Evernote vs. Onenote

Já aconselhei  o uso da aplicação Evernote (artigo sobre isso aqui) a muitos dos meus clientes que precisam de gerir muita informação e notas no seu computador.

Para quem usa o Outlook como calendário e gestor de tarefas, sugiro também que experimentem o OneNote cujo propósito é semelhante ao Evernote mas com uma integração muito útil como Outlook.

 

 

Qualquer uma destas aplicações vai ajudá-lo  a manter-se organizado, a ter um único sítio onde regista as suas ideias, notas, salva páginas web e outros documentos. Pode aceder e registar notas em qualquer dispositivo (computador, tablet e telemóvel) e a informação estará atualizada em todos desde que tenha acesso à internet.

Neste artigo vou comparar o Evernote e o OneNote para que seja mais fácil decidir qual é a aplicação mais adequada às suas necessidades. Depois de avaliar qual destas soluções responde melhor às suas necessidades, escolha e use só uma.

Se tem o MS Office instalado no seu computador tem com certeza o OneNote já instalado. Pode também usar o OneNote se usar MAC ou noutro dispositivo o que que permite ter acesso às suas notas como no Evernote.

Como o podem ajudar?

Já lhe aconteceu querer […]

Socorro estou sem computador: quando fazer backup já não é suficiente

Já com certeza passou pela situação do seu computador avariar ou ser roubado e os dias que se seguiram serem de caos. Se teve a sorte de ter outro computador disponível, durante uns dias talvez tenha andado perdido sem os documentos que precisava, ou sem acesso a emails antigos, ou sem os programas que precisava para trabalhar. Neste artigo proponho e relembro algumas estratégias para que possa minimizar estes problemas.

Investir alguns minutos agora vai-lhe poupar horas no futuro! Apresento de seguida 5 estratégias para se preparar para quando o seu computador decidir deixar de colaborar.

1. Backup: use a nuvem

Fazer backups frequentes é básico só que muitas vezes não o fazemos até ser demasiado tarde. No entanto, hoje em dia já existem soluções que permitem que qualquer alteração que faça aos seus ficheiros seja também guardada num servidor.

Se a sua empresa não tem uma infraestrutura de rede onde os documentos são armazenados, tire partido de ferramentas que lhe guardam cada pequena alteração que faz aos documentos para que seja fácil acedê-los de qualquer lugar.

A solução mais simples é instalar no seu computador aplicações que, sem dar por isso, lhe fazem backup a cada minuto. A mais conhecida é a Dropbox. A Google […]

Como enviar emails personalizados ou criar documentos customizados automaticamente

Hoje vou falar de uma coisa que o pode ajudar a ganhar muito tempo. Isto pode mudar a sua vida 🙂 Trata-se de uma funcionalidade do MS Office chamada Mail Merge que permite produzir muitos documentos ou enviar emails pesonalizados automaticamente. Com os seguintes exemplos é mais fácil de perceber o potencial:

  • Imagine que está a organizar uma conferência e quer enviar a cada palestrante um email personalizado com o nome dessa pessoa e a hora a que vai falar. Depois de ter escrito a estrutura do conteúdo do email, compilado numa folha de Excel o nome, o email e o horário em que essa pessoa vai falar, o Mail Merge cria o email personalizado para cada pessoa e envia-o (em vez de estar a enviar cada email um a um e aumentar a probabilidade de se enganar).
  • Imagine que quer imprimir vários envelopes com destinatários diferentes e com o mesmo remetente. O Mail Merge cria e imprime esses envelopes.
  • Imagine que quer criar ou imprimir vários documentos como por exemplo certificados de participação ou convites em que o conteúdo é o mesmo e o nome das pessoas varia. O Mail Merge vai ajudar.

O que é que precisa para utilizar […]

Como desativar o alerta de novo email e aumentar o seu foco e concentração

Para quem usa computador na sua vida profissional uma boa prática, se quiser mais tempo e capacidade de se focar no que está fazer, é não estar a ver o e-mail a toda a hora. Se quiser passar ao nível seguinte, pode definir alturas do dia específicas para ver o email.

Ver o email não deve ser a primeira coisa que faz quando começa a trabalhar a menos que esteja à espera de alguma informação que precisa para a tarefa que tem em mãos. Experimente em vez disso, focar-se durante por exemplo uma hora nalguma coisa importante e que lhe traga valor.

No white paper Multitasking: vale a pena? falo sobre como trabalhar em modo multitasking, estar a fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo, pode ser pouco produtivo e contribuir para aumentar o stress. Ter o alerta no canto direito do computador (na forma de um envelope ou parte da mensagem aparecer) a avisar que há emails novos é uma tentação para irmos espreitar e ver o que é.

Muita gente não sabe que pode desligar esse alerta. Hoje vou explicar como!

Outlook 2007 (ou outra anterior)

  • No menu FERRAMENTAS, clique em OPÇÕES
  • Escolha CORREIO e remova as selecções […]

Ligação do MS Outlook ao LinkedIn

Esta funcionalidade do Outlook é muito útil para quem quer manter a sua rede de LinkedIn atualizada e aceder rapidamente à informação que trocou com alguém no Outlook.

As versões 2010 e 2013 do Outlook têm uma vista no email (Outlook social conector) que permite rapidamente aceder às informações trocadas com essa pessoa em particular os emails, anexos e compromissos. É possível descarregar esta função para o Outlook 2003 e 2007.

Além disso, esta funcionalidade tem uma ligação automática às redes sociais particularmente útil para os profissionais que usam o LinkedIn. Se o endereço de email da outra pessoa for usado na sua conta de LinkedIn é possível ver a foto e fazer o pedido de ligação sem sair do Outlook (caso ainda não estejam ligados nesta rede). É possível também configurar outras redes sociais como o facebook. Se está interessado nas atualizações que essa pessoa fez recentemente nessas redes, desde que a pessoa tenha essas atualizações partilhadas, poderá também vê-las no Outlook.

Esta vista (painel de pessoas) pode estar escondida. Procure nos botões painel de pessoas ou people pane, consoante tenha a versão em Português ou Inglês. Pode depois optar por esconder ou mostrar esta vista consoante a sua […]

Controle o email antes que ele o controle a si (artigo 4)

Processar mais rápido

Para diminuir o tempo que demora a processar o email, assuma uma atitude implacável. O objetivo é demorar pouco tempo a ler e a responder. Pode consegui-lo partindo dos seguintes princípios:

  • Os emails da sua inbox são aqueles importantes que precisa de ler (porque já desistiu de listas e usa filtros como expliquei noutro artigo para arrumar automaticamente aqueles emails que não tem que ler já).
  • Quando lê um email tente logo tomar uma decisão do que vai fazer com ele.
    • Se um email pode ser respondido rapidamente, faça-o assim que o lê.
    • Seja implacável a apagar emails ou a arrumá-los nas pastas devidas.
    • Quando adia o que tem que fazer com esse email, arrume-o marcando a decisão que tomou como explico abaixo.
    • Reduza o número de vezes que vê email por dia. Gasta mais tempo a estar sempre a ver o email cada vez que tem um email novo do que se processasse vários emails de uma vez, em períodos específicos do dia. Esta estratégia também contribui para se concentrar no que tem para fazer [leia este whitepaper se quer saber as desvantagens do multitasking]. Agende períodos do seu […]

Controle o email antes que ele o controle a si (artigo 3)

Automatizar

Cada vez mais o software tem funcionalidades que o ajudam a tornar mais fácil o processamento de emails. Tenho vindo a falar sobre a gestão de email noutros artigos [Controle o email antes que ele o controle a si e Arrumar os emails] e hoje relembro algumas funcionalidades muito úteis para quem quer perder menos tempo com o email: regras e filtros e como reutilizar emails que já escreveu.

Regras e filtros

Qualquer aplicação de email pode arrumar os emails por si e tirar os que não são importantes da sua vista. Use para isso regras e filtros que arrumam os emails numa determinada pasta quando verificam uma determinada regra. Por exemplo, quando um email é enviado para uma lista, ou tem um determinado título, ou quando é enviado por alguém ou o seu endereço está em cc, o software pode automaticamente arrumar esse email numa pasta sem passar pela caixa de entrada.

Quais são os emails que recebe que não tem que ler já e que gostaria que lhe saíssem da lista de emails a processar? Quais as regras que pode definir?

Se usar o Outlook basta ir a Ferramentas e escolher Regras e alertas e depois seguir os passos. […]