Muita gente se queixa do tempo que passa em reuniões e que muitas vezes não são produtivas. Há até quem diga no fim da reunião “vamos lá trabalhar”. O ser humano dissipa cerca de 70W por isso, se junta muita gente, acaba por aquecer a sala…mas provavelmente não é esse o resultado mais importante. 🙂

Uma reunião custa dinheiro (contabilize o custo médio/hora de cada participante e multiplique-o pela duração da reunião). O valor gerado pela reunião vale a pena o investimento de tempo/dinheiro? Deixo hoje algumas boas práticas para tornar as reuniões mais produtivas. No limite, se a reunião não lhe traz valor ou pode obter o mesmo resultado de outro modo, não faça a reunião. Se a organização da reunião não depende de si, pode sempre passar este artigo a quem a organiza ou oferecer-se para o fazer. Partilho também alguns cartoons do Scott Adams que  descrevem muito sagazmente o que se passa em muitas empresas. Clique nas imagens para ver melhor.

Antes da reunião: a preparação

 Preparar a reunião é um passo essencial para que esta seja produtiva e o passo fundamental aqui é decidir qual é o propósito, qual é o resultado que pretende dessa reunião.

Resultado: Qual é o resultado pretendido? Para uma reunião ser produtiva comece por identificar claramente qual é o resultado, o propósito da reunião. Que problema quer resolver?

Crie previamente a agenda da reunião e disponibilize-a aos participantes indicando:

• Tópicos a discutir;
• O tempo para cada tópico;
• Sequência e prioridade dos tópicos;
• Duração da reunião;
• Localização e horário.

Tem mesmo, mesmo a certeza que precisa de uma reunião? Conseguirá o mesmo resultado por email, telefonando a alguém, comunicando essa informação de outra forma? Existem outros meios mais eficientes para atingir o resultado que pretende?

Pessoas relevantes: Quem são as pessoas que devem participar? Pode fazer sentido dividir uma reunião em várias só com as pessoas relevantes para o tema para que os outros não estejam a perder tempo. Se pretende que algumas pessoas tenham conhecimento do que está a ser falado (e isso é mesmo importante?) pode informá-las enviando a ata ou um resumo.

Qual é o papel de cada um na reunião? Informe-os da sua expetativa. Devem preparar alguma coisa? Podem por exemplo liderar a discussão de um dos tópicos? Se os participantes souberem antecipadamente os assuntos a falar podem-se preparar por exemplo lendo algum documento, pensando em soluções, fazendo um resumo do seu progresso, etc.

Durante a reunião

A reunião deve gerar conclusões e ações a serem realizadas. Estas devem ser registadas, bem como os responsáveis por as executar e prazos de modo a poder-se fazer o seguimento no futuro. Uma boa prática é cada um resumir o que vai fazer para garantir que todos perceberam e estão alinhados.

Para poupar tempo, deve ir logo fazendo a ata/registo da reunião durante a reunião. Será que é necessária uma ata muito formal em todas as ocasiões? Ou o propósito da ata é manter a informação registada e principalmente poder servir de base para fazer o seguimento das ações?

Ferramentas

Uma boa estratégia é, em vez de fazer uma ata formal, tirar partido de ferramentas de colaboração (como por exemplo o Kanbanflow) e registar as ações e a discussão nestas ferramentas. Se toda a equipa usar estas ferramentas, tem as seguintes vantagens:

• O conteúdo do que foi discutido está disponível para todos. Se quiser mesmo, pode filtrar e imprimir os tópicos, criar um pdf e colocar na pasta do costume.
• É mais fácil saber o que cada um tem para fazer já que a ferramenta é usada para definir ações.
• Facilita a gestão de ações e acompanhamento do estado já que estas ferramentas permitem atualizar o estado das tarefas e comentá-las, ou seja, não precisa muitas vezes de fazer reuniões para ficar a par do estado e progresso.

Num próximo artigo vou explicar em detalhe como usar estas ferramentas como apoio numa reunião e para gestão de equipas.

Foco na solução

Durante a reunião o moderador deve ser intransigente em trazer a atenção dos participantes para os assuntos a serem tratados sempre que estes se dispersem. Uma das razões pelas quais as reuniões demoram tanto tempo é que muitas vezes as pessoas falam de coisas que não são relevantes, não se focam em encontrar soluções ou monopolizam as conversas.

Comece a horas

Mais grave do que o dinheiro desperdiçado a discutir coisas não importantes, é o tempo/dinheiro que se perde à espera dos atrasados. Seja implacável a começar a horas. Feche a porta e comece a reunião. Há empresas que têm um mealheiro e quem chegar atrasado paga!

Acabe a horas

Para acabar a horas é necessário começar a horas e focar-se na agenda sem dispersar. É importante para isso que tenha uma ideia do tempo que disponibilizará para cada tópico.

Curiosidades: Há quem faça reuniões antes do almoço para que as pessoas se foquem em terminar para ir almoçar. Há quem faça reuniões em pé. Há equipas que antes da reunião bebem muita água…

Melhoria contínua das reuniões

Se todos reclamam da pouca utilidade das reuniões, envolva-os na procura de soluções respondendo às seguintes perguntas:

1. Qual o propósito desta reunião (especialmente se são reuniões recorrentes, que já acontecem sempre no mesmo dia porque sempre se fez assim)? Como nos traz valor?
2. O que nos impede de cumprir esse propósito?
3. Como podemos ultrapassar esse obstáculo? Podemos atingir esse propósito de outra maneira?