Para arrumar e encontrar os emails no Gmail

Algumas pessoas perguntam-me como arrumar os emails e andam a lutar com isto há algum tempo porque cada vez têm mais emails.

O Gmail em particular tem um conceito que gosto bastante: os emails podem ser “arrumados” usando os marcadores em vez de pastas. A diferença mais significativa é que quando arruma um email numa pasta é aí que ele fica, é quase como a arrumação de papeis fisicamente. É fisicamente impossível estar em dois lugares ao mesmo tempo. No Gmail, um email pode ter mais do que um marcador, ou seja, “estar” em dois sítios ao mesmo tempo, alargando a classificação e arrumação para outra dimensão.

Mas não é sobre isso que quero falar. O objetivo de arrumar os emails é poder encontrá-los mais facilmente. Se não precisasse de o fazer, não os arrumava certo? Vá, há algumas pessoas que os querem arrumar porque ficam “nervosas” de estar ali tudo ao monte…mas em geral, o objetivo de os arrumar é poder encontrar a informação no futuro.

E esta ideia é muito importante. Nós não arrumamos, arquivamos, pelo prazer de o fazer mas sempre com um objetivo: encontrar mais facilmente no futuro.

Ora hoje em dia, a tecnologia permite-nos cada vez mais facilmente […]

Livre-se do lixo

Para quem recebe muitos emails de sites em que se inscreveu aconselho vivamente o serviço (gratuito) Unroll.me que o ajuda na tarefa de cancelar a inscrição nas listas e arrumar este tipo de emails combinando todas as suas subscrições num email diário.

Depois de criar uma conta, o Unroll.me vai analisar a sua caixa de entrada, vai listar as assinaturas que identificou e apresentá-las em forma de lista a partir da qual pode fazer três coisas:

1. Cancelar a assinatura;

2. Não fazer nada e continuar a receber os emails como até agora;

3. Adicionar essa assinatura no serviço Unroll.me que passará a agregar esses emails num só email diário. Assim, terá um só sítio onde estarão agregados os emails com promoções, alertas de redes sociais, etc. que tiver definido.

Quando subscreve o serviço, o Unroll.me será capaz de identificar todos os emails deste tipo que tem na sua caixa do correio. No entanto, com o tempo vão aparecendo mais emails e por isso, em cada email diário do Unroll.me que vai receber haverá a indicação se entretanto recebeu outros emails de listas. Nessa altura poderá ir adicionando essas assinaturas a este serviço.

 unrollme

Embora este […]

14 comportamentos que demonstram profissionalismo e respeito na comunicação por email

Todos nós projetamos uma imagem quando comunicamos e os outros formam uma opinião sobre nós, a nossa competência e profissionalismo com base nas coisas que dizemos e como dizemos. Quando comunicamos por email isso também acontece, com o agravamento de que como não temos a pessoa à nossa frente não conseguimos avaliar a impressão que estamos a causar e esclarecer algum mal entendido.

Vou partilhar algumas boas práticas da comunicação por email que demonstram profissionalismo e respeito. Como sabemos não é só o que diz mas também como diz, ou seja, como usa o email para comunicar.

1. Seja claro e sucinto: hoje em dia recebemos tantos emails que é sempre bem vindo um email ser fácil de ler, estar bem estruturado, de preferência por pontos e ter um assunto que claramente nos dê indicação do que é pretendido ainda antes de o abrirmos.

2. Antes de enviar um email corra o corretor ortográfico: erros ortográficos denotam pouca atenção e formação. É o equivalente a linguagem pouco cuidada e más conjugações na comunicação oral. É essa a imagem que pretende passar?

3. Use corretamente os campos Para, CC e BCC

No campo Para devem estar os contactos das pessoas que devem agir/responder ao seu […]

Mantenha-se em contacto e melhore a sua comunicação por email

Se o seu trabalho envolve comunicar com muita gente, aconselho vivamente a que ligue o seu programa de email às redes sociais, em particular ao LinkedIn.

Há aplicações que lhe permitem, dentro da sua aplicação de email:

  • Fazer o pedido de ligação à rede de LinkedIn da pessoa que lhe escreveu ou para quem está a escrever;
  • Ver a foto e perfil da pessoa dentro da sua aplicação de email o que ajuda bastante a lembrar-se dela caso já tenham falado pessoalmente;
  • Compilar o histórico de comunicação com essa pessoa.

Gmail: Rapportive

Basta instalar o rapportive e passará a ver na sua conta de email as fotos e ligações às redes sociais das pessoas com quem comunica (desde que estas usem nessas redes o endereço com o qual está a comunicar e tenham o seu perifil visível). Isto permite-lhe não só ver o contacto, a foto e uma lista das mensagens que trocou com essa pessoa.

Pode ver se a pessoa está na sua rede de contactos (CONNECTED) ou caso a pessoa não esteja pode fazer o pedido de ligação sem sair do email […]

Três ferramentas para fazer seguimento de emails

Há várias estratégias para garantir que tem resposta aos emails que envia ou que se lembra de fazer algo com a informação de um email na altura certa.

Imagine ser avisado no dia certo, se a pessoa não lhe tiver respondido. Ou fazer desaparecer o email da sua caixa de entrada para aparecer na altura certa em que tem a informação ou tempo para responder.

Hoje falo de três ferramentas que o podem ajudar a resolver este problema.

 

Boomerang para Gmail

Depois de instalar o Boomerang no Gmail, vai poder

1. Garantir que se lembra, no dia devido, de verificar se teve resposta aos emails importantes que enviou. O Boomerang, antes de o lembrar para voltar a contactar a pessoa fazendo aparecer esse email-lembrete na sua caixa de entrada,  vai verificar se a pessoa lhe respondeu o que lhe poupará tempo a pensar se teve ou não resposta com base nos lembretes gerados.

2. Adiar um email, ou seja, arquivá-lo e fazê-lo aparecer na sua caixa de entrada na altura certa. Imagine que recebeu um email ao qual só quer/pode responder mais logo ou noutro dia. Pode indicar quando exatamente pretende que esse email volte a aparecer […]

Software para gerir as suas tarefas

É muito importante mantermos o registo das coisas que queremos fazer. Porquê? Primeiro, para nos lembrar-mos delas e seremos confiáveis. Segundo para não gastarmos a nossa energia mental a lembrar-nos de coisas em vez de a usarmos para resolvermos problemas, sermos criativos e felizes.

Normalmente chamamos à lista de coisas para fazer “lista de tarefas” ou “To Do list”. Alguns dos participantes nas minhas formações pedem-me aconselhamento sobre qual é a melhor lista de tarefas. A resposta é …depende! Depende das necessidades de cada um. Não há uma perfeita e que se adeque a toda a gente. É importante identificar as suas necessidades e como pode adaptar as diferentes ferramentas a essas necessidades (se quiser ajuda, podemos trabalhar nisso juntos!). Neste artigo vou deixar algumas dicas e sugestões para percorrer esse caminho. Note que não encontra aqui um levantamento exaustivo do que existe mas uma seleção das que me pareceram mais adequadas. Se conhecer alguma de que goste, envie-me a referência! No entanto, mais importante do que a aplicação que usa, é o modo e a consistência com que a usa…mas isso é assunto para outro artigo.

Lista de tarefas em papel

Há pessoas que mantém uma lista de tarefas em […]

Socorro estou sem computador: quando fazer backup já não é suficiente

Já com certeza passou pela situação do seu computador avariar ou ser roubado e os dias que se seguiram serem de caos. Se teve a sorte de ter outro computador disponível, durante uns dias talvez tenha andado perdido sem os documentos que precisava, ou sem acesso a emails antigos, ou sem os programas que precisava para trabalhar. Neste artigo proponho e relembro algumas estratégias para que possa minimizar estes problemas.

Investir alguns minutos agora vai-lhe poupar horas no futuro! Apresento de seguida 5 estratégias para se preparar para quando o seu computador decidir deixar de colaborar.

1. Backup: use a nuvem

Fazer backups frequentes é básico só que muitas vezes não o fazemos até ser demasiado tarde. No entanto, hoje em dia já existem soluções que permitem que qualquer alteração que faça aos seus ficheiros seja também guardada num servidor.

Se a sua empresa não tem uma infraestrutura de rede onde os documentos são armazenados, tire partido de ferramentas que lhe guardam cada pequena alteração que faz aos documentos para que seja fácil acedê-los de qualquer lugar.

A solução mais simples é instalar no seu computador aplicações que, sem dar por isso, lhe fazem backup a cada minuto. A mais conhecida é a Dropbox. A Google […]

Controle o email antes que ele o controle a si (artigo 3)

Automatizar

Cada vez mais o software tem funcionalidades que o ajudam a tornar mais fácil o processamento de emails. Tenho vindo a falar sobre a gestão de email noutros artigos [Controle o email antes que ele o controle a si e Arrumar os emails] e hoje relembro algumas funcionalidades muito úteis para quem quer perder menos tempo com o email: regras e filtros e como reutilizar emails que já escreveu.

Regras e filtros

Qualquer aplicação de email pode arrumar os emails por si e tirar os que não são importantes da sua vista. Use para isso regras e filtros que arrumam os emails numa determinada pasta quando verificam uma determinada regra. Por exemplo, quando um email é enviado para uma lista, ou tem um determinado título, ou quando é enviado por alguém ou o seu endereço está em cc, o software pode automaticamente arrumar esse email numa pasta sem passar pela caixa de entrada.

Quais são os emails que recebe que não tem que ler já e que gostaria que lhe saíssem da lista de emails a processar? Quais as regras que pode definir?

Se usar o Outlook basta ir a Ferramentas e escolher Regras e alertas e depois seguir os passos. […]

Controle o email antes que ele o controle a si (artigo 1)

Tanta gente se tem queixado do tempo que gasta todos os dias a processar, responder e arrumar o email que resolvi escrever alguns artigos com dicas práticas para minimizar este problema. Espero ajudá-lo a reduzir o tempo que passa a tratar do email e a garantir que tem as respostas que precisa e que não deixa ninguém pendurado à sua espera. Controle o seu email antes que ele o controle a si! Se precisar de ajuda personalizada para domar a fera, contacte-me!

O email deveria ajudar-nos a controlar, facilitar e simplificar a comunicação. No entanto, hoje em dia, para muita gente é uma fonte de stress e um sorvedouro de tempo. Passam horas do dia a processar e a responder a emails, têm dificuldade em trabalharem focados sem serem interrompidos e acabam por deixar coisas importantes por fazer.

É importante perceber que a importância dos emails que recebemos não é toda igual e o que fazermos com cada um também é diferente. Consoante o objetivo do email, a sua rapidez de resposta/leitura varia.Tem por isso todo o interesse em tirar da sua vista aqueles que não são urgentes e importantes por exemplo com filtros automáticos. Optando por esta estratégia é também importante que percorra as pastas para onde […]