Faça os possíveis para bloquear um período do seu dia para trabalhar em atividades que requeiram a sua atenção. Isto significa evitar marcar reuniões e evitar ver o email neste período. Pode ser a manhã ou a tarde, ou apenas algumas horas. Isto depende de cada um e do tipo de trabalho que realiza. Torne isso numa rotina que não questiona.

Por exemplo, muita gente não marca reuniões nem dá muita atenção ao email nas primeiras horas da manhã e o seu objetivo é realizarem uma das tarefas importantes que têm em mãos nesse período. Nem sempre é possível, mas muitas vezes é! E nesse período, em vez de fazerem tarefas menos importantes ou distrairem-se com outras coisas, aproveitam cada minuto investindo a sua energia e concentração no que têm em mãos.

Identifique qual é o seu período do dia em que se sente com mais energia e com mais capacidade de concentração. Proteja esse período de tudo o que o possa distrair. Se deixar esse período ficar “esburacado” com interrupções, reuniões, telefonemas e respostas a emails com certeza que não vai conseguir ser produtivo.

Marque reuniões e telefonemas para as horas em que tem menos energia. É mais fácil interagimos com outros nestes períodos do que realizarmos tarefas que requerem concentração.

Para muitos, as boas horas para marcar reuniões são antes do almoço (já que todos estão focados em serem eficientes para irem almoçar) ou depois do almoço em que a energia é mais baixa (além de que não vão interromper o que estão a fazer para ir à reunião).

Evite sempre que possível e que dependa de si, marcar reuniões para meio da manhã ou da tarde.

Já agora, se quer ter reuniões mais produtivas leia o artigo “Faz reuniões para aquecer?”

Alguns de nós têm tarefas grandes que requerem concentração, como escrever uma proposta, fazer alguns cálculos, etc. Muitos pensam “vou agarrar nisto quando tiver algumas horas para o fazer”. Quando têm uma hora mais disponível pensam que o tempo não será suficiente para fazerem a tarefa e por isso nem lhe agarram. O desafio de muitos é que dificilmente têm essas horas o que leva a que por exemplo a tarefa seja adiada ou acabem por levar esse trabalho para casa onde “têm sossego”.

Uma estratégia para lidar com este desafio (e principalmente com a crença de que precisa de um período de tempo longo para realizar a tarefa) é dividir essa tarefa em pequenas tarefas e realizá-las em períodos de tempo menores. Por exemplo, se tem um documento para escrever pode subdividir esse trabalho em várias tarefas mais pequenas como definir a estrutura do documento, identificar os conteúdos de cada seção, recolher os dados necessários, escrever secção 1, escrever secção 2, rever, etc. Estime o melhor que conseguir a duração destas tarefas. Cada uma destas pequenas tarefas pode ser realizada em períodos mais pequenos de tempo. Será mais fácil encaixar estes tempos no seu dia e ir avançando com o trabalho.

Pode parecer que cada uma destas tarefas é uma gota de água…só que gota a gota irá encher o copo!

Mantenha uma lista de pequenas tarefas como telefonemas, tarefas administrativas, etc. Provavelmente durante o seu dia tem momentos em que percebe que falta meia hora para uma reunião ou ir almoçar. Já não vai agarrar no grande relatório mas pode fazer estas pequenas tarefas.

Multitasking demora mais tempo, reduz as suas capacidades cognitivas e a sua energia. Ponto! (leia aqui o whitepaper Multitasking: vale a pena? Como ganhar mais horas num dia)

Tipicamente aqueles que acham que isso é um mito, que são diferentes, que são bons a trabalharem em modo multitasking são os que acabam por ter pior performance.

Há muitos momentos em que aparentemente estamos a desperdiçar tempo e por isso tentamos fazer coisas ao mesmo tempo. Por exemplo, muitas vezes estamos a fazer algo no computador e este está a demorar uns segundos a carregar uma página ou a descarregar algum documento. Ou estamos a ligar a alguém que não nos atende. Como estamos numa sociedade louca por eficiência, aproveitamos para fazer outra coisa qualquer. Experimente não o fazer. Aguarde. Páre. Aproveite o momento para fazer algumas respirações profundas. Ponha-se em pé e traga vitalidade ao seu corpo. Se está na rua, observe o que o rodeia. O impacto que isso terá na sua energia ao fim do dia, e consequentemente na sua produtividade, é muito mais significativo do que o que conseguiu fazer nos segundos de espera.

Faça várias pausas ao longo do dia (por exemplo pequenas pausas de 5 minutos ao fim de uma hora ou hora e meia). Se trabalha ao computador, aproveite a pausa para mudar a sua postura física, levante-se, beba água, tire os olhos do computador. Experimente fazer isto durante alguns dias e avalie como se sente.

O tempo é uma grandeza física como o espaço. Encare o seu dia, as horas que tem disponíveis, como um espaço que vai preenchendo com peças do lego. Cada peça representa uma tarefa que consome tempo.

Se lhe dessem uma caixa para encher de peças de lego, haveria um momento em que diria “não cabem mais”. Muitos têm dificuldade de chegar a esse momento quando falam do seu tempo. Um dos desafios é não terem consciência de que não cabe mais. A menos que tenha uma capa e consiga voar, não é o super-homem/mulher e não consegue reverter as leis da física.

Aceite que há uma restrição física para o quanto lá consegue acomodar. Para ter uma visão do espaço/tempo disponível, aconselho a que use a sua agenda como ferramenta de planeamento, estimando o tempo das tarefas (em particular as que requerem algum tempo e são importantes) e encaixe-as na sua agenda como blocos. Muitas vezes não vai conseguir realizar a tarefa nos períodos que tinha planeado mas pelo menos sabe que essas horas precisam de ser protegidas. Terá assim uma visão global do seu dia e da sua semana que o vai ajudar com certeza a gerir prioridades e principalmente a realizar o que é importante.