Durante o dia provavelmente é interrompido várias vezes. Muitas das interrupções roubam-lhe tempo para fazer as coisas que são mais importantes para si. Este artigo apresenta sugestões de como diminuir as interrupções e ganhar tempo no seu dia. Experimente algumas destas estratégias e veja o que funciona melhor consigo.

As fontes das interrupções

As interrupções podem ter duas fontes:

• Os outros através de falarem consigo, telefonarem, enviarem um email e mensagens em programas como o skype.
• A própria pessoa que se desconcentra e faz qualquer coisa como ir interromper os outros, ir ao Facebook, etc.

Aspetos positivos das interrupções:

As interrupções têm aspetos positivos: contribuem para fazer um intervalo, resolver um assunto mais rapidamente, promover a troca de ideias e a criatividade. Por vezes as interrupções até são bem-vindas pois isso permite-lhe parar de fazer alguma coisa que não gosta ou sentir-se necessário.

Para que as interrupções não o impeçam de fazer o que é importante é necessário encontrar o equilíbrio entre bloquear as interrupções e focar-se com ser flexível e aproveitar oportunidades ou resolver problemas rapidamente.

Controle as interrupções…antes que o controlem a si!

O primeiro passo é avaliar se as interrupções que tipicamente o impedem de avançar com as coisas importantes são válidas. Para isso sugiro que durante uma semana mantenha um registo das interrupções. Pode usar o documento que ofereço de seguida. Registe:

• quem o interrompeu (inclusive auto-interrupções);
• a natureza/assunto dessa interrupção
• se a interrupção era válida, ou seja, se tinha sido necessária nesse momento;
• se a interrupção era urgente, ou seja, podia ter esperado por outra altura?

Analise a informação que recolheu. Encontra padrões?

Interrupções válidas: planeie

Algumas das interrupções são válidas? Se isso faz parte da sua rotina, inclua tempo para isso na sua agenda.

Se as pessoas que o interrompem são sempre as mesmas, considere marcar pequenas reuniões com elas com a frequência que for adequada. Por exemplo marque reuniões diárias e curtas com essas pessoas e peça-lhes para que registem todas as questões para que rapidamente resolvam as questões em aberto.

Interrupções evitáveis: negoceie e faça perguntas

Para diminuir o impacto das interrupções no seu dia-a-dia, experimente alguma das seguintes estratégias. Lembre-se que o truque está em conseguir o equilíbrio entre bloquear as interrupções e ser flexível. Não parece fácil e pode não ser mas se estiver atento pode melhorar e conseguir mais tempo para si.

• Desligue a notificação de que tem novo email e veja o email em alturas do dia pré-definidas. Vai ver que só isso o faz ganhar tempo.
• Marque horas em que se vai focar e não quer ser interrompido. Desligue as notificações de que tem um novo email, desligue as ferramentas de comunicação com o skype, tire o som do telemóvel. O que é a pior coisa que pode acontecer se estiver uma hora incomunicável? No fim do período de foco pode sempre responder às mensagens de uma vez poupando tempo. Informe os colegas destes períodos, isole-se numa sala ou coloque fones ou arranje um sinal mais criativo e simpático para passar a mensagem que não quer ser interrompido.
• Marque na sua agenda alturas para fazer telefonemas e responder às chamadas que não atendeu.
• Se for interrompido, não reaja instantaneamente.
  • Peça algum tempo à pessoa para acabar o que está a fazer e que depois falará com ela. Escolha ir ter com a pessoa ao seu lugar porque isso lhe dá a oportunidade de se poder ir embora.
  • Defina um tempo limite (diga que tem 5 minutos, prefere falar agora ou mais tarde?).
  • Use a sua linguagem corporal para mostrar que a interrupção não é conveniente: fique em pé e explique que está ocupado.
  • Ajude o outro a focar-se e a ir direto ao assunto.
  • Se lhe estão a pedir para fazer alguma coisa, avalie a urgência e importância e faça isso mais tarde. Aprenda a dizer não negociando e fazendo perguntas: avalie se é mesmo importante para o outro, se pode ser feito depois, se pode ser feito por outra pessoa. Se essa tarefa implicar que atrase o que está a fazer, negoceie prazos comparando a prioridade.

O white-paper “Multitasking: vale a pena? Como ganhar mais horas num dia” também lhe oferece outras sugestões de como ter mais tempo.