Corrija os erros ortográficos em TODOS os slides do Powerpoint

Com certeza que já viu apresentações de Powerpoint com erros ortográficos que podiam ter sido evitados se o corretor ortográfico tivesse sido usado.

Por vezes quem fez a apresentação até pensa que todo o texto está a ser corrigido mas isso não acontece. O Powerpoint pode ignorar algumas caixas de texto ou fazer a correção noutra língua (acontece com frequência a quem produz apresentações em inglês e português e quando tentam mudar precisam de o fazer slide a slide).

Neste artigo vou mostrar-lhe como ter a certeza de que todo o texto da sua apresentação (todas as caixas de texto) foram analisadas pelo corretor ortográfico e todas as palavras mal escritas estão assinaladas.

Esta estratégia é uma estratégia avançada do uso do Powerpoint que implica programar um pequeno programa chamado Macro. Vou explicar-lhe passo a passo por isso todos, até aqueles que não têm conhecimentos de programação, a vão conseguir implementar.

Vou usar a versão Powerpoint 2010 para demonstração mas os passos serão mais ou menos semelhantes para outras versões.

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Livre-se do lixo

Para quem recebe muitos emails de sites em que se inscreveu aconselho vivamente o serviço (gratuito) Unroll.me que o ajuda na tarefa de cancelar a inscrição nas listas e arrumar este tipo de emails combinando todas as suas subscrições num email diário.

Depois de criar uma conta, o Unroll.me vai analisar a sua caixa de entrada, vai listar as assinaturas que identificou e apresentá-las em forma de lista a partir da qual pode fazer três coisas:

1. Cancelar a assinatura;

2. Não fazer nada e continuar a receber os emails como até agora;

3. Adicionar essa assinatura no serviço Unroll.me que passará a agregar esses emails num só email diário. Assim, terá um só sítio onde estarão agregados os emails com promoções, alertas de redes sociais, etc. que tiver definido.

Quando subscreve o serviço, o Unroll.me será capaz de identificar todos os emails deste tipo que tem na sua caixa do correio. No entanto, com o tempo vão aparecendo mais emails e por isso, em cada email diário do Unroll.me que vai receber haverá a indicação se entretanto recebeu outros emails de listas. Nessa altura poderá ir adicionando essas assinaturas a este serviço.

 unrollme

Embora este […]

Para que as suas apresentações funcionem em qualquer lugar

Se trabalha com apresentações de powerpoint, já talvez lhe tenha acontecido necessitar de passar a apresentação num computador que não é o seu e perder a ligação a filmes ou áudios. Talvez isto já lhe tenha acontecido num momento de pressão em que sabe que dentro de minutos terá que fazer uma apresentação e não consegue ligar o seu computador ao projetor ou lhe estão a pedir que use o computador da sala.

Descobri que o powerpoint tem a possibilidade de salvar a apresentação numa pasta e aí incluir todos os itens embebidos na apresentação para que funcione em qualquer lugar. Especialmente útil se as suas apresentações estão ligadas a vários itens dispersos no seu computador.

Note  que não está a salvar uma exibição de powerpoint (ppsx, em que não pode editar).

Esta funcionalidade já existe desde a versão do office 2003, embora neste artigo dê as indicações para quem usa office 2010. As instruções para outras versões serão semelhantes.

Passo a passo

Esta funcionalidade chama-se salvar para um CD e talvez por isso não lhe tenha dado valor até hoje. O que se passa é que quando escolhe esta opção, também lhe permite salvar numa […]

Mantenha-se em contacto e melhore a sua comunicação por email

Se o seu trabalho envolve comunicar com muita gente, aconselho vivamente a que ligue o seu programa de email às redes sociais, em particular ao LinkedIn.

Há aplicações que lhe permitem, dentro da sua aplicação de email:

  • Fazer o pedido de ligação à rede de LinkedIn da pessoa que lhe escreveu ou para quem está a escrever;
  • Ver a foto e perfil da pessoa dentro da sua aplicação de email o que ajuda bastante a lembrar-se dela caso já tenham falado pessoalmente;
  • Compilar o histórico de comunicação com essa pessoa.

Gmail: Rapportive

Basta instalar o rapportive e passará a ver na sua conta de email as fotos e ligações às redes sociais das pessoas com quem comunica (desde que estas usem nessas redes o endereço com o qual está a comunicar e tenham o seu perifil visível). Isto permite-lhe não só ver o contacto, a foto e uma lista das mensagens que trocou com essa pessoa.

Pode ver se a pessoa está na sua rede de contactos (CONNECTED) ou caso a pessoa não esteja pode fazer o pedido de ligação sem sair do email […]

Três ferramentas para fazer seguimento de emails

Há várias estratégias para garantir que tem resposta aos emails que envia ou que se lembra de fazer algo com a informação de um email na altura certa.

Imagine ser avisado no dia certo, se a pessoa não lhe tiver respondido. Ou fazer desaparecer o email da sua caixa de entrada para aparecer na altura certa em que tem a informação ou tempo para responder.

Hoje falo de três ferramentas que o podem ajudar a resolver este problema.

 

Boomerang para Gmail

Depois de instalar o Boomerang no Gmail, vai poder

1. Garantir que se lembra, no dia devido, de verificar se teve resposta aos emails importantes que enviou. O Boomerang, antes de o lembrar para voltar a contactar a pessoa fazendo aparecer esse email-lembrete na sua caixa de entrada,  vai verificar se a pessoa lhe respondeu o que lhe poupará tempo a pensar se teve ou não resposta com base nos lembretes gerados.

2. Adiar um email, ou seja, arquivá-lo e fazê-lo aparecer na sua caixa de entrada na altura certa. Imagine que recebeu um email ao qual só quer/pode responder mais logo ou noutro dia. Pode indicar quando exatamente pretende que esse email volte a aparecer […]

Como desligar notificações do Facebook e LinkedIn

Já partilhei noutros artigos o impacto de sermos interrompidos nas nossas capacidades cognitivas, qualidade das relações e o impacto que isso tem no nosso tempo. As notificações no telemóvel e email do Facebook e LinkedIn são fontes de distração e podem aumentar em muito o número de emails que recebe.

Uma alternativa é criar uma regra no email que lhe tire da vista estas notificações. Outra é configurar estas redes para que não lhe mandem notificações ou que lhe enviem só as que deseja. Esta última solução é a mais inteligente e permite-lhe escolher quando e como acede a essa informação em vez de ser bombardeado com isso a toda a hora.

Neste artigo vou mostrar-lhe como o fazer.

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Duas dicas para quem quer poupar tempo e dinheiro

A internet pode ser um sorvedouro de tempo mas também nos oferece possibilidades de pouparmos tempo (e dinheiro). Hoje deixo duas sugestões de serviços que pode utilizar nesse sentido.

Homebanking: poupa tempo (e tempo é dinheiro)

Ultimamente tenho observado que muita gente ainda se dirige a uma caixa multibanco para fazer uma transferência ou pagamento de serviços e compras. Há anos que uso homebanking e já nem imagino o que seria se cada vez que precisasse de tratar de alguma coisa tivesse que me deslocar ao banco. O próximo passo é mesmo poder levantar dinheiro sem ir ao banco. 😉

Julgo que quase todos os bancos têm esta opção. Os processos de validação das operações são complexos (além de códigos pode ter uma matriz de números que lhe permitem estar sempre a validar que é quem diz ser) o que reduz o risco de fraude (mais facilmente é assaltado quando está ao pé de uma caixa multibanco).

O processo de pedir o acesso pode demorar algum tempo (tem que pedir acesso, esperar por códigos, etc.) mas na minha opinião vai poupar-lhe muito tempo no futuro.

Compras de supermercado online: poupa tempo e dinheiro

Esta é uma opção ainda vista por muitos como impensável mas quem […]

Como deixar de atender o telemóvel a toda a hora de um modo profissional e sem perder oportunidades

Há pessoas cujo telefone toca com muita frequência e o seu trabalho depende de ser capaz de dar resposta a esses contactos.

No entanto, se está sempre disponível e a atender telefonemas corre o risco de não fazer o seu trabalho (veja o whitepaper multitasking: vale a pena?). Não estou a sugerir que deixe de atender o telefone mas que reserve algum tempo do seu dia para se focar em tarefas importantes e volte a ligar quando puder.

Quando sugiro isto aos meus clientes, alguns (e cada vez menos) dizem “é impossível”! Claro que é…se acreditar que é impossível.

Atende o telefone a todas as horas? Até quando está numa reunião? Até quando vai à casa de banho?

Claro que não, por isso já o sabe fazer. O que lhe proponho é que o faça com um grau de profissionalismo acima da média garantindo que não perde contactos importantes e não se sente mal em não responder logo.

Para isso sugiro que:

  • Tire partido da tecnologia e quando não pode atender envie uma sms automaticamente a informar que ligará mais tarde. Isto dará um grau de conforto a quem lhe liga que parará de insistir.
  • Quando puder, ligue de volta. Sempre. Sempre. Sempre! Provavelmente até o poderá […]

Software para gerir as suas tarefas

É muito importante mantermos o registo das coisas que queremos fazer. Porquê? Primeiro, para nos lembrar-mos delas e seremos confiáveis. Segundo para não gastarmos a nossa energia mental a lembrar-nos de coisas em vez de a usarmos para resolvermos problemas, sermos criativos e felizes.

Normalmente chamamos à lista de coisas para fazer “lista de tarefas” ou “To Do list”. Alguns dos participantes nas minhas formações pedem-me aconselhamento sobre qual é a melhor lista de tarefas. A resposta é …depende! Depende das necessidades de cada um. Não há uma perfeita e que se adeque a toda a gente. É importante identificar as suas necessidades e como pode adaptar as diferentes ferramentas a essas necessidades (se quiser ajuda, podemos trabalhar nisso juntos!). Neste artigo vou deixar algumas dicas e sugestões para percorrer esse caminho. Note que não encontra aqui um levantamento exaustivo do que existe mas uma seleção das que me pareceram mais adequadas. Se conhecer alguma de que goste, envie-me a referência! No entanto, mais importante do que a aplicação que usa, é o modo e a consistência com que a usa…mas isso é assunto para outro artigo.

Lista de tarefas em papel

Há pessoas que mantém uma lista de tarefas em […]

Duas dicas: eficiência na ponta dos dedos

Já partilhei noutro artigo uma aplicação para o ajudar a escrever mais depressa textos que reutiliza com frequência. Hoje deixo outras duas dicas no mesmo sentido: tornar-se mais eficiente a usar o computador através da criação de atalhos de teclado em ambiente Windows.

Dica 1: atalho para ficheiros, programas e pastas

Tem algum programa no computador ou um ficheiro que abre muitas vezes durante o dia? Há pessoas que têm muito do seu trabalho por exemplo planificado numa folha Excel que abrem vezes sem conta. A maior parte coloca esse ficheiro no ambiente de trabalho ou mantém-no sempre aberto para ser mais rápido aceder a ele.

Hoje partilho uma estratégia desconhecida por muita gente e que o pode ajudar a ser mais eficiente. É sabido que o uso de atalhos de teclado (combinação de teclas que despoletam ações específicas) nos torna mais rápidos mas nem todos sabem como criar atalhos de teclado para abrir os ficheiros ou os programas que utilizam com mais frequência. Imagine por exemplo que ao clicar numa combinação de teclas esse ficheiro, esse programa ou essa pasta se abre.

Aconselho no entanto a que não se entusiasme a criar muitos atalhos já que a probabilidade de se esquecer […]