Hoje vou falar de uma coisa que o pode ajudar a ganhar muito tempo. Isto pode mudar a sua vida 🙂 Trata-se de uma funcionalidade do MS Office chamada Mail Merge que permite produzir muitos documentos ou enviar emails pesonalizados automaticamente. Com os seguintes exemplos é mais fácil de perceber o potencial:

• Imagine que está a organizar uma conferência e quer enviar a cada palestrante um email personalizado com o nome dessa pessoa e a hora a que vai falar. Depois de ter escrito a estrutura do conteúdo do email, compilado numa folha de Excel o nome, o email e o horário em que essa pessoa vai falar, o Mail Merge cria o email personalizado para cada pessoa e envia-o (em vez de estar a enviar cada email um a um e aumentar a probabilidade de se enganar).
• Imagine que quer imprimir vários envelopes com destinatários diferentes e com o mesmo remetente. O Mail Merge cria e imprime esses envelopes.
• Imagine que quer criar ou imprimir vários documentos como por exemplo certificados de participação ou convites em que o conteúdo é o mesmo e o nome das pessoas varia. O Mail Merge vai ajudar.

O que é que precisa para utilizar o Mail Merge?

Não precisa de instalar nada já que isto é uma funcionalidade do MS Office que integra o MS Word, MS Excel e MS Outlook (na situação de querer enviar emails). Para cada situação vai precisar de:

• uma folha de MS Excel com a lista da informação personalizada que quer utilizar (usando a situação da organização da conferência, esse MS Excel teria uma coluna com nome do palestrante, outra coluna com o endereço de email, outra coluna com o horário em que o palestrante vai falar). É importante que a primeira linha tenha o título de cada coluna (neste caso nome, email, horário) para depois poder referir essa informação.
• um documento MS Word onde escreve o documento ou o conteúdo do email.

No vídeo seguinte explico, passo por passo, como utilizar esta funcionalidade. Estou a usar o Office 2013 mas a utilização é semelhante noutras versões.