A expetativa de resposta imediata é cada vez mais a norma nos dias de hoje e as empresas com trabalhadores do conhecimento que não conseguirem transformar isso a médio prazo provavelmente vão ter problemas.

Muitas pessoas organizam o seu dia à volta de múltiplas reuniões e o trabalho que realizam pelo meio é distraído por emails ou outras formas de comunicação. Em muitas empresas 80% do tempo das pessoas é investido em reuniões e outras formas de comunicação síncrona.

Comunicação síncrona é quando enviamos uma mensagem e temos resposta imediata o que é promovido por ferramentas de chat. Até o email começa a ser considerado uma forma de comunicação síncrona: muitos emails têm tempos de resposta de 2 minutos (o que me leva a pensar que se isto é a norma, quando é que estas pessoas produzem trabalho). Muita da comunicação síncrona, mascarada de estratégia produtiva e ágil, revela falta de planeamento e comunicação pouco clara.

Este tipo de comunicação não produz resultados e cada vez há mais evidências que torna mais difícil as pessoas focarem-se e produzirem real progresso em trabalho que importa. Interrupções constantes dificultam o progresso em trabalho que requer capacidades cognitivas como escrever, programar, criar algo criativo e resolver problemas. Não é à toa que muita gente diz sair do escritório ou isolar-se numa sala quando precisa de “trabalhar”.

Além disso, é uma fonte de stress e, do ponto de vista de comunicação, gera pior resultados já que a pressão da resposta imediata gera respostas e soluções que não são as melhores por falta de reflexão.

O outro lado a moeda da comunicação síncrona é a comunicação assíncrona em que enviamos uma mensagem sem expetativa de resposta imediata. Esta abordagem de comunicação tem benefícios que geram mais progresso e trabalho de maior qualidade. Permite um maior controlo do dia, maior produtividade e satisfação. A comunicação, embora mais lenta, tem respostas de melhor qualidade e obriga a um melhor planeamento (pois o risco de pedir algo “para ontem” e não ter resposta em tempo útil é grande).

A comunicação assíncrona implica uma mudança de paradigma e algumas transformações culturais:

* Definir claramente expetativas de prazos de resposta (por exemplo um dia);

* Definir canais para urgências;

* Premiar o progresso e qualidade do trabalho em vez da rapidez de resposta;

* Melhorar a comunicação e planeamento, comunicando de modo claro (para evitar vai e vem de emails por exemplo) e partilhar o máximo de informação necessária;

* Desligar notificações e criar blocos de tempo para responder.

Tudo isto SÓ é importante se no nosso trabalho precisarmos realmente de produzir alguma coisa que requeira as nossas capacidades cognitivas, se a qualidade das nossas soluções seja aquilo por que queremos nos distinguir e se quisermos criar ambientes de trabalho mais produtivos e com menores níveis de stress. Só nesse caso.