Matriz das prioridades

Em qualquer formação de gestão de tempo lhe falam sobre a matriz das prioridades/ Eisenhower que nos ajuda a olhar para as atividades que temos em mão e a analisá-las do ponto de vista da importância e da urgência.

Como nos pode ajudar?

Esta não é uma ferramenta que eu aconselhe usar no dia-a-dia mas traz vantagens noutros contextos:

• Ajuda-nos a automatizar no nosso cérebro a avaliação da prioridade das tarefas com base na sua urgência e importância;
• Ajuda-nos a trazer uma maior consciência para as tarefas (e a sair do piloto automático) e a identificar soluções para criarmos tempo;
• Traz-nos uma estrutura para parar e definir prioridades quando está tudo a acontecer ao mesmo tempo (esta é a minha favorita).

Urgente e importante

Vou explorar agora um pouco esta matriz.

Estas duas dimensões, importância e urgência, levam-nos a trazer para o consciente que há uma diferença entre urgente e importante que contraria um pouco a noção atual de que se é urgente é importante o que não é necessariamente assim.

É curioso reconhecermos que quando operamos no modo “urgente” estamos no modo REAGIR.

Quando operamos no modo “importante” estamos no modo do controlo, no modo AGIR.

Na figura seguinte encontra alguns exemplos de atividades que tipicamente encontramos em cada quadrante.

A maior dificuldade por vezes é conseguir distinguir a importância relativa das coisas, em particular quando tem que gerir interesses e expetativas de pessoas diferentes.

O que fazer com o quadrante 1 (importante e urgente)?

• Precisa de fazer rapidamente e bem;
• Se não conseguir dar resposta a tudo, precisa de:
  • clarificar prazos (sim, nem sempre o urgente ou “para ontem” é real, muitas vezes é um desejo de outros até para eles próprios tirarem isso das suas preocupações);
  • renegociar prazos e gerir expetativas. Muitas vezes é melhor assumir conscientemente que não vai conseguir fazer e informar os outros disso indicando-lhes quando terá resposta. Dizer que agora não consegue e cumprir um segundo prazo mostra profissionalismo e capacidade de organização o que é muito melhor do que a tentação de evitar o problema no momento presente (dizer que não consegue) e empurrar o potencial “conflito” para o futuro tendo que assumir que não foi capaz ou se esqueceu.

O que fazer com o quadrante 4 (menos importante e urgente)?

Aqui a resposta mais inteligente é dizer não, delegar ou criar maneiras de fazer essas atividades mais depressa ou simplificando-as.

O que fazer com o quadrante 2 (importante e não urgente)?

Repare que se não fizermos nada, as atividades que estão no quadrante 2, importantes e não urgentes, vão tornar-se com o tempo importantes e urgentes e passar para o quadrante 1.

Algumas atividades que estão agora no quadrante 1 poderiam nem sequer ter saído do quadrante 2 se tivéssemos feito um melhor planeamento e gestão de expetativas.

Vou dar um exemplo muito simples relacionado com a energia pessoal. Se não tratarmos do nosso bem-estar físico e da nossa saúde mais cedo ou mais tarde ficamos doentes. Nessa altura, a nossa energia pessoal/saúde passam a estar no quadrante 1, tornando-se urgentes e importantes. E nessa altura criaremos tempo para lidar com isso.

Outros exemplos são atividades que não têm um prazo próximo. Ao adiarmos começar por exemplo a trabalhar num relatório que só tem um prazo no fim do mês podemos chegar ao ponto em que essa atividade se torna importante e urgente. Ou então, ao começarmos a trabalhar muito em cima do prazo e temos dificuldade em terminar já que precisamos de input de outras pessoas e não o pedimos a tempo…e por isso vive tanta gente no modo “tudo para ontem” e “urgente” (Urgente não é um prazo!)

Uma estratégia para lidar com estas atividades é reservar algum tempo para as realizar antes de serem urgentes. Por exemplo, se reservar uma hora por dia para avançar com o relatório, passado algumas semanas talvez esse relatório esteja…feito!

Ou se semanalmente reservar tempo para fazer coisas que contribuem para a sua energia pessoal, com o tempo, ficará mais fortalecido e resistente.

Criar foco e rotinas para realizar atividades do quadrante 2, importante e não urgente, é o caminho para reduzir problemas no quadrante 1 e com isso ganhar tempo.

O que fazer com o quadrante 3 (não importante e não urgente)?

Aqui pode deixar de fazer essas atividades ou limitar o tempo que lhes dedica.

Por exemplo, no meu caso uma das atividades característica deste quadrante é encontrar imagens para ilustrar os meus cursos e artigos. Eu já sei que posso ficar aqui horas (porque gosto de o fazer) mas não é algo importante e urgente, não traz realmente valor aos meus clientes e a quem me segue.

Por isso tenho a regra de limitar o tempo nessa atividade: a melhor imagem que encontrar num curto intervalo de tempo é a escolhida.

Todos nós temos outras atividades que são um sorvedouro de tempo neste quadrante. O tempo parece que desaparece por exemplo quando estamos nas redes sociais ou à procura de coisas na internet (que não tem fim!).

Por isso, não fazer estas atividades ou definirmos para nós mesmos o limite de tempo que vamos aí investir é um passo para que o nosso tempo não desapareça neste quadrante.

Só para o confundir, deixe-me deixar-lhe a citação de que “tempo que gostes de desperdiçar, não é tempo desperdiçado”. Precisamos por outro lado de também sermos equilibrados e conseguirmos ser felizes e produtivos.

O que fazer com isto?

Pode fazer várias coisas. Pode ir fazer o que ía fazer a seguir ou parar 15 minutos e refletir um pouco com base no que leu até agora, rentabilizando assim o tempo que investiu na leitura

Comece por distribuir as atividades que costuma realizar nesta estrutura (aviso desde já que se estiver tudo muito coladinho em cima (“mas Ana, é tudo importante!”) vale a pena reavaliar a sua noção de importância.

Deixo-lhe algumas perguntas para o orientar numa análise preliminar:

• O que poderá fazer para que algumas atividades não apareçam no quadrante 1 (importante e urgente)? Algumas coisas aqui aparecem são imprevistos mas outras são atividades que nalgum momento não foram urgentes. O que poderia ter feito nessa altura?
• Que rotinas pode criar para realizar as atividades do quadrante 2 (importante e não urgente)?
• Que atividades do quadrante 3 (não importante e não urgente) pode deixar de fazer ou limitar a sua duração?
• O que pode fazer relativamente às atividades do quadrante 4 (não importante e urgente)?

Se tiver dificuldade em responder a estas perguntas, imagine que não se trata da sua vida. Imagine que está a dar conselhos a um amigo sobre as coisas que pode fazer para lidar com cada um destes quadrantes. Vai ver que esta dissociação da sua realidade pode ajudar a ver novas soluções.

Boas reflexões!