Faz parte da responsabilidade de um bom gestor ser claro na comunicação de objetivos/tarefas (até para a sua própria sanidade e perder menos tempo).

No entanto, tenho observado que às vezes quem gere equipas não é capaz de o fazer: ou porque não sabe fazê-lo, ou porque não tem uma ideia clara do que pretende, ou porque não está para isso e acha que é obrigação das pessoas “adivinharem”, ou porque não se apercebe da dificuldade da pessoa em executar porque eles próprios não têm essa dificuldade e medem os outros pelos seus standards.

Hoje partilho algumas estratégias para ajudar quem é gerido por alguém com estas dificuldades.

Este artigo resume-se numa palavra: “Pergunte”.

Não se deixe intimidar ou tenha medo de mostrar que não sabe ou a pessoa não foi clara. Os riscos de não clarificar no início são muitos: não ter o resultado esperado, perder tempo a fazer coisas desnecessárias, não conseguir dar resposta.

Então, o que pode perguntar?

Aposte nas perguntas que o ajudam mais a executar a atividade com sucesso. Dependendo do contexto há algumas coisas da lista seguinte que são mais importantes que outras.

Clarifique o objetivo/o que é para fazer especificamente em particular se não tiver bem ideia do que é um trabalho terminado ou se desconfiar que as expetativas de “está terminado” são diferentes. Por exemplo:

• Preparar um powerpoint para uma reunião: pergunte quanto tempo terá disponível para falar, quais os temas mais urgentes para definir o âmbito.
• Preparar um rascunho de um relatório: o que é um rascunho? É a estrutura do documento? Ou já tem conteúdos? Qual o número de páginas aproximado que o relatório deve/costuma ter?
• Arrumar o armazém: Todo o armazém? Ou é só tirar as caixas do corredor? Com um sistema de identificação?
• Verificar equipamentos: Basta fazer um levantamento dos problemas? Ou é preciso arranjar? Ou fazer outra coisa? Quais equipamentos? Todos? Só alguns?

Clarifique como a atividade se enquadra no resto do trabalho da empresa/equipa e a sua importância. Saber a motivação da atividade/para quê que está a ser feito dá-lhe várias informações que lhe permitem tomar decisões. Por exemplo:

• Telefonar a cliente para saber como estão as coisas: qual é a estratégia ou objetivo relativamente a esse cliente? Existe algum problema que estão a tentar antecipar?
• Arrumar o armazém: Para quê? Para ficar bonito? Porque precisam de mais espaço? Porque os materiais se estão a acumular no corredor e dificulta a operação? Porque não encontram o que precisam?

Pergunte se há informação útil que deva saber e que o ajude a realizar a atividade ou tomar decisões.

Clarifique o prazo. Urgente não é um prazo. Pergunte quando é que realmente deve estar terminado. “Ontem” não é um prazo.

Para “ir fazendo” ou “quando puder” também não é um prazo (pois mais cedo ou mais tarde o seu chefe vai-lhe pedir contas e a atividade não está feita porque na realidade era para ir fazendo).

Perceba qual é o impacto do atraso no seu trabalho e se o seu trabalho depende de outros que se podem atrasar. Existe esse risco?

Não meta a cabeça na areia evitando falar sobre isso na expetativa de que “não vão existir problemas”.

Clarifique prioridades. No seguimento do ponto anterior, se uma atividade põe em causa a sua capacidade de executar outras, clarifique prioridades. O que é mais importante? Quem pode ajudar a realizar o que não vai conseguir fazer?

Identifique os recursos necessários. Faça perguntas sobre os recursos que necessita para realizar a atividade. Documentos? Informação? Há pessoas que podem ajudar a fazer a atividade ou a esclarecer algo?

Se não souber fazer a atividade pergunte quem o pode ajudar ou como aprender MAIS DEPRESSA.

Clarifique o seu grau de autonomia e poder de decisão. Em que situações precisa de aprovação? Até onde pode decidir sozinho? Isto pode ser algo tão simples como qual o orçamento sobre o qual pode decidir e a partir de que valor precisa de pedir autorização.

Clarifique como a atividade vai ser acompanhada. Como deve informar de que a atividade está terminada? Ou não é preciso? Em particular para atividades mais longas, há expetativa que vá reportando o progresso e qual a expetativa de progresso? Isto pode ser importante se o seu chefe é daqueles que numa atividade para a qual tem uma semana, passado dois dias vem ter consigo e lhe pergunta “Então, já está?” ou lhe pede para ver parte do trabalho feito numa altura em que não está preparado para isso.

Proponha usarem uma solução de gestão de tarefas da equipa. Neste artigo sugiro algumas ferramentas para quem gere equipas. Neste artigo também sugiro algumas ferramentas não tecnológicas. Este tipo de soluções ajuda todos a organizarem-se sobre o que há para fazer, prazos, estado das tarefas e uma maior consciencialização do que cada um tem em mãos.

Descubra/clarifique o que seu chefe valoriza. Esteja atento ao que será valorizado: Um trabalho rigoroso? Uma resposta rápida? O não falhar para um cliente em particular? Criar relações próximas com os clientes?

Faça um resumo do que vai fazer e dos seus pressupostos. Isto permite-lhe organizar as suas ideias e o seu chefe validar se foi claro. Se não quiser fazer perguntas, pelo menos faça o resumo.

Aceite que o seu chefe pode mudar de ideias. Respire fundo. O seu chefe pode mudar de ideias porque não planeou. Pode mudar de ideias porque outros mudaram de ideias. Pode mudar de ideias porque as suas perguntas o fizeram pensar. Aceite que isso acontece. Ele também está a fazer o que pode com os recursos que tem.

Ajude-o nesse caminho. Antecipe problemas. Faça perguntas e clarifique com a intenção de que todos consigam fazer um melhor trabalho (vs. criar condições para que “fique registado”).