É um tema aparentemente tão pouco apelativo e tão, tão importante no nosso dia-a-dia. Como gerimos tudo o que temos para fazer?

Chamam-lhe lista de tarefas.

Uns apostam em soluções digitais super-integradas-sincronizadas e coloridas e outros vivem bem com o papel.

Não há uma melhor do que a outra. Há a melhor para cada um. Hoje quero falar um pouco sobre este tema já que observo com base na experiência dos meus clientes e na minha pessoal que é uma ferramenta que, se bem usada, pode fazer toda a diferença na nossa capacidade de resposta e tranquilidade. Sim, tranquilidade. Principalmente tranquilidade.

A lista de tarefas serve essencialmente para duas coisas:

Nos lembrarmos do que temos para fazer. Mesmo aqueles que insistem em não escrever o que têm para fazer porque desde pequeninos que têm boa memória estão basicamente a (1) desperdiçar espaço de processamento mental que poderiam estar a utilizar para ser criativos e resolverem problemas e a (2) trazer stress para a sua vida. Imaginem viver com notificações constantes que não podemos desligar, às horas mais inapropriadas na forma do “não me posso esquecer de…”.

Nos ajudar ter noção do que temos para fazer, prioritizar e planear. Muitas vezes comprometemo-nos com coisas que não há tempo para fazer porque não temos noção do quanto há para fazer naquele dia ou semana. Em particular quem tem muitos assuntos em mãos, usar de um modo profissional uma solução de gestão de tarefas ajuda a prioritizar.

Vou partilhar consigo algumas boas práticas, reconhecidas por especialistas na área da gestão pessoal e produtividade.

Registe sempre o que tem para fazer.

Mesmo que o seu dia-a-dia seja responder a pedidos de outros, escreva sempre o que tem para fazer.

Experimente ter sempre um caderno (esqueça os postits) sempre consigo e cada dia inicie uma folha nova. Escreva a data no canto superior direito da folha da direita e vá tirando notas das coisas para fazer.

No fim do dia reveja e passe para a folha seguinte as coisas que não fez.

Talvez esta estratégia o ajude a perceber para onde vai o tempo e o que fez em cada dia.

Se não gosta de andar a copiar pode usar um caderno que permite apagar o que escreveu. Basicamente é um caderno que dura para sempre.

Habitue-se a atribuir datas para realizar as tarefas. E a cerejinha no topo do bolo é estimar quanto tempo demoram.

Esta é a melhor maneira de planear e prioritizar. Atribua datas às tarefas para ter noção do que vai fazer cada dia. Se não fizer nesse dia, passa para outro. Encare o dia como um lego.

Distinga a data para realizar a tarefa do prazo (por exemplo pode escrever o prazo da tarefa juntamente com a descrição da tarefa).

Se usar papel pode optar por registar as tarefas num caderno como sugeri acima, arranjar uma agenda com espaço para tarefas ou usar uma agenda com um dia por página e registar aí as tarefas.

Se usa uma aplicação digital, escolha uma aplicação que lhe permita ver as tarefas no calendário. O Outlook permite fazer isso. Tem outras opções como o GQUEUES (que integra com o gmail, telemóvel, $25/ano) ou Todoist (Outlook, Gmail, telemóvel,€32/ano). Existem muitas outras mas recomendo estas duas pelas funcionalidades que oferecem.

A aplicação de gestão de tarefas deve estar também disponível no telemóvel para que possa registar e ver o que tem para fazer sempre que não estiver ao computador.

As duas aplicações que referi acima pagam-se. Há um tempo que me deixei de ser forreta com estas coisas. É muito melhor pagar uma licença e usar uma coisa bem-feita que resolva o meu problema do que andar a usar uma coisa grátis e que não responde a todas as minhas necessidades. Mas pronto, isto sou eu que valorizo o meu tempo, capacidade de resposta e tranquilidade. E isso vale cerca de 30€/ano.

Tanto o Todoist como o Gqueues (esta é a que uso!) permitem fazer uma coisa muito importante: atribuir uma duração a cada tarefa o que faz com que esta apareça no calendário como um bloco de tempo que precisamos de proteger. Isto é importante para as tarefas que requerem algum tempo.

Algumas pessoas não gostam desta estratégia de atribuir datas para realizar as tarefas. É perfeitamente compreensível e para algumas pessoas não resulta. Por outro lado as razões…

1. “Outras coisas podem aparecer” Sim, é verdade. Outras coisas podem aparecer. Se aparecerem tomamos a decisão: será que estas coisas que estão a aparecer são mais importantes do que aquilo que tínhamos pensado fazer? Às vezes são. Às vezes não. Às vezes tomamos uma decisão consciente. Às vezes nem pensamos muito nisso e vamos sendo guiados pelo piloto automático ou pelas prioridades dos outros. Fazer este tipo de planeamento ajuda-nos a criar tempo para as coisas importantes.
2. “Não sei se vou ter tempo”. Sim, é verdade. Muitas vezes comprometemo-nos em fazer coisas para as quais não temos tempo. Muitas vezes nem temos bem noção do tempo que as tarefas requerem. Em particular se não atribuímos tempo para realizar a tarefa, algo como “escrever um relatório” e “telefonar ao João” são duas coisas que parecem consumir o mesmo tempo…e não consomem. Atribuir duração para tarefas que requerem algum tempo ajuda-nos a ter uma visão do tempo que temos ocupado e precisamos de proteger.
3. “E se despachar tudo o que tenho para fazer num dia e me sobrar tempo”. Se isso acontecer (sim, às vezes acontece) começa a fazer as coisas que tem para fazer no dia seguinte. É tão bom!

Com isto tudo, precisamos de replanear? Haaa…sim! Faz parte. É natural.

Distinga as tarefas que têm mesmo que ser feitas num dia

Há tarefas que têm mesmo de ser feitas num determinado dia (por exemplo telefonar a alguém como combinado). Distinga essas das outras. Eu uso um ponto de exclamação no início da descrição para saber que aquelas tarefas são críticas.

Facilite o seu trabalho anexando a informação necessária

Imagine que cria uma tarefa para realizar a escolha de um fornecedor ou analisar um relatório para daqui a alguns dias.

Anexe a informação que precisa para realizar essa tarefa como onde está o documento ou os emails (pode por exemplo criar uma pasta temporária onde vai guardando os emails dos vários fornecedores). Se usar uma aplicação digital pode anexar esta informação nas notas e se usar papel pode escrevê-la junto da tarefa.

Quando cria a tarefa e a informação está fresca é mais fácil de preparar tudo para que quando começar a fazer a tarefa seja só…fazer!

Use a lista de tarefas para se lembrar do que tem para fazer amanhã, no próximo mês e no próximo ano

Habitue-se a registar com data coisas que precisa de fazer ou voltar a pensar daqui a um tempo.

Imagine que daqui a um mês tem de se lembrar de pedir algo a alguém, ou marcar uma viagem. Ou teve uma ideia que quer explorar mas só daqui a 3 meses é que terá mais informação. Imagine que daqui a um ano acaba o contrato de fidelização com o fornecedor de internet e quer renegociar as condições ou é altura de repetir o exame de saúde que deve fazer anualmente. Ou acabaram de lhe entregar o cartão do cidadão e vê que acaba a validade daqui a alguns anos. Marque na lista de tarefas.

Crie também tarefas que têm como objetivo voltar a pensar num assunto e planear quando o fazer.

Procure a solução que sirva para si

Procure. Investigue. Pense nisso. Fale comigo. Mas por favor, encontre uma solução que contribua para libertar a sua mente e ajudar no dia-a-dia a conseguir dar resposta ao que tem para fazer nos prazos em que se compromete.

E agora eu vou já marcar a tarefa recorrente “escrever artigo no blog” como feita. Tão booom!