas sugestões. Se recomendar outras, envie-me uma mensagem.

Extensões para o Chrome

Block site: Permite bloquear sites específicos e definir vários […]

Faz reuniões para aquecer? Dicas para reuniões produtivas

Hoje reciclo um artigo num novo formato. Descubra se as suas reuniões são produtivas (ou são só para aquecer) e como melhorá-las.

4 hábitos dos que equilibram a vida profissional e pessoal

Não temos vida profissional e pessoal. Temos uma vida só. A nossa.

Primeiro, deixe-me desconstruir o título deste artigo: nós não temos uma vida profissional e uma vida pessoal. Ponto. Temos uma vida só. A nossa. Dedicamos algum (muito) do nosso tempo ao trabalho mas isso também é a nossa vida. Dá-nos jeito compartimentar as “vidas”, dar-lhes nomes mas, em particular nos dias de hoje, as fronteiras são cada vez mais ténues.

Neste artigo vou continuar a usar estas denominações e o meu objetivo é partilhar consigo alguns hábitos que o podem ajudar a usufruir mais dos momentos em que não está a trabalhar, a tal da “vida pessoal”.

Flexível para os dois lados?

Hoje em dia usufruímos de condições que nos facilitam a vida profissional e a sua conjugação com a vida pessoal. Muitos de nós têm horário flexível ou podem-se ausentar para tratar de algum assunto. A tecnologia trouxe-nos até a possibilidade de podermos trabalhar fora do escritório o que nos permite uma maior flexibilidade e tratarmos de assuntos onde quer que estejamos.

Tenho no entanto observado que toda esta flexibilidade tende a beneficiar a nossa vida profissional. Acabamos por ter dificuldade em distanciarmo-nos do trabalho fora das horas de trabalho.

Quantos de […]

Como guardar conteúdos para ler/ver mais tarde

Cada vez nos chega mais informação (artigos, vídeos) que gostariamos de ler ou ver mais tarde. Muitas vezes guardamos o link ou deixamos a página aberta mas por vezes gostariamos de ler ou ver o vídeo noutra altura e noutro sítio (por exemplo em casa ou no tablet). Há várias ferramentas muito práticas para guardar as coisas que queremos ler ou ver mais tarde.

Há tempos aconselhei o Pocket e hoje atualizo este artigo com outra ferramenta, o Instanpaper, que estou a usar atualmente.

Ambas permitem:

  • guardar uma lista de links para ler/ver mais tarde. Imagine que lhe enviam um link, encontra algo na internet ou alguém partilha um vídeo no facebook que quer ver. Basta um clique num botão no seu browser (precisa de instalar uma extensão) e, sem esforço, esse conteúdo é guardado na sua conta do Pocket ou Instapaper. Depois, quando quiser, noutro computador ou dispositivo, acede à sua conta e lê ou assiste aos vídeos.
  • ler offline, por exemplo no seu telemóvel ou tablet.
  • ler numa janela “limpa”, sem distrações, só com o texto.

Pocket

Os dois pontos fortes do Pocket são ser grátis e permitir associar mais do que uma etiqueta/tag a cada artigo.

pocket-1

Comece por criar uma conta aqui: […]

O problema é a falta de tempo ou o excesso de expetativas?

Faz parte da minha missão ajudar outros a criarem tempo, tempo para realizarem melhor (e não necessariamente mais) no trabalho, tempo para realizarem as suas ambições, tempo para as coisas que gostam, tempo para si.

A maior parte das pessoas que conheço reclama de que “não tem tempo”.

Há dias ocorreu-me que o problema não é falta de tempo mas sim excesso de expetativas. Pode parecer uma transformação linguística sem real impacto. Ou não.

O tempo é limitado. O dia tem 24 horas, 1440 minutos, 86400 segundos. Nunca vai haver mais. Nunca vamos conseguir controlar o tempo, nunca vamos fazê-lo esticar.

Mas as expetativas do que fazemos com esse tempo … essas podemos influenciar!

As expetativas dos outros do que podemos fazer com o tempo

Quem são os “outros” que têm expetativas sobre o modo como usa o tempo? Pode ser o seu chefe, os seus colegas, clientes, familiares, amigos.

Muitas vezes estas pessoas têm expetativas relativamente ao tempo que temos disponível para investir nas suas necessidades porque na realidade nunca lhes dissemos “não posso agora”, “não consigo”.

Muitas vezes isto acontece porque nós próprios não temos consciência de que na realidade não vamos conseguir cumprir o que prometemos ou vamos fazê-lo à custa do resultado final […]