Ter uma agenda não é suficiente para fazer um bom uso do tempo mas não ter é o primeiro passo para que não tenha os resultados que pretende.

Há pessoas que preferem usar uma agenda em papel e que me têm pedido sugestões de qual a melhor agenda. Resposta rápida: não existe uma solução perfeita, depende muito das suas necessidades. Por isso, neste artigo vou ajudá-lo a identificar essas necessidades e sugerir-lhe algumas opções.

Quais são as suas necessidades?

Antes de comprar a agenda, pense um pouco sobre as suas necessidades. Faça-o todos os anos já que as suas necessidades podem mudar. Com base nisso, escolha o tamanho e formato da agenda.

Quantidade de informação:

• Tem muitos ou poucos compromissos a registar? Associado a cada um precisa de registar informação como moradas e números de telefone?
• Usa a agenda para planear as suas atividades (dica: se não usa, pense nisso reservando tempo para realizar as tarefas que não são compromissos/reuniões).
• Precisa de registar informação associada a uma data como um lembrete de que precisa de ligar a alguém ou uma tarefa específica?

Visão geral

Qual é a unidade de tempo mais relevante no seu planeamento? Ou seja, é importante para si ter a visão geral da sua semana ou mais importante ver o detalhe de cada dia?

Espaço

Onde vai transportar a sua agenda? Não faz sentido escolher uma agenda grande que depois não cabe na sua mala/pasta e acaba por não andar consigo. A agenda deve estar sempre consigo.

Decisão 1: vista semanal ou diária

Comece por pensar se prefere ter uma agenda que lhe permita ter a vista da semana quando aberta ou cada página ser um dia. Isto obviamente depende da quantidade de informação que necessita de registar.

A vista semanal é ideal para ter uma visão global da sua semana, mas oferece menos espaço para registar detalhes (os adoradores dos postis resolvem este problema com postits), fazer planeamento e apontar tarefas (pode resolver este problema tendo uma folha solta dentro da agenda nessa semana). Por outro lado, a agenda semanal é mais prática do ponto de vista de tamanho/peso.

A vista diária oferece-lhe mais espaço por dia (pode até dividir a folha ao meio e à esquerda registar os compromissos e à direita a lista de tarefas e lembretes). Como tem mais papel torna-se mais pesada mas é ideal para quem tem que gerir mais informação.

Decisão 2: Tamanho

Na minha opinião, o tamanho que responde à maioria das necessidades é o tipo A5 (mais centímetro, menos centímetro). As agendas de bolso acabam por ter pouco espaço para escrever e maiores tornam-se difíceis de transportar. Mais uma vez, avalie quais as necessidades antes de fazer a escolha.

Alguns exemplos

Algumas das melhores agendas que já vi são da Moleskine. Não são perfeitas mas têm várias vantagens:

• Começam a estar preparadas para adicionar mais informação do que só compromissos.
• São robustas e chegarão ao fim do ano com um ar decente (opte pelas de capa dura).
• O papel é de boa qualidade e fino o que permite serem relativamente mais leves que outras do género e são convidativas à escrita.
• Têm um ar profissional.

Todas estas agendas têm no início uma visão global do ano corrente e do ano seguinte com espaço para adicionar algum texto em cada dia o que é útil para ter um novo nível de visão global (como por exemplo viagens, férias, etc.) e registar algo para o próximo ano. A desvantagem é ter que introduzir a informação duas vezes se também usar esta vista.

Nos modelos da Moleskine aconselho o tamanho Large/Grade (13x 21).

A maior desvantagem é o preço. Há outras agendas do mesmo tipo em várias livrarias e papelarias. Há uma diferença ténue entre o peso e a qualidade do grafismo que tem convencido muita gente a pagar a diferença de preço.

Existem vários modelos disponíveis, mais uma vez, adequados às necessidades de cada um. Não vou apresentar todos mas só aqueles que me parecem mais úteis e bem desenhados. A ordem das soluções seguintes é aleatória.

Solução 1: agenda diária da Moleskine

Tem muito espaço para escrever. Ideal para quem quer registar muitos compromissos e também tarefas (sugestão: divida a folha imaginariamente ao meio, aponte compromissos à esquerda e tarefas e lembretes à direita).

Solução 2: agenda semanal vertical da Moleskine

Esta agenda permite-lhe ter a visão da sua semana, ideal para avaliar a disponibilidade para se comprometer. Tem 6 colunas (uma coluna para cada dia útil e outra para o sábado e domingo). Tem indicação das horas na margem esquerda da folha.

Existem dois modelos que pode avaliar, que apresento de seguida.

Modelo 1: Modelo de planeamento/com horas em que toda a coluna é reservada para a marcação de compromissos.

Modelo 2: (Agenda Semanal Dashboard ou Profissional).

Neste modelo a parte superior da coluna é reservada para o planeamento com horas e a parte inferior é reservada para apontar tarefas, lembretes e outras informações. Pode também usar o modelo 1 e adaptar o espaço disponível para adicionar a informação que pretende relativa a lembretes e tarefas.

No ano passado vi na FNAC uma outra solução, de outra marca, que embora fosse mais volumosa estava muito bem pensada. Era uma agenda com argolas e vista semanal. Dentro da vista de cada semana tinha algumas folhas extra com metade do tamanho da agenda. Em cima viam-se os compromissos e no mini-caderno inferior tinha-se uma página para cada dia onde se podiam apontar as tarefas e outras informações para esse dia. Infelizmente não tirei a referência e não voltei a ver esse modelo.

Solução 3: Agenda Plano Semanal 2015

Esta é a solução ideal para quem tem poucos compromissos e precisa de algum espaço para notas. A página esquerda está dividida em áreas para apontar coisas em cada dia e a página direita é uma folha em branco para registar notas e tarefas.

Em resumo

Pense bem antes de comprar e principalmente avalie quais são as suas necessidades. Se tem dúvidas, simule uma agenda deste género num caderno e durante uns dias use-a para avaliar o resultado. Vá a uma loja com várias agendas, como a FNAC, e veja os modelos de que falei e outros. Em breve falarei de uma solução para quem quer ter uma agenda em papel completamente ajustada às necessidades específicas e modo de trabalhar de cada um.