O que é uma reunião efetiva?

Há dois tipos de reuniões: reuniões efetivas e reuniões para aquecer. 🙂

As perguntas abaixo dão-lhe algumas pistas para avaliar de que tipo são as suas reuniões.

• Chega ao fim com a sensação de não ter produzido nada?
• Os participantes estão a ver o email ou o telemóvel?
• Na reunião seguinte alguns assuntos estão na mesma?
• Alguém no fim diz “Vamos lá trabalhar!”?
• A sala ficou mais quente?

As reuniões podem ter vários propósitos (encontrar soluções, tomar decisões, planear, coordenar o trabalho, informar).

Uma reunião é efetiva quando o seu propósito é cumprido e se criam as condições para que o acordado por todos seja realizado.

Quando isto não acontece a sala ficou mais quente (cada pessoa dissipa 70W) e desperdiçou-se tempo e dinheiro.

Quanto custa uma reunião?

Não temos o hábito de pensar quando custa uma reunião. Às vezes esforçamo-nos por poupar tostões e desperdiçamos muito mais em reuniões pouco efetivas.

De um modo muito simplificado podemos calcular o custo de uma reunião da seguinte maneira:

Custo de uma reunião (em horas) = número de participantes x duração da reunião

Exemplo

5 pessoas x 1 hora e 30 minutos = 7 horas e 30 minutos ~1 dia de trabalho

Podemos dar um passo em frente e considerar o custo hora de cada participante e calcular o custo da reunião em euros.

Estamos muito pouco habituados a avaliar se o tempo que investimos em reuniões (e por vezes em algumas atividades) compensa o valor que estamos a criar.

Por exemplo, consideremos uma reunião em que três pessoas (vamos assumir que cada um custa 30€/hora à empresa, lembre-se que o custo de uma pessoa não é só o seu ordenado…). Nessa reunião passam uma hora a discutir a escolha de um novo fornecedor. Esta reunião custa 90€ e foi um desperdício se o novo fornecedor não trouxer um ganho superior a este valor. Este é um exemplo simples e ridículo mas que é exemplificativo de uma realidade mais complexa.

Avalie as suas reuniões

Resumindo:

• Existem reuniões efetivas e reuniões para aquecer. Uma reunião é efetiva quando o seu propósito é cumprido e se criam as condições para que o acordado por todos seja realizado.
• O custo de uma reunião (em horas) é o número de participantes vezes a duração da reunião.

Convido-o agora a analisar as reuniões em que participa. Comece por imprimir este pdf (OL-analise-suas-reunioes) ou escreva as repostas numa folha. Pode imprimir várias folhas se participar em várias reuniões diferentes.

Comece por identificar reuniões específicas recorrentes (por exemplo, reuniões de progresso semanais, reuniões mensais de planeamento) ou outro tipo de reuniões que realiza (por exemplo reuniões com clientes).

Para cada uma dessas reuniões responda às perguntas do pdf.

As melhores reuniões são aquelas que não são necessárias. Uma maneira de ganhar tempo é reduzir a carga de reuniões e usar esse tempo para pensar, planear e fazer outras tarefas.

Gostava que as suas reuniões fossem mais efetivas?

Durante esta semana pode inscrever-se num curso online que tem a intenção de o ajudar a moderar e a contribuir para reuniões mais efetivas.

Vou dar-lhe dicas práticas para preparar, moderar e comunicar nas reuniões por exemplo para:

• Lidar com os atrasos e gerir melhor o tempo na reunião;
• Lidar com os monopolizadores da conversa ou com as pessoas que se dispersam e entram em conversas paralelas;
• Promover a decisão, ação e compromisso de todos.

Saiba mais e inscreva-se aqui.

Como o curso é online pode realizá-lo ao seu ritmo onde que que esteja.