8 dicas para melhorar a sua pesquisa no Google

Tenho alguma dificuldade em lembrar-me como fazia quando precisava de informação antes de haver internet em particular o Google. Recorria a livros com certeza mas era suficiente?

Hoje em dia sempre que quero saber mais sobre alguma coisa vou ao Google, como todos nós. Repito com frequência a frase “o Google é meu amigo”. 🙂

Embora pesquisar no Google seja uma atividade aparentemente simples nem toda a gente consegue encontrar o que precisa ou limitam-se a resultados superficiais porque não domina a “arte” da pesquisa que passa (1) não só por saber tirar partido das funcionalidades do Google mas também (2) saber escolher as palavras certas para fazer a pesquisa. A qualidade das respostas depende sempre da qualidade das perguntas.

Hoje quero partilhar 8 funcionalidades do Google que nos ajudam no dia-a-dia. Talvez algumas já conheça e outras não. Para aprofundar aconselho esta página.

1. O Google é uma máquina de calcular

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2. O Google converte valores em unidades diferentes

Se estiver a usar unidades em inglês, em vez da palavra “em” use “to” como “3.5 cm to inches”.

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3. O Google converte o valor de uma […]

Vive a fazer chamadas no telemóvel? Duas Apps grátis para simplificar a sua vida e ser profissional

Se já me acompanha há algum tempo já percebeu que adoro apps e ferramentas informáticas que facilitem a nossa vida. Recentemente descobri a app Callist muito útil para quem precisa de fazer muitas chamadas no telemóvel. Vou mostrar-lhe para que serve e outra também muito útil de que já falei no passado.

Ambas são grátis e para androide.

App Callist para se lembrar de realizar as chamadas que precisa de fazer

Cenário 1: alguém lhe liga, não ouve a chamada e não dá pela notificação. Os dias passam e não retornou uma chamada que era importante. A Callist cria um popup visível da chamada para que dê por ela e se lembre de ligar de volta.

Cenário 2: alguém lhe liga, não ouve a chamada ou não pode atender. Quer voltar a ligar mais tarde mas entretanto surgem outras coisas e esquece-se. Aquela chamada está perdida no meio de várias chamadas com números que não conhece. O popup visível que a Callist cria permite-lhe criar um lembrete para ligar mais tarde para esse número. Pode também configurar a app para que um lembrete automático seja criado para todas as chamadas que não atende.

Cenário 3: liga a alguém que não atende e quer lembrar-se […]

Ferramentas de gestão e organização para empreendedores e freelancers

Hoje partilho consigo um pdf com a lista das ferramentas de gestão e organização que uso na minha atividade. Será com certeza útil para empreendedores e freelancers. Para receber o pdf no seu email preencha os dados abaixo.

Quando se tem um pequeno negócio, e muitas vezes uma equipa pequena, é essencial fazermos tudo ao nosso alcance para poupar tempo e focarmo-nos na criação de valor. Tirar partido da tecnologia é uma estratégia para simplificarmos algumas atividades e não perdemos o foco.

Hoje partilho algumas das ferramentas que uso todos os dias e que me ajudam a planear, gerir informação e o que tenho para fazer e comunicar com os meus clientes.

No início optava por soluções grátis mas fui percebendo que tempo é dinheiro e que muitas aplicações pagas resolvem mesmo bem os meus problemas e que valem o investimento.

Um dos requisitos fundamentais para mim é que estas soluções funcionem online: a informação deve ficar disponível de modo a que, não só possa aceder a ela através de vários dispositivos, como também não me preocupe com o risco de perder informação se o computador avariar.

Experimentei outras, e com […]

Facilite o planeamento individual ou de pequenos projetos/equipas

Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

  • Objetivos semanais ou mensais.
  • Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
  • Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e […]

Duas estratégias para gerir expetativas

Há pequenas coisas que podemos fazer num determinado momento que, gerindo a pressa e ansiedade das pessoas que nos contactam, nos vão poupar tempo, interrupções e clarificações no futuro.

Gestão de expetativas no email

Há uma coisa muito simples que tenho observado que, se algumas pessoas com quem comunico fizessem, evitariam mais emails (meus) e telefonemas (meus)…e provavelmente de outras pessoas.

Já lhe aconteceu receber um email com uma pergunta e não poder responder logo porque não tem informação, não tomou uma decisão, precisa de feedback de alguém, precisa de fazer algo, etc.?

Por vezes sabemos que precisamos de responder a esse email e até quando o vamos fazer mas a pessoa que o enviou não adivinha se o lemos, se estamos a fazer algo e precisa de resposta. Como não tem resposta, vai voltar a enviar o email, vai telefonar, vai fazer o que está ao seu alcance para garantir que tem a resposta que precisa…e isso vai-nos fazer perder mais tempo.

Provavelmente essa pessoa deixaria de tentar obter resposta se soubesse que não está esquecido. Por isso, às vezes basta responder rapidamente ao email a dizer “respondo até ao fim da semana”, “deixe-me pensar sobre isto melhor”, “assim que tiver a informação […]

Para arrumar e encontrar os emails no Gmail

Algumas pessoas perguntam-me como arrumar os emails e andam a lutar com isto há algum tempo porque cada vez têm mais emails.

O Gmail em particular tem um conceito que gosto bastante: os emails podem ser “arrumados” usando os marcadores em vez de pastas. A diferença mais significativa é que quando arruma um email numa pasta é aí que ele fica, é quase como a arrumação de papeis fisicamente. É fisicamente impossível estar em dois lugares ao mesmo tempo. No Gmail, um email pode ter mais do que um marcador, ou seja, “estar” em dois sítios ao mesmo tempo, alargando a classificação e arrumação para outra dimensão.

Mas não é sobre isso que quero falar. O objetivo de arrumar os emails é poder encontrá-los mais facilmente. Se não precisasse de o fazer, não os arrumava certo? Vá, há algumas pessoas que os querem arrumar porque ficam “nervosas” de estar ali tudo ao monte…mas em geral, o objetivo de os arrumar é poder encontrar a informação no futuro.

E esta ideia é muito importante. Nós não arrumamos, arquivamos, pelo prazer de o fazer mas sempre com um objetivo: encontrar mais facilmente no futuro.

Ora hoje em dia, a tecnologia permite-nos cada vez mais facilmente […]

16 das minhas Apps de Android favoritas

Hoje partilho 16 das minhas apps favoridas para Android.

Comunicação

  • Autoresponder: a minha funcionalidade favorita desta app é enviar sms automáticos quando me ligam e não posso atender. Tenho uma mensagem pré-definida e quando quero, ativo o modo “não posso atender”, o telemóvel fica sem som e quem liga recebe a sms que pré-defini. Também permite definir períodos para a resposta automática (por exemplo, todos os dias das 10:00 às 13:00. Depois de instalar explore os widgets para, além do atalho para a app, poder adicionar um atalho/botão on-off na sua página principal o que torna muito simples a ativação do modo “não posso atender” e permite visualizar se este está ou não ativo.

Registo de informação

  • Jouney: app que funciona como um diário. Permite adicionar texto, imagens e fotos. A informação fica organizada cronologicamente. Pode também adicionar tags/etiquetas para encontrar mais facilmente o que procura.
  • Evernote: uso o Evernote no computador para guardar informação da internet, reunir notas e planear pequenos projetos. A app online permite-me aceder a essa informação no telemóvel e registar informação no telemóvel.
  • EZhabit: esta app permite registar e avaliar o progresso da criação de um hábito. Escrevi recentemente um artigo sobre os benefícios de […]

Gestão de projeto/planeamento no calendário Google

 

Se usa o calendário da Google e no seu trabalho precisa de gerir recursos (por exemplo a disponibilidade de uma equipa) ou planear projetos simples, a ferramenta Ganttplanner pode ser-lhe muito útil.

Trata-se de uma aplicação online que lhe permite construir diagramas de Gantt e vê-los no seu calendário Google e até partilhá-los com outras pessoas. Também lhe permite ver os seus calendários na forma de um diagrama de Gantt. Estes diagramas dão uma melhor perspetiva das atividades e facilitam o planeamento.

gantt-planner-google-calendar

Pode ser útil por exemplo, nos seguintes cenários:

Gerir projetos e atividades, podendo inserir não só as tarefas como também as milestones e vê-las refletidas no seu calendário Google para que no dia-a-dia tenha consciência do que se está a passar e o que deve fazer.

No Ganttplanner pode criar vários projetos. Cada um deles corresponderá a um calendário na Google. Pode também escolher partilhar cada um dos projetos individualmente com outras pessoas.

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Definir objetivos semanais ou mensais e vê-los refletidos no seu calendário Google. A visão no Gantt dá uma perspetiva de médio/longo prazo do que pretende alcançar e promove a avaliação se esses […]

Precisa de uma ajudinha para resistir a tentações online?

Um dos maiores obstáculos que muitos dos meus clientes enfrentam quando se querem concentrar no trabalho são eles mesmos e aquela vontade de ir só ali, à net, às notícias, às redes sociais, ao email…são só 5 minutos…só que nunca são 5 minutos. 🙂

Não estou a dizer que não o deve fazer só que, se esse comportamento acontece muitas vezes por dia, provavelmente está a ser pouco produtivo e a perder tempo que poderia usar para outras coisas.

Muitos tomam a decisão de, por exemplo, não irem a estes “sítios” durante um período do dia, só que é cansativo resistir à tentação e por vezes não conseguem.

Por isso existem várias aplicações disponíveis para nos darem uma ajudinha. Estas aplicações, que podem ser usadas no computador ou no tablet/telemóvel, permitem, por exemplo, limitar o tempo que passa em determinados sites e/ou bloquear o acesso aos mesmos durante o dia ou dentro de um certo horário. Para os dispositivos móveis pode dar indicação que não quer ser incomodado pelas notificações.

Confesso que não fiz uma pesquisa exaustiva, mas deixo-lhe aqui algumas sugestões. Se recomendar outras, envie-me uma mensagem.

Extensões para o Chrome

Block site: Permite bloquear sites específicos e definir vários […]

Outlook: como guardar os seus emails, calendários, contactos e tarefas

Caso não tenha a sua informação do Outlook disponível online, provavelmente já pensou em como fazer backup do seu email, calendário, tarefas e contactos. Um aluno do curso Online “Outlook para profissionais ocupados” perguntou-me como podia salvar toda a informação do Outlook e neste artigo explico como exportar e importar o “seu Outlook”.

Passo 1: exportar a informação

Comece exportar um ficheiro que reúna toda a informação que tem no seu Outlook

Vá ao separador Ficheiro e escolha Opções.

Na opção Avançadas, escolha Exportar.

Deve agora indicar que quer exportar para um ficheiro, em particular do formato pst que será facilmente lido pelo Outlook.

Garanta que escolhe Ficheiro de Dados do Outlook para exportar emails, calendário, contactos e tarefas. Caso só queira exportar um destes ítens, indique-o.

Lembre-se de deixar seleccionado Incluir Subpastas para que por exemplo os emails que estão organizados por […]