Há dias encontrei “a minha agenda” de 1986. Quem é desta época talvez se lembre destas agendas com propostas de atividades semanais para os mais pequenos e até da música da publicidade (“para o natal, de presente, …). Deliciei-me a ler os meus registos do que tinha feito :).

Hoje em dia, para mim a minha agenda é o centro do meu processo de organização e planeamento. Às vezes perguntam-me como a uso e por isso hoje vou falar da minha experiência pessoal.

Esta estrutura funciona para mim neste momento. Não quer dizer que no futuro não precise de fazer alterações. E esta mensagem é muito importante. Não existe uma solução que funcione para toda a gente. O essencial é cada um ir experimentando até encontrar uma solução que lhe permita controlar os seus compromissos e responsabilidades e ao mesmo tempo ter noção do tempo que tem disponível e como se pode comprometer.

Usar ou não agenda

De tudo o que tenho observado, comigo e com outras pessoas, a utilização de uma agenda de um modo consistente é uma solução importante para uma boa organização pessoal e gestão de tempo.

Há pessoas que não têm agenda e até se orgulham disso dizendo que conseguem lembrar-se de tudo (tenho observado que algumas por vezes falham compromissos porque se esquecem ou confundem mas pronto…) e assim treinam a memória.

É certo que algumas pessoas conseguem lembrar-se…mas CONSEGUIR significa que DEVEM fazê-lo? Devem consumir energia, espaço mental a lembrar-se de compromissos e recursos que poderiam ser usados para outras coisas como seremos mais criativos e sentirmo-nos mais tranquilos? Será que essas pessoas querem ser lembradas como aqueles que nunca se esqueceram de nada? Não sei a resposta. Pessoalmente prefiro libertar o meu cérebro para coisas mais importantes.

O meu sistema

Já usei a agenda do Outlook e depois usei uma agenda em papel. Agora voltei à solução digital e hoje em dia uso o calendário da Google. Dependendo das necessidades, as soluções em papel podem ser adequadas (para descobrir qual a melhor agenda para si veja este artigo).

O calendário da Google tem a vantagem de estar disponível em vários dispositivos (o que me traz mobilidade e não correr o risco de perder tudo). Além disso, integra muito bem com outras ferramentas que uso e por isso permite-me centralizar o processo de organização.

A minha estrutura de várias agendas/calendários

Tenho vários calendários/agendas criados (veja aqui como criar novas agendas). Para mim esta opção traz-me vários benefícios:

• Permite-me partilhar uma dessas agendas com outras pessoas (e não toda a informação);
• Permite-me organizar, distinguir e esconder/mostrar a informação de uma forma rápida.

A minha agenda agrega compromissos e tarefas profissionais e pessoais. Encaro o meu dia como um lego, onde vou dispondo várias peças/atividades (veja aqui 6 dicas para organizar o seu dia)

Deixe-me dar-lhe vários exemplos das agendas que tenho criadas e que visualizo em simultâneo na minha vista da semana:

• Agenda de eventos: é a agenda principal onde registo reuniões e outros compromissos como por exemplo uma sessão de coaching, formação que entrego, viagens (registo nas notas dos eventos os detalhes do hotel, voos), férias. São tipicamente os compromissos que envolvem outras pessoas, fixos no tempo e que não podem ser movidos. Tenho esta agenda partilhada com outras pessoas que precisam desta informação.
• Agenda de planeamento das tarefas: é a agenda onde visualizo as tarefas para realizar e que estão definidas na aplicação que uso para gerir as tarefas. No meu caso, atribuo datas para realizar quase todas as tarefas. A aplicação que uso para gerir tarefas permite que estas sejam visualizadas também no calendário mas não tem que ser assim. Assim, dia-a-dia tenho uma visão global do que quero fazer nesse dia e nos dias que se seguem. Há alturas em que a vista da agenda é suficiente e noutras preciso de navegar pela lista de tarefas em particular para as priorizar. Esta agenda não partilho. Do ponto de vista da agenda, estas atividades são visualizadas de duas formas:
  • Tarefas com curta duração ou que não têm que ser realizadas naquele dia: Algumas destas tarefas, em geral as com duração rápida, são vistas no topo do dia, sem uma hora associada (como se fossem um evento para todo o dia). Uso vários códigos para distingui-las e priorizá-las mas o mais importante é “!!” antes do título da tarefa para distinguir as que precisam mesmo de ser realizadas num determinado dia (por exemplo telefonar a alguém como combinado) ou enviar uma documentação.
  • Tarefas que requerem tempo (tipicamente mais de meia hora) e que quero reservar tempo para as fazer nesse dia. Estas aparecem na agenda como se fossem eventos e com uma cor diferente dos eventos. Aqui registo atividades específicas como preparação de uma formação, reserva de tempo para criar novas soluções ou definir estratégias, ou atividades recorrentes como escrever artigos no blog, preparar um manual, planear a semana, tratar de despesas e pagamentos, fazer encomenda de supermercado online.
• Agenda de planeamento 2: esta agenda só existe por necessidade técnica. Tem o mesmo propósito da anterior: reservar tempo no dia para realizar tarefas. Aqui registo as atividades que ou não fazem sentido estar na lista de tarefas (como ir ao ginásio ou às compras) ou reserva de tempo para uma atividade que vai demorar vários dias (por exemplo reservar 2 horas por dia, durante 2 semanas, para criar um novo curso). Estas atividades não estão na lista de tarefas ou pelo menos o modo como se distribuem ao longo dos dias. Parece confuso mas torna a lista de tarefas mais leve e permite-me continuar a visualizar tudo na agenda.
• Agenda “Aware”/estar atenta: nesta agenda registo eventos para os quais não preciso de fazer nada mas que preciso de estar atenta ou que posso fazer algo mas se não fizer não há problema. Por exemplo, aqui registo:
  • dias em que agendei o envio de conteúdos automáticos (por exemplo cursos online ou a newsletter);
  • o período de entrega combinado de uma encomenda (não me posso ausentar mas posso usar esse tempo para fazer outras coisas);
  • prazos previstos de uma entrega (por exemplo se faço uma encomenda online e há a indicação de que será entregue entre dia 1 e dia 3, marco esse período na agenda até para me lembrar de ver o que se passa se a entrega não for realizada);
  • prazos de renovação de uma assinatura (não preciso de fazer nada mas quero saber que foi debitado do meu cartão de crédito);
  • dar leituras de contadores (se não der a leitura, não há problema);
  • eventos a que gostaria de ir (por exemplo um concerto, uma feira mas que deixarei a decisão para mais tarde).
• Agenda das refeições: aqui registo o planeamento de refeições que vou cozinhar.

Além destas, visualizo por exemplo a agenda de compromissos de outras pessoas com quem preciso de me coordenar e agenda dos aniversários e feriados.

As várias agendas refletem-se na visualização de todos estas atividades em cores diferentes o que permite facilmente ter noção do que é mais ou menos importante.

Essencial, deixar tempo livre entre todas estas caixinhas!

Como já referi, esta estrutura funciona agora para mim. Com vários clientes tenho visto outras soluções funcionarem, por isso lembre-se que não há soluções perfeitas…há só as que funcionam com cada um e isso é que interessa!