Como guardar conteúdos para ler/ver mais tarde

Cada vez nos chega mais informação (artigos, vídeos) que gostariamos de ler ou ver mais tarde. Muitas vezes guardamos o link ou deixamos a página aberta mas por vezes gostariamos de ler ou ver o vídeo noutra altura e noutro sítio (por exemplo em casa ou no tablet). Há várias ferramentas muito práticas para guardar as coisas que queremos ler ou ver mais tarde.

Há tempos aconselhei o Pocket e hoje atualizo este artigo com outra ferramenta, o Instanpaper, que estou a usar atualmente.

Ambas permitem:

  • guardar uma lista de links para ler/ver mais tarde. Imagine que lhe enviam um link, encontra algo na internet ou alguém partilha um vídeo no facebook que quer ver. Basta um clique num botão no seu browser (precisa de instalar uma extensão) e, sem esforço, esse conteúdo é guardado na sua conta do Pocket ou Instapaper. Depois, quando quiser, noutro computador ou dispositivo, acede à sua conta e lê ou assiste aos vídeos.
  • ler offline, por exemplo no seu telemóvel ou tablet.
  • ler numa janela “limpa”, sem distrações, só com o texto.

Pocket

Os dois pontos fortes do Pocket são ser grátis e permitir associar mais do que uma etiqueta/tag a cada artigo.

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Comece por criar uma conta aqui: […]

Outlook: como guardar os seus emails, calendários, contactos e tarefas

Caso não tenha a sua informação do Outlook disponível online, provavelmente já pensou em como fazer backup do seu email, calendário, tarefas e contactos. Um aluno do curso Online “Outlook para profissionais ocupados” perguntou-me como podia salvar toda a informação do Outlook e neste artigo explico como exportar e importar o “seu Outlook”.

Passo 1: exportar a informação

Comece exportar um ficheiro que reúna toda a informação que tem no seu Outlook

Vá ao separador Ficheiro e escolha Opções.

Na opção Avançadas, escolha Exportar.

Deve agora indicar que quer exportar para um ficheiro, em particular do formato pst que será facilmente lido pelo Outlook.

Garanta que escolhe Ficheiro de Dados do Outlook para exportar emails, calendário, contactos e tarefas. Caso só queira exportar um destes ítens, indique-o.

Lembre-se de deixar seleccionado Incluir Subpastas para que por exemplo os emails que estão organizados por […]

50GB de backup grátis na nuvem (solução alternativa à dropbox e googledrive)

No artigo Socorro estou sem computador: quando fazer backup já não é suficiente aconselhei o uso da Dropbox ou GoogleDrive para manter na nuvem um backup em tempo real dos ficheiros em que está a trabalhar.

Entretanto, na revista da DECO, descobri uma alternativa a estas duas soluções com muitas vantagens. Chama-se MEGA e aconselho vivamente porque:

  • Oferece 50 GB grátis. Se necessita de maior capacidade de armazenamento pode optar pelos planos pagos. Se optar pelos planos pagos, dependendo da quantidade de armazenamento que necessita, a Google Drive pode sair mais em conta. Avalie.
  • Esta é uma das minhas características favoritas: permite escolher quais as pastas a sincronizar, onde quer que estejam. A Dropbox ou o GoogleDrive estão limitadas a sincronizar todo o conteúdo de uma só pasta, ou seja, forçam que a sua organização de pastas se desenrole no nível abaixo da pasta da Dropbox ou GoogleDrive. Imagine no entanto, que tem a sua estrutura de pastas no seu computador e só quer manter sincronizadas algumas pastas ou subpastas, por exemplo aquelas que atualiza com mais frequência. Com a solução MEGA basta escolher quais as pastas que quer sincronizar, estejam onde estiverem, mantendo a estrutura de pastas […]

2 dicas para validar as fórmulas do seu Excel

Tenho observado que nem toda a gente que usa o Excel conhece estas duas dicas simples que permitem perceber rapidamente quais as células envolvidas numa fórmula ou onde é que o valor de uma célula está a ser usado.  Veja o pequeno tutorial que criei para explicar como pode fazer.

Duas ferramentas para alimentar a criatividade e resolução de problemas

Sempre que preciso de ter novas ideias ou encontrar soluções para algum desafio, sinto que ficar sentada à frente do computador me bloqueia. É como se a postura do dia-a-dia me limitasse a capacidade de ter novas ideias, criar um novo fluxo de pensamento.

Para dar a mensagem a mim mesma de que “agora é momento para algo novo”, quebro este ciclo e sempre que posso vou para outro lugar, como se o estar/fazer diferente me permitissem também pensar diferente. Às vezes basta sair da secretária. Noutras preciso de um cenário totalmente diferente.

Neste processo, ajuda-me escrever, rabiscar, desenhar para organizar as minhas ideias. E como as ideias vão crescendo, transformando-se, preciso de apagar, voltar a escrever, olhar para o problema de outra maneira.

Recentemente encontrei duas ferramentas que me ajudam nesse processo e que têm por base o conceito do quadro branco. Para muitos o quadro branco das salas de reuniões sustenta processos altamente criativos. Como nem sempre temos acesso a esse quadro branco, há duas outras soluções que nos trazem flexibilidade. Ambas permitem escrever e apagar sem esforço.

Caderno Ecookbook

ecobookCaderno, em vários tamanhos, feito de um material onde pode escrever e apagar as vezes […]

Usa o Outlook e quer escrever mais rápido?

Com alguma frequência envia emails com texto semelhante (seja o conteúdo todo do email ou só uma parte)? Por exemplo mensagens em que tem que inserir uma morada, dados de faturação, instruções para alguém fazer algo, ou um email completo com indicação de informação pedida?

Se esta é a sua realidade, pode usar o Outlook para não estar sempre a escrever o mesmo texto e ganhar algum tempo reutilizando aquilo que no Outlook é chamado de peças rápidas, ou seja, textos que pode guardar e utilizar sempre que quiser…rapidamente!

Como criar uma peça rápida

Comece por criar um novo email e escrever o texto que quer guardar para utilizar mais tarde. Siga as instruções abaixo para salvar esse texto para reutilizar mais tarde como uma peça rápida.

Note que estes pedaços de texto estarão disponíveis em todos os itens do Outlook, ou seja, se aceder ao separador Inserir por exemplo num evento ou tarefa poderá também incluir este texto ou criar um novo texto.

14.1. criar peça rapida

Como usar o texto que guardou na forma de uma peça rápida

Vamos agora ver como usar os textos/peças rápidas que criou. Crie um novo email.

14.2.usar <a href=[…]

Postits na net para notas e notinhas

É daquelas pessoas que não pode viver sem postits? Então vai adorar a sugestão que lhe deixo hoje.

Descobri há pouco tempo várias extensões para os navegadores que permitem adicionar postits a páginas na net. Depois de adicionar o postit, sempre que abrir essa página essa nota vai aparecer.

Estas extensões podem ser úteis por exemplo:

  • Para colocar lembretes numa página como por exemplo algo para fazer quando voltar ao Gmail;
  • Adicionar notas ou ideias o que pode ser útil quando está por exemplo a fazer uma pesquisa e quer marcar que já leu aquela página.

A extensão que aconselho é para o Google Chrome e chama-se Note Anywhere. Se não usa o Chrome…bem, sugiro que use já que é o melhor navegador :).

Esta extensão ainda não permite sincronizar as notas em vários computadores/dispositivos mas parece que estão a considerar fazê-lo em breve. Nessa altura será perfeita!

Comece por instalar a extensão

Vá a este link e instale a extensão.

Verifique que o ícone do postit aparece no canto superior direito

Se aparecer é porque a extensão foi instalada.

Crie notas clicando no ícone do postit

[…]

Livre-se de conversas que não quer ter no Outlook

Já com certeza esteve envolvido em conversas por email que não lhe interessam. Por exemplo alguém envia um email para uma lista de amigos a convidar para algo e cada um responde para todos em vez de responder só para a pessoa que enviou o email original.

E os emails vão caindo e enchendo a sua caixa de chegada, deixando-a cheia de emails que nem vai abrir.

Pode livrar-se desta conversa pedindo ao Outlook para ignorar esta conversa colocando automaticamente no lixo estes emails sem correr o risco de no futuro outros emails dessas pessoas também vão parar ao lixo.

Para isso, depois de ter selecionado um desses emails clique em Ignorar.

OUTLOOK-ignorar-conversas

Esta é uma das dicas mais simples que dou no Curso Online OUTLOOK para profissionais ocupados que pode fazer ao seu ritmo, quando lhe for mais conveniente. Se quer usar o Outlook para aplicar boas práticas para planear, gerir prioridades e a lista de emails interminável que todos temos, visite a página do curso.

 

Ebook com 4 reflexões sobre produtividade e energia (2015)

No ebook que pode descarregar no link abaixo encontrará 4 artigos que foram publicados durante 2015 sobre produtividade e energia. Descarregue e leia quando for mais conveniente!

 

Agenda de bolso para organizar um Natal sem stress

Sabia que um dos acontecimentos mais stressantes para algumas pessoas é o Natal? Principalmente para quem está a organizar as festas, planear prendas e as refeições, podem ser dias muito cheios. Para o ajudar ofereço-lhe um pdf que pode imprimir e dobrar na forma de um pequeno livrinho para trazer na carteira e organizar as suas festas e compras. Esqueça os papelinhos, postits e lembretes … e esquecer-se de algo à última da hora. Às vezes soluções menos tecnológicas também resolvem os problemas :).

Aqui pode registar:

  • Prendas para tratar;
  • O menu de dia 24 de Dezembro (pode aproveitar e decidir que recipientes de servir vai usar);
  • O menu de dia 25 de Dezembro (pode aproveitar e decidir que recipientes de servir vai usar);
  • Listas de compras;
  • As coisas para fazer dia 23 (precisa de ir buscar alguma coisa, começar a preparar algum prato?);
  • As coisas para fazer dia 24 e as coisas para fazer na cozinha no dia 24 (se possível escreva-as pela ordem que as vai executar, isso pode ajudar;
  • As coisas para fazer dia 25 e as coisas para fazer na cozinha no dia 25 (se possível escreva-as pela ordem que as vai executar, isso pode ajudar);
  • Outras notas como outras tarefas, telefonemas a fazer, etc.

Vai precisar […]