6 coisas que pode fazer para não ter tempo

Algumas pessoas têm tempo e estão satisfeitas com o uso do seu tempo…pessoas estranhas!

Hoje não vou falar sobre essas pessoas mas dar-lhe dicas sobre o que pode fazer para não ter tempo. Se seguir algumas destas indicações, garanto-lhe que realizará este objetivo sem grande esforço.

Já fazia falta um artigo sobre este tema. 🙂

1. Mantenha a ilusão de que está a fazer muitas coisas ao mesmo tempo

Este é o segredo para não ter tempo! Se há uma área onde quer investir já para ter mais resultados é esta!

Trabalhe em modo multitasking, veja o email, atenda o telefone, escreva um relatório, volte ao email para ver o novo email que acabou de chegar, responda ao colega. Faça, faça, faça!

Se alguém lhe disser que assim está a perder tempo, faça-lhes má cara, diga-lhes que é esse o seu objetivo e que é impossível trabalhar de outra maneira, que a sua função não permite, que tem muitas responsabilidades e precisa de estar SEMPRE contactável.

Evite criar períodos de foco ao longo do dia para realizar tarefas que requerem concentração. Mantenha as notificações todas a apitar.

Comece o dia a ver o email e a dar resposta. Se passar a manhã perdido no email, melhor!

Estas estratégias vão ajudar […]

Vive a fazer chamadas no telemóvel? Duas Apps grátis para simplificar a sua vida e ser profissional

Se já me acompanha há algum tempo já percebeu que adoro apps e ferramentas informáticas que facilitem a nossa vida. Recentemente descobri a app Callist muito útil para quem precisa de fazer muitas chamadas no telemóvel. Vou mostrar-lhe para que serve e outra também muito útil de que já falei no passado.

Ambas são grátis e para androide.

App Callist para se lembrar de realizar as chamadas que precisa de fazer

Cenário 1: alguém lhe liga, não ouve a chamada e não dá pela notificação. Os dias passam e não retornou uma chamada que era importante. A Callist cria um popup visível da chamada para que dê por ela e se lembre de ligar de volta.

Cenário 2: alguém lhe liga, não ouve a chamada ou não pode atender. Quer voltar a ligar mais tarde mas entretanto surgem outras coisas e esquece-se. Aquela chamada está perdida no meio de várias chamadas com números que não conhece. O popup visível que a Callist cria permite-lhe criar um lembrete para ligar mais tarde para esse número. Pode também configurar a app para que um lembrete automático seja criado para todas as chamadas que não atende.

Cenário 3: liga a alguém que não atende e quer lembrar-se […]

Ferramentas de gestão e organização para empreendedores e freelancers

Hoje partilho consigo um pdf com a lista das ferramentas de gestão e organização que uso na minha atividade. Será com certeza útil para empreendedores e freelancers. Para receber o pdf no seu email preencha os dados abaixo.

Quando se tem um pequeno negócio, e muitas vezes uma equipa pequena, é essencial fazermos tudo ao nosso alcance para poupar tempo e focarmo-nos na criação de valor. Tirar partido da tecnologia é uma estratégia para simplificarmos algumas atividades e não perdemos o foco.

Hoje partilho algumas das ferramentas que uso todos os dias e que me ajudam a planear, gerir informação e o que tenho para fazer e comunicar com os meus clientes.

No início optava por soluções grátis mas fui percebendo que tempo é dinheiro e que muitas aplicações pagas resolvem mesmo bem os meus problemas e que valem o investimento.

Um dos requisitos fundamentais para mim é que estas soluções funcionem online: a informação deve ficar disponível de modo a que, não só possa aceder a ela através de vários dispositivos, como também não me preocupe com o risco de perder informação se o computador avariar.

Experimentei outras, e com […]

Facilite o planeamento individual ou de pequenos projetos/equipas

Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

  • Objetivos semanais ou mensais.
  • Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
  • Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e […]

Como fazer o tempo esticar

Na realidade não precisamos de fazer o tempo esticar. Isto é uma impossibilidade física que nos deixa sem recursos. Precisamos é de criar condições para realizar o que desejamos. Vou partilhar uma estratégia para aumentar a probabilidade de que isso aconteça.

O plano saiu furado!

Algumas pessoas que fazem as minhas formações na área da gestão de tempo começam entusiasmadas a planear e a organizar-se de maneira diferente. Passados alguns dias, a “vida acontece” e começam a ficar frustradas porque não conseguem cumprir o seu planeamento.

É uma das mensagens mais importantes que passo é que parte do “sucesso” da gestão de tempo é aprender a (1) aceitar que vão sempre acontecer coisas inesperadas que nos afastam do nosso plano, a (2) sermos flexíveis quando isso acontece e adaptarmo-nos e a (3) aprendermos com o insucesso.

Isso não deve ser no entanto desculpa para deixarmos de planear e organizarmo-nos.

De manhã é que se começa o dia?

Como por vezes não conseguimos prever o que vai acontecer, há uma estratégia que a maior parte dos especialistas defendem e que tenho adotado e visto adotar com muito sucesso: fazer as coisas mais importantes logo de manhã.

Quando deixamos as coisas importantes mais para meio ou fim do dia, […]

Descomplicando (e como saber quanta água já bebeu hoje)

Há uma história (não real mas “vendida” como real) sobre a capacidade do ser humano complicar quando existem soluções simples. Esta história, que talvez já tenha ouvido, conta como a NASA investiu muito dinheiro a desenvolver uma caneta que escrevesse no espaço enquanto a Rússia… usou um lápis.

Lembrei-me dela quando comecei a ver na internet soluções para ajudarem as pessoas a saberem se já beberam água suficiente nesse dia (já agora, experimente este simulador para saber quanta água deve beber por dia com base nas suas características pessoais). Eu tenho sempre uma garrafa em cima da mesa que vou enchendo ao longo do dia mas muitas vezes perco a conta ao número de garrafas que já bebi.

Para saber quantas garrafas já bebi, há dias inventei a solução de colocar três elásticos à volta da garrafa no início do dia. Coloco três elásticos porque tenho o objetivo de beber três garrafas. Cada vez que termino de beber uma garrafa, retiro um elástico. O objetivo é chegar ao fim do dia sem nenhum elástico na garrafa.

Simples. Barato. E resolve o problema.

Todos nós, nas nossas vidas e nas nossas empresas, temos áreas em que complicamos as soluções porque sempre se fez […]

Como uso a minha agenda

Há dias encontrei “a minha agenda” de 1986. Quem é desta época talvez se lembre destas agendas com propostas de atividades semanais para os mais pequenos e até da música da publicidade (“para o natal, de presente, …). Deliciei-me a ler os meus registos do que tinha feito :).

Hoje em dia, para mim a minha agenda é o centro do meu processo de organização e planeamento. Às vezes perguntam-me como a uso e por isso hoje vou falar da minha experiência pessoal.

Esta estrutura funciona para mim neste momento. Não quer dizer que no futuro não precise de fazer alterações. E esta mensagem é muito importante. Não existe uma solução que funcione para toda a gente. O essencial é cada um ir experimentando até encontrar uma solução que lhe permita controlar os seus compromissos e responsabilidades e ao mesmo tempo ter noção do tempo que tem disponível e como se pode comprometer.

Usar ou não agenda

De tudo o que tenho observado, comigo e com outras pessoas, a utilização de uma agenda de um modo consistente é uma solução importante para uma boa organização pessoal e gestão de tempo.

Há pessoas que não têm agenda e até se orgulham disso dizendo que conseguem lembrar-se de […]

Duas estratégias para gerir expetativas

Há pequenas coisas que podemos fazer num determinado momento que, gerindo a pressa e ansiedade das pessoas que nos contactam, nos vão poupar tempo, interrupções e clarificações no futuro.

Gestão de expetativas no email

Há uma coisa muito simples que tenho observado que, se algumas pessoas com quem comunico fizessem, evitariam mais emails (meus) e telefonemas (meus)…e provavelmente de outras pessoas.

Já lhe aconteceu receber um email com uma pergunta e não poder responder logo porque não tem informação, não tomou uma decisão, precisa de feedback de alguém, precisa de fazer algo, etc.?

Por vezes sabemos que precisamos de responder a esse email e até quando o vamos fazer mas a pessoa que o enviou não adivinha se o lemos, se estamos a fazer algo e precisa de resposta. Como não tem resposta, vai voltar a enviar o email, vai telefonar, vai fazer o que está ao seu alcance para garantir que tem a resposta que precisa…e isso vai-nos fazer perder mais tempo.

Provavelmente essa pessoa deixaria de tentar obter resposta se soubesse que não está esquecido. Por isso, às vezes basta responder rapidamente ao email a dizer “respondo até ao fim da semana”, “deixe-me pensar sobre isto melhor”, “assim que tiver a informação […]

Para arrumar e encontrar os emails no Gmail

Algumas pessoas perguntam-me como arrumar os emails e andam a lutar com isto há algum tempo porque cada vez têm mais emails.

O Gmail em particular tem um conceito que gosto bastante: os emails podem ser “arrumados” usando os marcadores em vez de pastas. A diferença mais significativa é que quando arruma um email numa pasta é aí que ele fica, é quase como a arrumação de papeis fisicamente. É fisicamente impossível estar em dois lugares ao mesmo tempo. No Gmail, um email pode ter mais do que um marcador, ou seja, “estar” em dois sítios ao mesmo tempo, alargando a classificação e arrumação para outra dimensão.

Mas não é sobre isso que quero falar. O objetivo de arrumar os emails é poder encontrá-los mais facilmente. Se não precisasse de o fazer, não os arrumava certo? Vá, há algumas pessoas que os querem arrumar porque ficam “nervosas” de estar ali tudo ao monte…mas em geral, o objetivo de os arrumar é poder encontrar a informação no futuro.

E esta ideia é muito importante. Nós não arrumamos, arquivamos, pelo prazer de o fazer mas sempre com um objetivo: encontrar mais facilmente no futuro.

Ora hoje em dia, a tecnologia permite-nos cada vez mais facilmente […]

12 dicas para umas férias descansadas

Já começa a cheirar as férias. Para alguns é um momento desejado para descansar e recarregar baterias mas nem assim conseguem desligar-se. Deixo-lhe 12 dicas para se preparar para férias com “F” grande.

A importância das férias e descansar

Cada vez mais estamos ligados, sem parar, sem deixar a nossa mente e o nosso corpo estarem “só porque sim”. Alguns de nós sentem culpa por não estarmos a aproveitar o tempo, a sermos produtivos, a darmos conta da lista imensa de coisas para fazer (a lista que nunca, nunca vai acabar por mais que nos esforcemos). Não percebemos que nos estamos a “matar” aos poucos, a perder capacidades cognitivas, criatividade e principalmente a oportunidade de usufruirmos da vida…que é só esta.

Muita gente leva o corpo de férias mas deixa a mente, ligada através do telemóvel e do email. Alguns dizem que não podem desligar-se, que é essencial estarem conectáveis, que são essenciais e as coisas não podem parar. Até podem…infelizmente às vezes são precisos acontecimentos muito graves para as pessoas darem por isso. Mas adiante!

Sugestões para se preparar para umas férias descansadas, em que o mundo continua

Deixo então as sugestões para estar mais descansado.