Na realidade não precisamos de fazer o tempo esticar. Isto é uma impossibilidade física que nos deixa sem recursos. Precisamos é de criar condições para realizar o que desejamos. Vou partilhar uma estratégia para aumentar a probabilidade de que isso aconteça.

O plano saiu furado!

Algumas pessoas que fazem as minhas formações na área da gestão de tempo começam entusiasmadas a planear e a organizar-se de maneira diferente. Passados alguns dias, a “vida acontece” e começam a ficar frustradas porque não conseguem cumprir o seu planeamento.

É uma das mensagens mais importantes que passo é que parte do “sucesso” da gestão de tempo é aprender a (1) aceitar que vão sempre acontecer coisas inesperadas que nos afastam do nosso plano, a (2) sermos flexíveis quando isso acontece e adaptarmo-nos e a (3) aprendermos com o insucesso.

Isso não deve ser no entanto desculpa para deixarmos de planear e organizarmo-nos.

De manhã é que se começa o dia?

Como por vezes não conseguimos prever o que vai acontecer, há uma estratégia que a maior parte dos especialistas defendem e que tenho adotado e visto adotar com muito sucesso: fazer as coisas mais importantes logo de manhã.

Quando deixamos as coisas importantes mais para meio ou fim do dia, corremos o risco de outras coisas, que por vezes são menos importantes, nos afastem desse objetivo. O dia passou e acabamos por não realizar o que queríamos. E, ou levamos trabalho para casa, ou as coisas vão-se acumulando.

Criar tempo nas nossas manhãs para realizar atividades importantes requer por exemplo:

• Saber o que é importante e se quer realizar nesse dia (o que pode parecer óbvio mas nem sempre é uma escolha consciente);
• Evitar marcar reuniões para de manhã;
• Evitar passar muito tempo no email logo cedo (se possível nem abrir o email na primeira ou duas primeiras horas da manhã). Na eventualidade de o seu mundo puder ter acabado durante a noite, pode sempre abrir a caixa do email, passar os olhos e ver se há algum fogo sem se embrenhar a ler e a responder a tudo. Imagine que se tinha atrasado uma hora e não via o email…o mundo continuava, certo?

É à segunda que se começa a semana?

Proponho também estender este conceito para a semana realizando nos primeiros dias da semana os objetivos mais importantes para essa semana. Um dos desafios aqui é que em várias empresas se usa a segunda-feira como dia de reuniões. Uma solução será passar esse dia para a sexta em que a energia mental poderá ser menor e aproveitar os corpos e mentes descansados à segunda para realizar coisas importantes.

De manhã não funciono…

Por outro lado, uma boa estratégia de gestão de tempo é rentabilizar o nosso nível de energia ao longo do dia. Por exemplo, se já sabemos que depois do almoço temos menos energia, podemos usar esse tempo para atividades que requerem menos concentração como reuniões ou ver o email.

Pelo contrário, quando sabemos que há uma altura do dia em que estamos particularmente alertas, com alto nível de concentração e energia, devemos proteger essa parte do dia para realizar tarefas que requeiram esses recursos.

Então e as pessoas que “não funcionam” de manhã…será que têm condições para realizar as tarefas mais importantes não sendo esse o seu período preferencial de energia? Ainda não tenho resposta para isso. Julgo ser importante aqui haver um compromisso e uma reflexão individual sobre como pode maximizar a eficácia dos períodos de maior energia e a gestão dos imprevistos.

Pode ajudar, neste caso, trabalhar estratégias para ter mais recursos físicos e mentais no início do dia como começar a transformar os hábitos de sono, adotar uma alimentação que aumente a energia de manhã, ou mesmo, transformar a história mental de que “eu não funciono de manhã”. É um processo de avaliação de prós e contras mas não devemos ficar restringidos pela história mental.

Resumindo

Agora olhe para o seu dia de amanhã. O que pode fazer logo pela manhã? Como pode proteger esse tempo?

E para a próxima semana: Quais são as atividades que quer mesmo realizar na próxima semana?

Bom trabalho!