Estratégias individuais para lidar com o multitasking

Tem vindo a ser estudado que a capacidade de multitasking é um mito e tem efeitos adversos na produtividade, criatividade, equilíbrio mental e emocional, tornando-se a prazo numa desvantagem para a pessoa e para as organizações. Estudos sugerem que se perde 30% do tempo usando esta estratégia. Num artigo anterior falei das desvantagens do multitasking. Hoje sugiro estratégias que o vão ajudar a recuperar parte do tempo e energia perdidos. Comece por escolher uma ou duas e experimente até encontrar o que funciona consigo.

Há estratégias para reduzir distrações e interrupções que cada um pode adotar, em particular para realizar as tarefas importantes que necessitem de concentração. Cada pessoa é uma pessoa e tem a sua realidade. A minha proposta aqui é deixar ideias que cada um pode experimentar e usar para desenvolver a sua própria estratégia.

Desligue as notificações de novo email.
Se só puder fazer uma coisa faça esta, se é que ainda não a fez: desligue as notificações do email. Experimente uma semana e veja como se sente. Qual é a pior coisa que pode acontecer se não souber ao minuto que tem emails novos?

Veja o email em alturas específicas do dia.
Esta é o nível dois da dica anterior: marcar na sua agenda períodos de tempo específicos para ver o email. Há pessoas que a primeira coisa que fazem de manhã quando chegam ao escritório é ver o email. Há outras que se focam logo na tarefa mais importante que têm para esse dia. Quem terá melhores resultados? Experimente começar por definir dois períodos do seu dia para ver o email, por exemplo ao fim da manhã e a meio da tarde. Ajuste o número de períodos e a frequência à sua realidade. Entre esses períodos faça coisas que lhe trazem valor completamente focado no que está a fazer.

Foque-se numa só tarefa com a técnica do tomate.
A Técnica do Tomate (em inglês o nome desta técnica parece muito mais respeitável: Pomodoro Technique. Esta técnica é inspirada nos cronómetros de cozinha em forma de tomate e consiste em focar-se numa tarefa durante 25 minutos e fazer um intervalo nos 5 minutos seguintes. Ao fim de 4 “tomates” faz-se um intervalo maior de 15 a 20 minutos.

Ajuste esta técnica a como for mais adequado para si (por exemplo mais tempo de foco) e use por exemplo o programa Focus Booster (PC e MAC) para contar o tempo. A ideia é que durante o tempo que definiu não faça mais nada além da tarefa que se propôs fazer. Ver o tempo a contar vai ajudá-lo a resistir à tentação das interrupções internas.

Foque-se numa só tarefa bloqueando tempo na sua agenda.
Esta é outra versão da ideia anterior: reservar na sua agenda períodos de tempo (por exemplo 1h) para se focar nas tarefas que requerem concentração. Se conseguir que esses períodos correspondam aos seus períodos mais produtivos é o ideal (concentra-se melhor de manhã, à tarde ou à noite?). Nestes períodos vai potenciar a oportunidade para entrar naquele estado de flow que conseguimos quando estamos a fazer o que gostamos e nem damos pelo tempo passar.

Defina objetivos claros.
Ter objetivos claros do que quer fazer nessa hora, dia, semana para o ajudar a focar e definir prioridades quando começam a aparecer distrações.

Descontraia e distraia-se.
Lembre-se de parar, descontrair ou distrair-se depois do tempo de foco.

Desligue-se.
Quando é mesmo importante estar concentrado numa tarefa, tire o som do telemóvel e desligue outras fontes de interrupção no computador como programas de mensagens (há até quem bloqueie o acesso a certos sites durante determinado tempo com ferramentas como o SelfControl para MAC ou o SelfRestraint para PC ou bloqueie totalmente o acesso à net com o software Freedom).

Escreva.
Liste os passos de uma tarefa ou tenha sempre à mão onde escrever para apontar o que está a fazer quando é interrompido para ser mais fácil retomar.
Pode usar a mesma técnica para as interrupções internas: quando um pensamento o interrompe a si próprio (por exemplo quando se lembra de algo para fazer) escreva-o numa lista e esqueça-o, voltando à tarefa em mãos o mais depressa possível.

Isole-se.
Se puder, isole-se fisicamente, principalmente se trabalhar num open-space ou então avise que precisa de se concentrar; até pode pôr uma mensagem em cima da mesa ou combinar com os colegas um sinal (por exemplo se tem os fones) para não o interromperem.
Se for interrompido, tente diminuir a interrupção ao mínimo para não perder o ímpeto, deixando para mais tarde as ações originadas pela interrupção (escreva-as e esqueça-as).

Lide com quem o interrompe com frequência.
Se é interrompido com frequência por um colega, pelo chefe ou por um cliente, experimente marcar reuniões recorrentes com essa pessoa para tratar desses assuntos.

Partilhe estas estratégias com quem trabalha consigo.
Partilhe com os colegas estas estratégias para que não esperem por exemplo resposta imediata ao email, não o interrompam ou até se inspirem e adotem também novos comportamentos.