Outlook: como guardar os seus emails, calendários, contactos e tarefas

Caso não tenha a sua informação do Outlook disponível online, provavelmente já pensou em como fazer backup do seu email, calendário, tarefas e contactos. Um aluno do curso Online “Outlook para profissionais ocupados” perguntou-me como podia salvar toda a informação do Outlook e neste artigo explico como exportar e importar o “seu Outlook”.

Passo 1: exportar a informação

Comece exportar um ficheiro que reúna toda a informação que tem no seu Outlook

Vá ao separador Ficheiro e escolha Opções.

Na opção Avançadas, escolha Exportar.

Deve agora indicar que quer exportar para um ficheiro, em particular do formato pst que será facilmente lido pelo Outlook.

Garanta que escolhe Ficheiro de Dados do Outlook para exportar emails, calendário, contactos e tarefas. Caso só queira exportar um destes ítens, indique-o.

Lembre-se de deixar seleccionado Incluir Subpastas para que por exemplo os emails que estão organizados por […]

Usa o Outlook e quer escrever mais rápido?

Com alguma frequência envia emails com texto semelhante (seja o conteúdo todo do email ou só uma parte)? Por exemplo mensagens em que tem que inserir uma morada, dados de faturação, instruções para alguém fazer algo, ou um email completo com indicação de informação pedida?

Se esta é a sua realidade, pode usar o Outlook para não estar sempre a escrever o mesmo texto e ganhar algum tempo reutilizando aquilo que no Outlook é chamado de peças rápidas, ou seja, textos que pode guardar e utilizar sempre que quiser…rapidamente!

Como criar uma peça rápida

Comece por criar um novo email e escrever o texto que quer guardar para utilizar mais tarde. Siga as instruções abaixo para salvar esse texto para reutilizar mais tarde como uma peça rápida.

Note que estes pedaços de texto estarão disponíveis em todos os itens do Outlook, ou seja, se aceder ao separador Inserir por exemplo num evento ou tarefa poderá também incluir este texto ou criar um novo texto.

14.1. criar peça rapida

Como usar o texto que guardou na forma de uma peça rápida

Vamos agora ver como usar os textos/peças rápidas que criou. Crie um novo email.

14.2.usar <a href=[…]

Livre-se de conversas que não quer ter no Outlook

Já com certeza esteve envolvido em conversas por email que não lhe interessam. Por exemplo alguém envia um email para uma lista de amigos a convidar para algo e cada um responde para todos em vez de responder só para a pessoa que enviou o email original.

E os emails vão caindo e enchendo a sua caixa de chegada, deixando-a cheia de emails que nem vai abrir.

Pode livrar-se desta conversa pedindo ao Outlook para ignorar esta conversa colocando automaticamente no lixo estes emails sem correr o risco de no futuro outros emails dessas pessoas também vão parar ao lixo.

Para isso, depois de ter selecionado um desses emails clique em Ignorar.

OUTLOOK-ignorar-conversas

Esta é uma das dicas mais simples que dou no Curso Online OUTLOOK para profissionais ocupados que pode fazer ao seu ritmo, quando lhe for mais conveniente. Se quer usar o Outlook para aplicar boas práticas para planear, gerir prioridades e a lista de emails interminável que todos temos, visite a página do curso.

 

Outlook: não encontra o email que precisa?

À medida que o tempo passa, o Outlook começa a agregar muita informação e por vezes precisa de encontrar algo como um email que recebeu ou enviou no passado. O Outlook oferece uma poderosa capacidade de pesquisa nos seus registos o que o pode ajudar a encontrar o que precisa sem ter muito trabalho por exemplo a organizar os emails.

Por vezes alguns dos meus clientes referem que o Outlook não retorna a informação que precisam e que sabem que existe. Por isso acabam ou por deixar todos os emails na caixa de entrada ou usar uma estrutura de pastas complexas.

O Outlook pode não estar a conseguir encontrar o que precisam por exemplo por não estarem a tirar partido do potencial de pesquisa do Outlook ou não estarem por exemplo a fazerem a pesquisa em todas as pastas.

barra-de-pesquisas outlook

Assim que clica (1) na barra de pesquisa ao pé da sua lista de emails, um novo separador chamado Procurar (2) aparece.

Este separador permite-lhe fazer pesquisas muito mais refinadas como por exemplo procurar pelo email de uma pessoa em particular, numa determinada altura, etc. Há medida que vai clicando em cada um dos […]

Cursos Online: Outlook para profissionais

Usa o Outlook profissionalmente? Se sim, talvez se identifique com esta história e o possa ajudar.

Eu comecei a usar o Outlook há cerca de 10 anos. No início tudo corria bem até que a complexidade do trabalho foi crescendo.

Houve dias em que achei que o meu trabalho era ver emails. Alguns não conseguia ler. Outros importantes ficavam perdidos sem resposta.

Resolvi ir procurar soluções. Li vários livros, descobri muita coisa, umas úteis, outras nem tanto, experimentei várias estratégias e comecei a dominar o Outlook…em vez de ser dominada por ele!

Isso trouxe-me uma maior produtividade e também uma maior serenidade: as coisas estavam controladas, tinha um sistema que me estava a ajudar a ser confiável, a não deixar pontas soltas.

Talvez conheça parte desta história, talvez o dia-a-dia agitado a lidar com tarefas e emails seja também a SUA HISTÓRIA.

Tenho conhecido muita gente que vive esta história todos os dias.

Por isso criei uma solução para quem vive esta história. Criei um curso online onde mostro como pode tirar partido do Outlook para realizar boas práticas de gestão de tempo e gestão de email … sem ter que fazer o percurso todo que eu fiz.

Vou mostrar as abordagens que fazem diferença. […]

Livre-se do lixo

Para quem recebe muitos emails de sites em que se inscreveu aconselho vivamente o serviço (gratuito) Unroll.me que o ajuda na tarefa de cancelar a inscrição nas listas e arrumar este tipo de emails combinando todas as suas subscrições num email diário.

Depois de criar uma conta, o Unroll.me vai analisar a sua caixa de entrada, vai listar as assinaturas que identificou e apresentá-las em forma de lista a partir da qual pode fazer três coisas:

1. Cancelar a assinatura;

2. Não fazer nada e continuar a receber os emails como até agora;

3. Adicionar essa assinatura no serviço Unroll.me que passará a agregar esses emails num só email diário. Assim, terá um só sítio onde estarão agregados os emails com promoções, alertas de redes sociais, etc. que tiver definido.

Quando subscreve o serviço, o Unroll.me será capaz de identificar todos os emails deste tipo que tem na sua caixa do correio. No entanto, com o tempo vão aparecendo mais emails e por isso, em cada email diário do Unroll.me que vai receber haverá a indicação se entretanto recebeu outros emails de listas. Nessa altura poderá ir adicionando essas assinaturas a este serviço.

 unrollme

Embora este […]

14 comportamentos que demonstram profissionalismo e respeito na comunicação por email

Todos nós projetamos uma imagem quando comunicamos e os outros formam uma opinião sobre nós, a nossa competência e profissionalismo com base nas coisas que dizemos e como dizemos. Quando comunicamos por email isso também acontece, com o agravamento de que como não temos a pessoa à nossa frente não conseguimos avaliar a impressão que estamos a causar e esclarecer algum mal entendido.

Vou partilhar algumas boas práticas da comunicação por email que demonstram profissionalismo e respeito. Como sabemos não é só o que diz mas também como diz, ou seja, como usa o email para comunicar.

1. Seja claro e sucinto: hoje em dia recebemos tantos emails que é sempre bem vindo um email ser fácil de ler, estar bem estruturado, de preferência por pontos e ter um assunto que claramente nos dê indicação do que é pretendido ainda antes de o abrirmos.

2. Antes de enviar um email corra o corretor ortográfico: erros ortográficos denotam pouca atenção e formação. É o equivalente a linguagem pouco cuidada e más conjugações na comunicação oral. É essa a imagem que pretende passar?

3. Use corretamente os campos Para, CC e BCC

No campo Para devem estar os contactos das pessoas que devem agir/responder ao seu […]

Mantenha-se em contacto e melhore a sua comunicação por email

Se o seu trabalho envolve comunicar com muita gente, aconselho vivamente a que ligue o seu programa de email às redes sociais, em particular ao LinkedIn.

Há aplicações que lhe permitem, dentro da sua aplicação de email:

  • Fazer o pedido de ligação à rede de LinkedIn da pessoa que lhe escreveu ou para quem está a escrever;
  • Ver a foto e perfil da pessoa dentro da sua aplicação de email o que ajuda bastante a lembrar-se dela caso já tenham falado pessoalmente;
  • Compilar o histórico de comunicação com essa pessoa.

Gmail: Rapportive

Basta instalar o rapportive e passará a ver na sua conta de email as fotos e ligações às redes sociais das pessoas com quem comunica (desde que estas usem nessas redes o endereço com o qual está a comunicar e tenham o seu perifil visível). Isto permite-lhe não só ver o contacto, a foto e uma lista das mensagens que trocou com essa pessoa.

Pode ver se a pessoa está na sua rede de contactos (CONNECTED) ou caso a pessoa não esteja pode fazer o pedido de ligação sem sair do email […]

Três ferramentas para fazer seguimento de emails

Há várias estratégias para garantir que tem resposta aos emails que envia ou que se lembra de fazer algo com a informação de um email na altura certa.

Imagine ser avisado no dia certo, se a pessoa não lhe tiver respondido. Ou fazer desaparecer o email da sua caixa de entrada para aparecer na altura certa em que tem a informação ou tempo para responder.

Hoje falo de três ferramentas que o podem ajudar a resolver este problema.

 

Boomerang para Gmail

Depois de instalar o Boomerang no Gmail, vai poder

1. Garantir que se lembra, no dia devido, de verificar se teve resposta aos emails importantes que enviou. O Boomerang, antes de o lembrar para voltar a contactar a pessoa fazendo aparecer esse email-lembrete na sua caixa de entrada,  vai verificar se a pessoa lhe respondeu o que lhe poupará tempo a pensar se teve ou não resposta com base nos lembretes gerados.

2. Adiar um email, ou seja, arquivá-lo e fazê-lo aparecer na sua caixa de entrada na altura certa. Imagine que recebeu um email ao qual só quer/pode responder mais logo ou noutro dia. Pode indicar quando exatamente pretende que esse email volte a aparecer […]

Software para gerir as suas tarefas

É muito importante mantermos o registo das coisas que queremos fazer. Porquê? Primeiro, para nos lembrar-mos delas e seremos confiáveis. Segundo para não gastarmos a nossa energia mental a lembrar-nos de coisas em vez de a usarmos para resolvermos problemas, sermos criativos e felizes.

Normalmente chamamos à lista de coisas para fazer “lista de tarefas” ou “To Do list”. Alguns dos participantes nas minhas formações pedem-me aconselhamento sobre qual é a melhor lista de tarefas. A resposta é …depende! Depende das necessidades de cada um. Não há uma perfeita e que se adeque a toda a gente. É importante identificar as suas necessidades e como pode adaptar as diferentes ferramentas a essas necessidades (se quiser ajuda, podemos trabalhar nisso juntos!). Neste artigo vou deixar algumas dicas e sugestões para percorrer esse caminho. Note que não encontra aqui um levantamento exaustivo do que existe mas uma seleção das que me pareceram mais adequadas. Se conhecer alguma de que goste, envie-me a referência! No entanto, mais importante do que a aplicação que usa, é o modo e a consistência com que a usa…mas isso é assunto para outro artigo.

Lista de tarefas em papel

Há pessoas que mantém uma lista de tarefas em […]