Muitos especialistas em organização pessoal defendem a importância de registar o que há a fazer no dia-a-dia em vez de confiarmos que a vozinha na nossa cabeça nos lembre do que há a fazer. A grande questão que muitas vezes me colocam é se devemos usar uma solução digital ou um caderno. A resposta é “depende”. Depende das necessidades, da necessidade de mobilidade, de preferências pessoais. Muita gente tem um gosto especial em riscar uma tarefa no papel e não o consegue sentir quando o faz no computador.
Por outro lado, o uso do caderno e/ou agenda em papel apresenta desafios como por vezes andar a copiar informação de um lado para o outro, ser difícil de encontrar informação e organizá-la, gerir o momento em que o caderno acaba e gerir compromissos e tarefas a longo prazo.
Hoje proponho uma solução que, se gosta de papel, se pode se tornar o seu melhor amigo para registar as suas notas, agenda e registar o que há para fazer no dia-a-dia. Pessoalmente tenho sempre um caderno com uma folha por dia onde vou apontado pequenas coisas que preciso de registar.
Hoje apresento-lhe o caderno ideal (que eu encontrei até agora)
Trata-se de um sistema/caderno comercializado pela STAPLES chamado ARC. Este sistema é uma espécie de dossier (inspirado na ideia de filofax) mas melhor. Neste vídeo (em inglês) terá rapidamente uma ideia geral do potencial deste caderno. De seguida detalho como o pode ajudar.
Tem aspeto profissional e várias opções de materiais e cores
Pode escolher várias cores e materiais como capa. As capas do tipo pele ficam na ordem dos 13€. Comece por avaliar qual é o melhor tamanho para as suas necessidades: A4 ou A5?
O A5 é mais prático para transportar. O A4 pode ser muito útil se costuma trazer consigo muitas folhas A4 já que o ARC poderá passar a sua agenda, caderno e pasta.
É muito prático mover folhas de sítio.
Os furos das folhas são especiais como ilustrado na imagem seguinte o que torna muito simples mudar qualquer folha ou acessório de sítio várias vezes.
Permite usar os seus próprios templates de agenda, folha de notas, checklists, etc. já que usa tamanhos de papel standards como o A5 e o A4.
A capa já traz algumas folhas mas o melhor deste sistema é poder imprimir os seus próprios modelos de folhas (mais à frente deixo-lhe alguns). Depois do investimento inicial, o custo é reduzido já que até, se quiser, pode só colocar folhas em branco.
Para tirar partido deste sistema é necessário adquirir o furador que custa 55.90€ (quando publiquei este artigo o preço original era de 33.90€). Se pensar que provavelmente não vai voltar a comprar agendas e caderno, o investimento compensa. Se vários colegas estiverem interessados, até pode pedir à sua empresa que faça o investimento.
Se optou pela dimensão A5, aproveite e compre também uma resma de papel A5 (a resma da Staples custa 2.79€ e traz 500 folhas).
Permite implementar o SEU processo de organização
Que tipo de informação prevê aqui registar? Algumas sugestões:
- Notas de reuniões (até pode organizar depois pelas já processadas, as para arquivar, etc.)
- Agenda anual, mensal, semanal ou diária
- Tarefas e notas diárias
- Listas de tarefas
- Listas de ideias, livros a ler, etc.
- Progresso e notas de projetos
- Objetivos
- Ideias
- Checklists e modelos (por exemplo passei a colocar no meu ARC o modelo da ficha de cliente de coaching)
- Registo de despesas
- Lista de compras
- Tabelas ou materiais de referência
Como lhe vou mostrar de seguida, usando os acessórios pode também guardar no ARC:
- Recibos
- Cartões de visita
- Cupões de desconto
- Receitas e papéis que necessita apresentar nalgum lado
- Catálogo/materiais do seu trabalho
- Impressões de materiais para rever (em particular se escolher o tamanho A4).
O ARC passará a ser a sua pasta/agenda/caderno. O sítio único onde sabe que pode encontrar tudo.
O ARC oferece vários acessórios que ajudam a organizar toda esta informação e materiais. A grande vantagem é que se perceber que a organização que imaginou não está a funcionar e quiser mudar, pode também fazê-lo facilmente!
Sugiro de seguida alguns acessórios que acho úteis.
Separadores
Os separadores vão ajudá-lo a organizar a informação e facilitar encontrá-la. Uma das grandes vantagens do ARC é mesmo essa: o registo da informação não ficar “preso” ao sítio onde originalmente foi escrito.
Separadores com bolso
Se costuma também ter necessidade de guardar papéis, sugiro que avalie a solução de separadores com bolso como alternativa ou complemento aos separadores anteriores.
Marcadores de página
Podem ser úteis para aceder às páginas mais frequentes.
Pode também criar a sua solução. Por exemplo, usando uma capa plástica de um caderno antigo, pode cortá-la em tiras, furar e usá-la como marcador do dia de hoje caso organize o seu ARC com uma página para cada dia.
Bloquinhos para tarefas
Gosto particularmente destes bloquinhos que permitem fazer uma lista de compras ou tarefas. Pode optar por comprar outro tipo de blocos (por exemplo a IKEA tinha uns até há pouco tempo) e furá-los.
Expandir o seu ARC
Se perceber que precisa de colocar mais folhas, pode comprar os discos de expansão e aumentar a capacidade do seu ARC. Lembre-se que pode sempre ir retirando as folhas já usadas e arquivar, digitalizar ou deitar fora.
Bolsas zip
Gosto também das bolsa zip que permitem colocar objetos ou papeis como por exemplo recibos.
Porta cartões de visita
Também existe um acessório para guardar cartões de visita mas não me impressionou já que me pareceu pouco seguro e os cartões de visita também podem ser guardados na bolsa zip que é mais flexível do ponto de vista de utilização. Lembre-se que quanto mais acessórios colocar mais pesado e difícil de manejar o seu ARC ficará.
Modelos de agendas, notas e tarefas
Em breve partilharei alguns modelos úteis para imprimir. Entretanto um cliente falou-me deste site que tem modelos excelentes em inglês. Tem até a versão em word se quiser editar e adaptar às suas necessidades. Tem vários modelos mas destaco de seguida alguns.
Escolha aquele se lhe parece mais adequado. Imprima algumas páginas e experimente (não imprima o ano todo). Avalie como se sente e se falta alguma coisa. Precisa de mais espaço para compromissos, tarefas, notas? Gosta de ter uma visão do dia ou da semana? Adapte o modelo ou escolha outro até descobrir o que responde às suas necessidades (mais informação para o ajudar a escolher agendas em papel neste artigo).
O Arc é ideal para quem precisa de muito espaço por dia para escrever (quase uma agenda diária) já que lhe permite não andar com o ano todo atrás e ir adicionando as folhas dos dias/meses seguintes e retirando as mais antigas.
Original day per page
Week on two pages enhanced TM layout
Month per page
Year planer
Daily dashboard
Original day on two pages
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Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.
É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.
