Uma das coisas que tenho observado em várias empresas é a inexistência de uma ferramenta que permita gerir as atividades de cada um e promover a colaboração e comunicação associada a essas atividades. Este tipo de sistemas tem vários benefícios:

* Clarificar atividades e responsabilidades (os clássicos o quê, quem, quando);

*Facilitar acesso a informação necessária (o como) como checklists, documentos, links;

*Monitorizar progresso e facilitar a comunicação (para quem gere equipas);

*Saber o que tem para fazer e priorizar (para quem executa esta ferramenta pode passar a ser o seu sistema de gestão de tarefas).

Existem muitas ferramentas que cumprem estes propósitos e cada vez mais bem desenhadas e adequadas às necessidades dos dias de hoje, muito mais ágeis, apelativas e funcionais do que a maioria das ferramentas ainda hoje usadas em muitas empresas (se é que usam). Funcionam na nuvem e nos dispositivos móveis. Cada um tem uma conta que lhe permite aceder às atividades a que tem acesso.

Todas estas aplicações têm versões grátis que ajudam a avaliar se respondem às necessidades e às vezes até é possível que a versão grátis resolva o problema.

Neste artigo partilho algumas das ferramentas mais usadas e conhecidas. Pode começar por aqui e ver se lhe servem ou procurar outras soluções (experimente investigar o que outras empresas do seu mercado usam).

Antes de achar que alguma destas ferramentas vai “mudar a sua vida” e pôr toda a gente a trabalhar assim, sugiro que faça essa transição com calma para que seja aceite e não seja mais uma ferramenta que ninguém usa daqui a um tempo.

Nesta fase de teste e transição, sugiro que:

1. Crie uma conta na versão de teste e explore as funcionalidades. Dê uma vista de olhos nos tutoriais e fique com uma ideia do potencial da ferramenta.

2. Pense no processo de uso para a sua realidade: como personalizar e organizar a informação e como a equipa aqui pode colaborar (regras, modelos?).

3. Faça um piloto com uma pessoa para identificarem dificuldades ou outro modo de trabalhar antes de estender a todos (para reduzir obstáculos que alimentam a inevitável resistência à mudança).

4. Faça um workshop/reunião para apresentar e mostre-se aberto a sugestões de melhoria. E embora possa estar entusiasmado, lide com as objeções agora (se não conseguir convencer as pessoas, diga-lhes que é um piloto para avaliarem e que daí a um tempo voltarão a fazer um ponto de situação).

Antes de passar às aplicações, deixo um alerta. Use uma destas ou outra ferramenta ou no limite um Excel “triste”, mas use qualquer coisa para manter um registo das atividades, responsabilidades e prazos. O email não serve para isso e se gere equipas precisa de encontrar soluções para facilitar esse trabalho e aumentar a probabilidade do trabalho ser feito na altura certa.

Trello.com

Como pode ajudar

O Trello é sistema Kanban (originalmente criado pela Toyota) que consiste num sistema visual que permite representar várias etapas de um processo em colunas. Esta metodologia é muito usada na indústria de software mas não só. Cada atividade é representada por um “cartão” que é colocado na coluna consoante a fase do processo em que esteja.

As colunas podem ser algo tão simples como “Para fazer” (coisas para fazer que ainda não começaram como por exemplo pedidos de clientes), “A fazer” (que estão a ser tratadas) e “Feito” (atividades terminadas).

Pode definir o processo (colunas) que se adapte ao modo como trabalha. O Trello tem até algumas sugestões dependendo das áreas.

A cada cartão, que representa uma atividade, pode-se associar informação como prazo, checklists de tarefas, documentos, responsáveis e comentários (irem conversando sobre a tarefa ali em vez do email).

Tem também a opção de criar modelos de cartões e checklists para reutilizar (muito útil para atividades recorrentes).

Vantagens da versão paga

A versão paga é $9.99/pessoa/mês e tem várias funcionalidades úteis:

*Quadros ilimitados (na versão grátis são 10). Um quadro é uma vista de várias colunas. Se tiver vários projetos ou equipas independentes pode ser útil ter vários quadros.

* Power-ups ilimitados (em vez do limite de 1 na versão grátis). Um power-up é uma funcionalidade extra que pode instalar. Por exemplo, um deles é ver os cartões na vista de calendário (que pode também ver na sua agenda). Se usar este power-up, não pode ver outros como ter outras vistas da informação, gerar relatórios, automatizar, etc. Explore aqui os tipos de power-ups disponíveis e avalie se lhe trazem valor.

* Campos personalizáveis num cartão.

* Vista no calendário (se quer ter esta vista vai consumir o power-up da versão grátis)

* Automatizações ilimitadas (por exemplo enviar por email, automatizar ações) usando o Butler.

Asana.com/pt

Como pode ajudar

O Asana é também uma aplicação para gerir trabalho de equipa onde pode organizar o trabalho em quadros Kanban como no trello mas também ver em listas, quadros, calendários ou cronogramas.

Estas funcionalidades tornam mais flexível a gestão da equipa e a gestão individual de atividades do que no trello. A gestão de trabalho individual também tem vistas mais simples.

Vantagens da versão paga

A versão paga são $10,99/pessoa/mês e oferece:

*Equipas maiores que 15 pessoas.

*Tem mais potencial para gestão de projeto e planeamento com, por exemplo, a possibilidade de criar datas de início, dependência de tarefas e cronogramas.

*Mais personalização e macros.

*Visualização do progresso.

TeamWeek.com

Como pode ajudar

É uma aplicação que serve para planear usando uma vista de gantt, gerindo alocações, tarefas, milestones, dependências. Funciona no browser ou na app. É grátis para equipas até 5 pessoas.

É especialmente útil para gerir projetos e prioridades a médio-longo prazo. A gestão de alocações permite perceber quem está com tempo mais disponível e quem está mais sobrecarregado e com isso redistribuir trabalho.

Vantagens da versão paga

A versão paga custa $35/mês para equipas até 10 pessoas (e outros preços para mais pessoas)

A versão paga permite trabalhar com uma equipa maior e tem mais funcionalidades como vistas diferentes das atividades.

Outras aplicações úteis para gerir trabalho e ganhar produtividade

Zapier.com

O zapier não é uma aplicação de gestão de atividades mas pode contribuir bastante para a sua produtividade se trabalha usando aplicações na nuvem já que permite automatizar vários tipos de atividades e comunicação entre diferentes aplicações (por exemplo entre o email, folhas de cálculo, aplicações de gestão de tarefas, e muito mais). Explore. 😊

Toggl.com

O toggl também não é uma aplicação de gestão de trabalho mas achei que valia a pena mencionar pois facilita o registo de tempo que cada um investe em cada atividade. Pode usar individualmente ou em equipa.

Ferramentas físicas (útil se estão todos no mesmo lugar)

Se trabalham todos no mesmo lugar uma solução tipo um calendário de parede/planificador ou um quadro kanban (no fundo a versão física do trello e do asana) podem ser suficientes. Há tempos escrevi um outro artigo em que deixei algumas sugestões.