Muita gente acha que sim mas talvez nunca tenham pensado muito nisso. 

Quando escrevemos um email temos em geral uma de duas intenções: (1) levar a pessoa a quem escrevemos a fazer alguma coisa ou (2) informá-la de algo (para que provavelmente no futuro venha a fazer alguma coisa com essa informação).

Por vezes não temos a resposta que queremos, as pessoas não respondem ao que perguntamos, demoram a responder se é que respondem. Isso só nos traz trabalho porque teremos que perder mais tempo ou esclarecer mal entendidos.

Como melhorar a nossa comunicação para reduzirmos estes efeitos? Fazer tudo o que está ao nosso alcance para facilitar a compreensão de quem vai receber o email.

Propósito: antes de começar a escrever, identifique claramente qual é o propósito desse email. O que pretende? Até pode escrever o propósito para começar e depois completar.

Use o assunto para captar a atenção e explicar o propósito: Escreva logo no assunto do email qual é o propósito do email. Seja o mais explícito possível. Não faz sentido colocar só o nome do projeto, ou “urgente”.

Não responda a emails anteriores para falar de assuntos diferentes. Se quiser mesmo fazê-lo para poupar tempo a incluir os receptores, lembre-se de mudar o assunto. Exemplos de como pode melhorar os assuntos:

• Em vez de “projeto X” escreva “[projeto X] relatório para revisão“ (note que a nível profissional, se tem vários projetos, ajuda identificar o projeto mas isso por si só não deve ser o assunto)
• Em vez de “jantar” escreva “jantamos esta sexta?”
• Em vez de “urgente” escreva “urgente: preciso de feedback sobre o cliente até ao fim do dia”
• Em vez de “reunião” escreva “reunião dia 3, 10:00: o que precisas de preparar”

Se estiver à vontade com as pessoas, às vezes nem é preciso escrever nada no texto do email.

Escreva um email por assunto: Se precisar de comunicar vários assuntos distintos com a mesma pessoa, escreva um email por assunto. Pode parecer que dá mais trabalho mas não dá e vai facilitar a comunicação. Imagine que pretende pedir que alguém execute uma tarefa e que lhe confirme a disponibilidade para uma reunião. Ao enviar dois emails, ajuda a pessoa a responder a cada assunto mais rapidamente e a não deixar nada por responder. Imagine que a pessoa não lhe pode dar logo feedback sobre a tarefa e por isso adia também a resposta à disponibilidade. Ou responde à disponibilidade e depois se esquece da tarefa. Emails separados, respostas separadas. Assuntos tratados.

Use pontos e numere as questões: Seja sucinto. Se tem várias coisas a indicar use pontos. Se tem questões a fazer numere-as para ser mais fácil quem responde saber o que tem que responder e não fique nenhuma questão esquecida. Das opções seguintes, qual lhe parece mais clara?

Opção 1: Aguardo que me envies a data, os materiais que precisas e quem vai participar.

Opção 2: Aguardo que me envies:

1. a data
2. materiais que precisas
3. quem vai participar 

O ideal é que a pessoa ao responder escreva as respostas imediatamente por baixo das questões ou as copie. Isso ajuda a quem tem que processar no final. Não pode obrigar ninguém a fazer isto mas pode dar o exemplo.

Defina prazos e o que espera: Escreva explicitamente o que espera que os outros façam e até quando. Até pode salientar isso a negrito.

É fácil dizermos que os outros não leram o email, não perceberam mas no limite provavelmente quem ficará com um problema nas mãos é quem envia o email. Por isso, sem muito trabalho, faça o que está ao seu alcance para tornar a sua comunicação, clara, sucinta, curta e organizada!