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Como organizar os ficheiros e informação digital? Encontrar uma forma que seja fácil de manter e intuitiva para organizar os ficheiros não é obvia para a maior parte das pessoas.

Hoje quero falar sobre o método PARA, desenvolvido pelo Tiago Forte. Deparei-me VÁRIAS vezes com este método e achei que não me servia. Até que um dia experimentei e hoje uso-o não só para organizar os ficheiros, mas também informação por exemplo as tarefas na minha lista de tarefas, e a informação nos cadernos digitais.

PARA significa Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos. Começamos por criar 4 grandes pastas, uma para cada um destes pontos.

Projetos: Projetos são resultados específicos que está a trabalhar agora

Projetos: Projetos são resultados específicos que está a trabalhar agora, como escrever um livro, planear uma viagem, lançar um novo produto, construir um website, melhorar um processo, um projeto para um cliente, ou informação relacionada com uma competência ou objetivo específico que está a investir a sua atenção.

Cada projeto deve ter uma pasta dedicada dentro da grande pasta projetos, onde é possível armazenar todos os ficheiros relacionados com esse projeto organizando-os com subpastas se necessário.

No meu caso, nos projetos guardo por exemplo:

• pastas dos clientes dos cursos que entrego, dos cursos que estou a preparar ou a divulgar;
• nos últimos anos estive envolvida como aluna para me certificar como professora de mindfulness. Os materiais da certificação eram aqui guardados. Depois da certificação ter acabado guardei-os na pasta de recursos.
• informação relacionada com outros projetos como a procura de uma nova casa, escolha de um novo computador.

Áreas: As áreas são categorias mais amplas e de longo prazo

Arruma-se aqui informação transversal ao trabalho que não tem propriamente um prazo, podemos pensar em áreas transversais como marketing, gestão, informação financeira, etc. Mas também coisas da área pessoal como saúde, finanças, família, casa, documentos pessoais.

No meu caso guardo aqui por exemplo:

• Materiais dos cursos. Os materiais que são customizados para um cliente, guardo na pasta do cliente.
• Materiais de marketing e comunicação (por exemplo os textos que escrevo para o blog ou ebooks que publico). Se estiver a trabalhar num ebook em particular, está guardado numa pasta nos projetos.
• Informação financeira
• Checklists e templates
• Informação de saúde
• Informação pessoal e documentos
• Listas de compras, lista de filmes a ver, sítios a ir

Cada uma destas áreas é uma subpasta da pasta Áreas (que eu chamo Áreas de responsabilidade).

Uma das coisas que me fez mais confusão foi a diferença entre projetos e áreas.

Os projetos são atividades específicas que têm um objetivo bem definido e uma data de conclusão prevista. Cada projeto tem seu próprio conjunto de tarefas e objetivos, e é geralmente associado a um resultado tangível.

Por outro lado, as áreas são categorias mais amplas em que projetos se encaixam. As áreas representam as diferentes facetas da vida e geralmente são mais permanentes do que os projetos. Cada área pode ter muitos projetos diferentes relacionados a ela.

Recursos: Os recursos são ficheiros que temos interesse e que poderão vir a ser úteis no futuro

Por exemplo informação que vamos recolhendo ou ideias.

No meu caso guardo aqui:

• Apontamentos e recursos dos cursos que frequento;
• Biblioteca com ebooks;
• Pasta com recursos sobre temas que me interessam.

Arquivos: são itens inativos das outras 3 categorias

Arquivos: são itens inativos das outras 3 categorias e que queremos guardar para guardar o histórico ou por que ainda podem vir a ser úteis, ou seja,

• Projetos que já terminaram ou estão em standby;
• Áreas que já não sejam relevantes ou estejam ativas;
• Recursos que já não nos interessam.

No meu caso guardo aqui

• Informação de projetos antigos e outros trabalhos;
• Informação sobre cursos que fiz no passado, mas que são temas que já não me interessam;
• Informação sobre blogs antigos que escrevi.

Como extra, tenho uma pasta chamada temporária onde guardo coisas para não serem guardadas. Por exemplo, um ficheiro que descarrego da net que, ou vou guardar na pasta apropriada ou se desaparecer não faz mal. É uma espécie de caixa de entrada. De vez em quando apago o conteúdo desta pasta sem ver o que lá está.

A minha sugestão é que comece por fazer uma lista dos projetos, áreas de responsabilidade e recursos que tem e use isso como ponto de partida para fazer uma arrumação ao seu computador. 😉

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