Qual é o melhor formato de agenda e calendário para 2018

Chegando a esta altura do ano, algumas pessoas que usam agenda em papel começam a pensar em comprá-la.

Por isso, hoje volto a partilhar um artigo que escrevi há tempos sobre “qual é a melhor agenda para mim” que lhe vai dar algumas dicas sobre qual é o formato de agenda em papel mais adequado às suas necessidades.

Se além da agenda precisa de tirar notas e organizar papelada, espreite o sistema ARC. Para quem usa este sistema, deixo aqui dois calendários  de 2018 com os feriados de portugal para imprimir.

Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa

“Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa.” Tim Lister

Encontrei esta frase no livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Não existe versão em Português deste livro mas se sabe inglês reforço a minha sugestão de leitura. Nos próximos tempos vou partilhar algumas das ideias deste livro.

Uma destas ideias é que muitos gerem “profissionais do conhecimento” segundo os mesmos princípios da gestão de trabalhadores fabris que realizam um trabalho mecanizado. Sujeitarem profissionais do conhecimento à pressão de tempo é contraproducente já que a maior parte da sua atividade requer pensarem e a pressão de tempo não os faz pensar mais depressa.

Há no entanto a ilusão que esta estratégia gera resultados já que numa primeira fase, aparentemente, há uma maior produtividade mas isso não é sustentável.

pressao-demarco

 

Segundo o autor, e como ilustrado na zona I do gráfico, sob pressão existe, numa primeira fase, uma maior produtividade (menos tempo para completar a tarefa) já […]

12 dicas para umas férias descansadas

Já começa a cheirar as férias. Para alguns é um momento desejado para descansar e recarregar baterias mas nem assim conseguem desligar-se. Deixo-lhe 12 dicas para se preparar para férias com “F” grande.

A importância das férias e descansar

Cada vez mais estamos ligados, sem parar, sem deixar a nossa mente e o nosso corpo estarem “só porque sim”. Alguns de nós sentem culpa por não estarmos a aproveitar o tempo, a sermos produtivos, a darmos conta da lista imensa de coisas para fazer (a lista que nunca, nunca vai acabar por mais que nos esforcemos). Não percebemos que nos estamos a “matar” aos poucos, a perder capacidades cognitivas, criatividade e principalmente a oportunidade de usufruirmos da vida…que é só esta.

Muita gente leva o corpo de férias mas deixa a mente, ligada através do telemóvel e do email. Alguns dizem que não podem desligar-se, que é essencial estarem conectáveis, que são essenciais e as coisas não podem parar. Até podem…infelizmente às vezes são precisos acontecimentos muito graves para as pessoas darem por isso. Mas adiante!

Sugestões para se preparar para umas férias descansadas, em que o mundo continua

Deixo então as sugestões para estar mais descansado.

Quando se tem um pequeno negócio, e muitas vezes uma equipa pequena, é essencial fazermos tudo ao nosso alcance para poupar tempo e focarmo-nos na criação de valor. Tirar partido da tecnologia é uma estratégia para simplificarmos algumas atividades e não perdemos o foco.

Hoje partilho algumas das ferramentas que uso todos os dias e que me ajudam a planear, gerir informação e o que tenho para fazer e comunicar com os meus clientes.

No início optava por soluções grátis mas fui percebendo que tempo é dinheiro e que muitas aplicações pagas resolvem mesmo bem os meus problemas e que valem o investimento.

Um dos requisitos fundamentais para mim é que estas soluções funcionem online: a informação deve ficar disponível de modo a que, não só possa aceder a ela através de vários dispositivos, como também não me preocupe com o risco de perder informação se o computador avariar.

Experimentei outras, e com […]

Facilite o planeamento individual ou de pequenos projetos/equipas

Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

  • Objetivos semanais ou mensais.
  • Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
  • Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e […]

Como fazer o tempo esticar

Na realidade não precisamos de fazer o tempo esticar. Isto é uma impossibilidade física que nos deixa sem recursos. Precisamos é de criar condições para realizar o que desejamos. Vou partilhar uma estratégia para aumentar a probabilidade de que isso aconteça.

O plano saiu furado!

Algumas pessoas que fazem as minhas formações na área da gestão de tempo começam entusiasmadas a planear e a organizar-se de maneira diferente. Passados alguns dias, a “vida acontece” e começam a ficar frustradas porque não conseguem cumprir o seu planeamento.

É uma das mensagens mais importantes que passo é que parte do “sucesso” da gestão de tempo é aprender a (1) aceitar que vão sempre acontecer coisas inesperadas que nos afastam do nosso plano, a (2) sermos flexíveis quando isso acontece e adaptarmo-nos e a (3) aprendermos com o insucesso.

Isso não deve ser no entanto desculpa para deixarmos de planear e organizarmo-nos.

De manhã é que se começa o dia?

Como por vezes não conseguimos prever o que vai acontecer, há uma estratégia que a maior parte dos especialistas defendem e que tenho adotado e visto adotar com muito sucesso: fazer as coisas mais importantes logo de manhã.

Quando deixamos as coisas importantes mais para meio ou fim do dia, […]

Descomplicando (e como saber quanta água já bebeu hoje)

Há uma história (não real mas “vendida” como real) sobre a capacidade do ser humano complicar quando existem soluções simples. Esta história, que talvez já tenha ouvido, conta como a NASA investiu muito dinheiro a desenvolver uma caneta que escrevesse no espaço enquanto a Rússia… usou um lápis.

Lembrei-me dela quando comecei a ver na internet soluções para ajudarem as pessoas a saberem se já beberam água suficiente nesse dia (já agora, experimente este simulador para saber quanta água deve beber por dia com base nas suas características pessoais). Eu tenho sempre uma garrafa em cima da mesa que vou enchendo ao longo do dia mas muitas vezes perco a conta ao número de garrafas que já bebi.

Para saber quantas garrafas já bebi, há dias inventei a solução de colocar três elásticos à volta da garrafa no início do dia. Coloco três elásticos porque tenho o objetivo de beber três garrafas. Cada vez que termino de beber uma garrafa, retiro um elástico. O objetivo é chegar ao fim do dia sem nenhum elástico na garrafa.

Simples. Barato. E resolve o problema.

Todos nós, nas nossas vidas e nas nossas empresas, temos áreas em que complicamos as soluções porque sempre se fez […]

Como uso a minha agenda

Há dias encontrei “a minha agenda” de 1986. Quem é desta época talvez se lembre destas agendas com propostas de atividades semanais para os mais pequenos e até da música da publicidade (“para o natal, de presente, …). Deliciei-me a ler os meus registos do que tinha feito :).

Hoje em dia, para mim a minha agenda é o centro do meu processo de organização e planeamento. Às vezes perguntam-me como a uso e por isso hoje vou falar da minha experiência pessoal.

Esta estrutura funciona para mim neste momento. Não quer dizer que no futuro não precise de fazer alterações. E esta mensagem é muito importante. Não existe uma solução que funcione para toda a gente. O essencial é cada um ir experimentando até encontrar uma solução que lhe permita controlar os seus compromissos e responsabilidades e ao mesmo tempo ter noção do tempo que tem disponível e como se pode comprometer.

Usar ou não agenda

De tudo o que tenho observado, comigo e com outras pessoas, a utilização de uma agenda de um modo consistente é uma solução importante para uma boa organização pessoal e gestão de tempo.

Há pessoas que não têm agenda e até se orgulham disso dizendo que conseguem lembrar-se de […]