Tudo é urgente e os imprevistos previsíveis numa obra

Depois do artigo “Porque é a função de diretor de obra difícil“,  vou hoje continuar a escrever sobre alguns dos desafios que os diretores de obra enfrentam embora a situação seja transversal a outras profissões e estas reflexões possam ser úteis a outras pessoas.

Tudo é importante e urgente…

Hoje em dia vive-se no modo do “tudo é importante e urgente” (e a ideia errada de que se é urgente é necessariamente importante mas isso é assunto para outro artigo). A ideia de que “tudo é importante e urgente” deixa muita gente sem energia e foco para investir tempo em coisas que, não sendo urgentes, são importantes.

É curioso reconhecermos que quando operamos no modo “importante e urgente” estamos no modo REAGIR: reagimos a problemas e imprevistos, respondemos rapidamente para cumprir prazos e reagimos a emails e telefonemas que precisam de resposta rápida.

Em geral são atividades que precisamos de fazer rapidamente e bem. Por outro lado, se não lhes conseguimos dar resposta, devemos:

  • clarificar prazos (sim, nem sempre o urgente ou para ontem é real, muitas vezes é um desejo de outros até para eles próprios tirarem isso das suas preocupações)
  • renegociar prazos e gerir expetativas. Muitas vezes é melhor assumir conscientemente […]

Porque é a função de diretor de obra difícil…

Muitos dos meus clientes são engenheiros e reconheço que, devido à natureza da função, em particular os diretores de obra são uma das funções da Engenharia em Portugal que enfrenta maiores dificuldades em conseguir responder aos objetivos dos projetos e simultaneamente manter um equilíbrio nas várias dimensões da sua vida. Neste artigo, vou falar sobre isso.

Comecei por tomar consciência desta realidade já há alguns anos no papel de cliente quando construí uma casa e, nos últimos anos, trabalhando com vários diretores de obra no âmbito de cursos e programas de coaching.

Por isso, nos últimos meses, tenho pensado sobre como posso ajudar especificamente este grupo de profissionais. A solução não passa só por capacitá-los em melhores estratégias de gestão de tempo porque as necessidades são bem mais profundas e, inclusive, algumas refletem problemas estruturais e culturais do mercado onde operam.

Quando a ideia de fazer um programa de treino direcionado a diretores de obra começou a surgir, senti a necessidade de consolidar a minha perceção das necessidades destes profissionais e por isso, além de um questionário online, falei com vários diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Comecei por pensar que a maior necessidade estava essencialmente relacionada com a gestão de […]

Ebook 5 reflexões sobre produtividade, motivação e liderança

Estou a preparar-me para compilar o e-book anual com alguns dos artigos do blog Objetivo Lua publicados em 2017.

Lembrei-me de partilhar o e-book “5 reflexões sobre produtividade, motivação e liderança” que publiquei com os artigos de 2016.

Espero que lhe seja útil. Boas leituras! 🙂

Descarregue aqui o ebook

Estimativas: quanto tempo demora?

Uma das razões pelas quais parece que temos sempre mais trabalho do que tempo disponível é porque na realidade não temos uma noção muito clara do tempo que o trabalho leva a realizar.

Recorremos com frequência à “energia nasal” para fazer estimativas: “cheira-me que demora 2 horas”. 🙂

Ser capaz de avaliar de um modo mais fidedigno o tempo que algo demora a ser feito, ajuda-nos a avaliar a nossa capacidade de resposta antes de nos comprometermos com prazos irrealistas. E lidamos aqui com dois desafios:

  1. Somos por natureza otimistas na previsão do tempo que uma coisa demora.
  2. Achamos que o tempo que precisamos investir para realizar uma atividade e o tempo que vamos demorar a fazer essa atividade são a mesma coisa.

Em primeiro lugar devemos, distinguir duas coisas:

  • O esforço necessário para realizar a atividade;
  • O tempo decorrido para realizar a atividade.

O esforço é o tempo necessário investir para completar uma atividade.

Em geral somos otimistas a avaliar o esforço necessário para realizar uma atividade em pelo menos em 20%. O nível de precisão destas estimativas depende muito da atividade. Há atividades mais ou menos mecânicas que podemos estimar facilmente. Outras há, mais complicadas, cuja estimativa de esforço fica muito […]

As leis de murphy: se pode correr mal…vai correr!

As leis de Murphy (resumindo, se alguma coisa pode correr mal…vai correr) tiveram origem numa base da Força Aérea nos Estados Unidos em 1949. Existem inúmeras “leis” que se enquadram nesta tão “otimista” perspetiva e hoje partilho algumas. 🙂

Se alguma coisa pode correr mal, vai correr. E vai correr mal da pior maneira, no pior momento e causando o maior dano possível.

Um atalho é sempre a distância mais longa entre dois pontos.

Nada é tão fácil quanto parece, nem tão difícil quanto a explicação do manual.

Tudo leva mais tempo do que pensamos.

A fila do lado anda sempre mais rápido.

Nunca atribua à malícia aquilo que pode ser explicado pela estupidez.

Se está tudo a correr segundo plano então de certeza que algo está prestes a correr mal.

A única coisa previsível sobre o seu dia é que algo imprevisível vai acontecer.

Qual é o melhor formato de agenda e calendário para 2018

Chegando a esta altura do ano, algumas pessoas que usam agenda em papel começam a pensar em comprá-la.

Por isso, hoje volto a partilhar um artigo que escrevi há tempos sobre “qual é a melhor agenda para mim” que lhe vai dar algumas dicas sobre qual é o formato de agenda em papel mais adequado às suas necessidades.

Se além da agenda precisa de tirar notas e organizar papelada, espreite o sistema ARC. Para quem usa este sistema, deixo aqui dois calendários  de 2018 com os feriados de portugal para imprimir.

Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa

“Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa.” Tim Lister

Encontrei esta frase no livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Não existe versão em Português deste livro mas se sabe inglês reforço a minha sugestão de leitura. Nos próximos tempos vou partilhar algumas das ideias deste livro.

Uma destas ideias é que muitos gerem “profissionais do conhecimento” segundo os mesmos princípios da gestão de trabalhadores fabris que realizam um trabalho mecanizado. Sujeitarem profissionais do conhecimento à pressão de tempo é contraproducente já que a maior parte da sua atividade requer pensarem e a pressão de tempo não os faz pensar mais depressa.

Há no entanto a ilusão que esta estratégia gera resultados já que numa primeira fase, aparentemente, há uma maior produtividade mas isso não é sustentável.

pressao-demarco

 

Segundo o autor, e como ilustrado na zona I do gráfico, sob pressão existe, numa primeira fase, uma maior produtividade (menos tempo para completar a tarefa) já […]

12 dicas para umas férias descansadas

Já começa a cheirar as férias. Para alguns é um momento desejado para descansar e recarregar baterias mas nem assim conseguem desligar-se. Deixo-lhe 12 dicas para se preparar para férias com “F” grande.

A importância das férias e descansar

Cada vez mais estamos ligados, sem parar, sem deixar a nossa mente e o nosso corpo estarem “só porque sim”. Alguns de nós sentem culpa por não estarmos a aproveitar o tempo, a sermos produtivos, a darmos conta da lista imensa de coisas para fazer (a lista que nunca, nunca vai acabar por mais que nos esforcemos). Não percebemos que nos estamos a “matar” aos poucos, a perder capacidades cognitivas, criatividade e principalmente a oportunidade de usufruirmos da vida…que é só esta.

Muita gente leva o corpo de férias mas deixa a mente, ligada através do telemóvel e do email. Alguns dizem que não podem desligar-se, que é essencial estarem conectáveis, que são essenciais e as coisas não podem parar. Até podem…infelizmente às vezes são precisos acontecimentos muito graves para as pessoas darem por isso. Mas adiante!

Sugestões para se preparar para umas férias descansadas, em que o mundo continua

Deixo então as sugestões para estar mais descansado.