Apesar de existirem cada vez mais ferramentas informáticas que nos ajudam a gerir a nossa agenda e as tarefas a fazer, muita gente prefere soluções em papel e hoje deixo algumas dicas sobre como tirar partido do papel 🙂

A solução em papel pode ser perfeitamente adequada se não tiver muita informação/tarefas para gerir e mesmo tendo muitas também pode responder às necessidades. A vantagem do papel (seja um caderno ou uma agenda) é ser muito fácil inserir a informação em particular quando nos deslocamos muito e/ou precisamos de tomar notas com frequência em reuniões ou telefonemas. Há também um prazer inegável em marcarmos algo como feito no papel.

Vou deixar-lhe algumas sugestões que já usei e vejo usar com sucesso por alguns clientes. Repare que não existe uma solução perfeita para toda a gente. Nisto da “gestão de tempo” o segredo é ir ajustando até encontrar o que seja adequado às nossas preferências e necessidades atuais (pois estas também vão mudando).

Evite os postits e as folhas soltas já que estas se podem perder e perde também a visão global do que há a fazer. No limite use UM caderno onde regista tudo.

Sugestão 1: agenda com um dia por página

Esta é a solução que permite uma gestão de tarefas com base nas melhores práticas. É uma boa prática para gerir prioridades e termos noção do que há a fazer vs. tempo disponível, atribuir datas para realizar as tarefas.

Quando se usa uma agenda com um dia por página, podemos fazer uma linha vertical: do lado esquerdo registamos os compromissos nas horas e do lado direito as tarefas.

Isto permite por exemplo quando uma tarefa é para realizar daí a uns dias, registamos logo isso nesse dia e deixamos de olhar para ela até lá. Ou podemos registar lembretes para daqui a uns dias, semanas ou meses como por exemplo estarmos atentos/verificarmos a entrega de algo ou fazer algo que não podemos começar já.

Aconselho a que quando escreve a tarefa, escreva também qual é o prazo pois este pode ser diferente do dia de execução. Se a tarefa é para daqui a algum tempo, corre o risco de se esquecer.

Distinga também quais as que são críticas, ou seja, aquelas que têm mesmo de ser realizadas nesse dia. Pode por exemplo criar o código de que as tarefas críticas são as que têm um ponto de exclamação no início do texto.

Se não realiza a tarefa no dia previsto, vai ter de a copiar para o dia seguinte ou para quando a vai fazer mas isso acontece sempre com as soluções em papel.

A alternativa a esta agenda é ter um caderno embora aqui seja mais difícil o planeamento. Funciona bem para quem tem uma lista de coisas para fazer que são para “ir fazendo”. Deixo duas sugestões de cadernos.

Sugestão 2: caderno que se pode apagar

Já falei várias vezes em cadernos que funcionam como um quadro branco e permitem apagar o que se escreve. A vantagem, além de ser uma solução mais ecológica, é que pode manter uma lista de tarefas sem andar a apagar e a copiar para folhas limpas.

Já experimentei vários cadernos deste tipo e o Elfinbook é o melhor na minha opinião porque é muito fácil apagar não só com o topo da caneta ou um pano molhado (e até se pode apagar o caderno todo colocando no microondas), tem muitas folhas e tem um suporte para colocar a caneta (é preciso atenção e só usar as canetas adequadas).

A sério, se está a pensar um caderno destes, compre esta marca (não é o RocketBook apesar do nome ter mais pinta). Digo isto após ter experimentado pelo menos outras duas.

E se quiser guardar as restantes notas do caderno (por exemplo notas de reuniões), pode fazer várias coisas. É possível descarregar uma app para tirar fotos às páginas e guardá-las mas acabei por não usar pois não funciona bem quando preciso de tirar fotos de várias páginas de seguida. Para guardar as notas ou tiro uma foto e guardo as imagens na pasta associada a esse assunto ou uso o Evernote que cria uma nota com todas as imagens. Em vez do Evernote (cuja versão grátis tem um limite de upload), pode usar outras aplicações como o Google Keep para fazer o mesmo sem pagar.

O Elfinbook traz uma caneta preta mas pode comprar canetas coloridas e também fluorescentes (procure Frixion Point). Como gosto de escrever a azul e de canetas mais finas comprei estas.

Sugestão 3: o caderno personalizável ARC

A Staples comercializa um sistema/caderno chamado ARC que é uma espécie de dossier (inspirado na ideia de filofax) mas melhor. É útil para quem:

1. Quer usar um caderno mas gostava de poder mudar as folhas de sítio ou colocar folhas extra a meio

2. Quer imprimir checklists ou modelos para se organizar

3. Tem folhas que gostava de ter junto do seu caderno para andar só com uma “pasta”

Acho esta solução tão útil que já escrevi há algum tempo um artigo só sobre este sistema.

Outras sugestões

Se opta por usar um caderno, experimente numerar (à mão, sim…) cada folha do lado direito (não é necessário numerar todas as páginas) e crie um índice nas últimas folhas do caderno para poder por exemplo encontrar facilmente por exemplo as notas de uma reunião. Se optar por usar um caderno que se apaga pode numerar com uma caneta normal.

Habitue-se a distinguir nas suas notas por exemplo das reuniões as tarefas que tem para fazer. Pode por exemplo deixar sempre livre uma coluna do lado direito da folha da direita e registar aí as tarefas. Precisa é claro de ter um momento em que revê essa informação e planeia.

Use que solução fizer sentido para si,habitue-se a todos os dias olhar para a lista e aceite que precisará sempre de reorganizar, riscar, apagar, reescrever.