No ano passado escrevi um artigo com este título mas hoje tenho outras sugestões a dar-lhe. Como já estão a aparecer as agendas nas lojas, parece-me que é o momento certo já que desde esse artigo identifiquei novidades muito interessantes!

Ter uma agenda não é suficiente para fazer um bom uso do tempo mas não ter é o primeiro passo para que não tenha os resultados que pretende.

Há pessoas que preferem usar uma agenda em papel e que me têm pedido sugestões de qual a melhor agenda. Resposta rápida: não existe uma solução perfeita, depende muito das suas necessidades. Por isso, neste artigo vou ajudá-lo a identificar essas necessidades e sugerir-lhe algumas opções.

Agenda digital ou em papel?

Ambas as soluções têm vantagens e desvantagens. Nada bate o papel do ponto de vista de facilidade de introdução de informação e visão global. No entanto, as soluções digitais são mais flexíveis do ponto de vista de fazer alterações e partilha de informação.

Agenda digital

• Benefícios: Permite fazer alterações muito facilmente. Permite adicionar detalhes aos eventos. Permite partilhar a agenda. Permite enviar convites para eventos. Mais fácil fazer planeamento até a longo prazo. Mais fácil adicionar eventos e compromissos recorrentes.
• Desvantagens: Visão geral dos compromissos é comprometida no telemóvel o que limita a mobilidade e gestão pessoal. Introduzir a informação é menos prático para quem necessita de mobilidade.

Agenda em papel

• Benefícios: Muito prático introduzir informação em qualquer lugar e situação. Muito prático ter a visão geral dos compromissos à semana ou dia.
• Desvantagens: Difícil fazer alterações. Pode ter pouco espaço disponível para informação complementar. Planeamento de atividades mais difícil mas mais ponderado. Limitada ao ano atual. Difícil de introduzir eventos recorrentes.

Seja qual for a sua escolha, uma boa prática é ter só uma. Há pessoas que têm uma agenda pessoal e outra profissional o que é o primeiro passo para que um dia alguma coisa falhe, além de dar mais trabalho a conciliar.

Para aumentar a probabilidade de que manter a agenda atualizada, escolha uma em que lhe dê vontade de escrever e use também uma caneta de que goste. Muita gente refere que tem canetas e cadernos favoritos, em que quase há um prazer em usá-los. Tire partido disso!

Quais são as suas necessidades?

Antes de comprar a agenda, pense um pouco sobre as suas necessidades. Faça-o todos os anos já que as suas necessidades podem mudar. Com base nisso, escolha o tamanho e formato da agenda.

Quantidade de informação:

• Tem muitos ou poucos compromissos a registar? Associado a cada um precisa de registar informação como moradas e números de telefone?
• Usa a agenda para planear as suas atividades (dica: se não usa, pense nisso reservando tempo para realizar as tarefas que não são compromissos/reuniões).
• Precisa de registar informação associada a uma data como um lembrete de que precisa de ligar a alguém ou uma tarefa específica?
• Precisa de registar notas e tarefas?

Visão geral

Qual é a unidade de tempo mais relevante no seu planeamento? Ou seja, é importante para si ter a visão geral da sua semana ou mais importante ver o detalhe de cada dia?

Espaço

Onde vai transportar a sua agenda? Não faz sentido escolher uma agenda grande que depois não cabe na sua mala/pasta e acaba por não andar consigo. A agenda deve estar sempre consigo.

Decisão 1: vista semanal ou diária

Comece por pensar se prefere ter uma agenda que lhe permita ter a vista da semana quando aberta ou cada página ser um dia. Isto obviamente depende da quantidade de informação que necessita de registar e de como gere o seu tempo (está focado nos resultados da semana ou do dia?).

A agenda semanal é mais prática do ponto de vista de tamanho/peso já que tem menos folhas.

Decisão 2: quanta informação necessita de registar?

Além da sua preferência relativamente à visão diária ou semanal, há outra variável a ter em conta: a quantidade de informação que escreve na agenda.

A vista semanal é ideal para ter uma visão global da sua semana, mas oferece menos espaço para registar detalhes (os adoradores dos postis resolvem este problema com postits), fazer planeamento e apontar tarefas (pode resolver este problema tendo uma folha solta dentro da agenda nessa semana ou usando algumas das soluções que apresento de seguida).

A vista diária oferece-lhe mais espaço por dia (pode até dividir a folha ao meio e à esquerda registar os compromissos e à direita a lista de tarefas e lembretes). Como tem mais papel torna-se mais pesada mas é ideal para quem tem que gerir mais informação.

Decisão 3: Tamanho

Na minha opinião, o tamanho que responde à maioria das necessidades é o tipo A5 (mais centímetro, menos centímetro). As agendas de bolso acabam por ter pouco espaço para escrever e maiores tornam-se difíceis de transportar. Mais uma vez, avalie quais as necessidades antes de fazer a escolha.

Soluções

Solução 1: tipo Moleskine

Algumas das melhores agendas que já vi são da Moleskine. Não são perfeitas mas têm várias vantagens:

• Começam a estar preparadas para adicionar mais informação do que só compromissos.
• São robustas e chegarão ao fim do ano com um ar decente (opte pelas de capa dura).
• O papel é de boa qualidade e fino o que permite serem relativamente mais leves que outras do género e são convidativas à escrita.
• Têm um ar profissional.

Todas estas agendas têm no início uma visão global do ano corrente e do ano seguinte com espaço para adicionar algum texto em cada dia o que é útil para ter um novo nível de visão global (como por exemplo viagens, férias, etc.) e registar algo para o próximo ano. A desvantagem é ter que introduzir a informação duas vezes se também usar esta vista.

Nos modelos da Moleskine aconselho o tamanho Large/Grade (13x 21).

A maior desvantagem é o preço. Há outras agendas do mesmo tipo em várias livrarias e papelarias. Há uma diferença ténue entre o peso e a qualidade do grafismo que tem convencido muita gente a pagar a diferença de preço.

Existem vários modelos disponíveis, mais uma vez, adequados às necessidades de cada um. Não vou apresentar todos mas só aqueles que me parecem mais úteis e bem desenhados. A ordem das soluções seguintes é aleatória.

Agenda diária da Moleskine

Tem muito espaço para escrever. Ideal para quem quer registar muitos compromissos e também tarefas (sugestão: divida a folha imaginariamente ao meio, aponte compromissos à esquerda ao pé da indicação da hora e tarefas e lembretes à direita).

Agenda semanal vertical da Moleskine

Esta agenda permite-lhe ter a visão da sua semana, ideal para avaliar a disponibilidade para se comprometer. Tem 6 colunas (uma coluna para cada dia útil e outra para o sábado e domingo). Tem indicação das horas na margem esquerda da folha.

Existem dois modelos que pode avaliar e que apresento de seguida.

Modelo 1: Modelo de planeamento/com horas em que toda a coluna é reservada para a marcação de compromissos.

Modelo 2 (Agenda Semanal Dashboard ou Profissional): neste modelo a parte superior da coluna é reservada para o planeamento com horas e a parte inferior é reservada para apontar tarefas, lembretes e outras informações. Pode também usar o modelo 1 e adaptar o espaço disponível para adicionar a informação que pretende relativa a lembretes e tarefas.

Agenda Plano Semanal 2015

Esta é a solução ideal para quem tem poucos compromissos e precisa de algum espaço para notas. A página esquerda está dividida em áreas para apontar coisas em cada dia e a página direita é uma folha em branco para registar notas e tarefas. Aqui deixam de estar pré-definidas as horas.

Solução 2: Agenda semanal com extra para tarefas e notas (Papiro Open Design)

Esta solução é o melhor de dois mundos: apresenta a vista semanal e tem espaço suficiente para notas e tarefas. A desvantagem, como não podia deixar de ser, é tornar-se mais volumosa.

Dentro da vista de cada semana esta agenda encontra folhas extra com metade do tamanho do caderno como ilustrado na imagem abaixo. Em cima veem-se os compromissos e o mini-caderno inferior tem uma página para cada dia onde pode apontar as tarefas e outras informações para esse dia.

Já vi à venda na Staples e no ano passado na FNAC. Existem pelo menos dois modelos:

• mais pequeno, encadernado (165×235)
• maior com argolas (270×235)

Solução 3: sistema ARC

Esta é a solução para quem privilegia a flexibilidade e quer ter a opção de andar menos carregado.

Trata-se de um sistema/caderno comercializado pela STAPLES chamado ARC. Este sistema é uma espécie de dossier (inspirado na ideia de filofax) mas melhor. Neste vídeo (em inglês) terá rapidamente uma ideia geral do potencial deste caderno.

O sistema ARC é compacto e permite mudar as folhas de sítio facilmente. Como usa tamanhos standards (A4 e A5), ao contrário do filofax, o conteúdo pode ser facilmente personalizável com uma agenda adaptada às suas necessidades, listas de tarefas, folhas de notas e outros modelos que necessite. Como pode mudar a organização das folhas sem esforço, este sistema adapta-se às suas necessidades (que até podem ser variáveis) de espaço para escrever.

Neste artigo partilho como pode tirar partido do ARC e alguns modelos para imprimir.

Em resumo

Pense bem antes de comprar e principalmente avalie quais são as suas necessidades. Se tem dúvidas, simule uma agenda num caderno e durante uns dias use-a para avaliar o resultado. Vá a uma loja com várias agendas, como a FNAC ou a Staples, e veja os modelos de que falei e outros.