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Dicas para os diretores de obra terem resposta aos emails e anteciparem quando não lhes respondem

Um estudo de 2012 refere que em média passamos 28% do nosso dia de trabalho a lidar com o email. Isso são pelo menos 11 horas da nossa semana. Imagino que tendo em conta a diversidade de intervenientes e assuntos que um diretor de obra tem de gerir, este tempo por vezes possa até ser maior.

O diretor de obra tem de ser capaz de dar resposta a emails e fazer seguimento de assuntos, interagindo com pessoas que estão igualmente imersas em muitas grandes e pequenas coisas para tratar.

O email é como uma lista de tarefas que nunca acaba e por isso é fundamental o diretor de obra ser sistemático a “tratar” do seu email conseguindo:

  1. Dar resposta aos emails importantes (e não deixar que fiquem esquecidos e soterrados por outros dentro da caixa de entrada);
  2. Ser capaz de se focar nos emails que são mais importantes responder no dia e ir gerindo as prioridades de resposta aos outros que podem esperar um pouco ou que não pode responder logo devido, por exemplo, a não ter já informação que precisa para responder;
  3. Garantir que tem as respostas que precisa e consegue dar seguimento a assuntos em falta (por exemplo fazer […]

Estratégias de liderança para chegar (literalmente) à Lua

Este é o primeiro de vários artigos escritos por convidados no blog Objetivo Lua. Neste artigo, Paulo Gil, professor e investigador na área espacial no Instituto Superior Técnico, escreve sobre estratégias de liderança num grande, se não o mais complexo, projeto da humanidade até agora: atingir a Lua.

A menos que o Elon Musk acompanhe este blog 🙂 , duvido que algum de nós tenha de lidar com este nível de complexidade. Por isso, é inspirador refletir como podemos por em prática estas ideias hoje.

Aproveito o tema para o convidar a juntar-se a um pequeno grupo de profissionais que vai dedicar dois dias e meio a refletir e descobrir mais estratégias para se renovarem com líderes.


Um desafio quase impossível

Quando a 4 de Outubro de 1957 o Sputnik, o primeiro satélite artificial, foi lançado os americanos, apanhados de surpresa, ficaram em choque. Era a demonstração da capacidade tecnológica do inimigo figadal – estava-se em plena Guerra Fria com a URSS e seus aliados – que até aí era encarado como um risco moderado para o ocidente e o seu modo de vida. Não que o esforço de atingir o Espaço não existisse já nos EUA, e que o governo […]

Qual o vencedor mais feliz?

Os participantes assistiram a gravações de atletas das Olimpíadas de 1992 logo a seguir a terem ganho uma medalha olímpica.

Foram examinadas as expressões faciais dos atletas sem saberem qual das medalhas eles tinham recebido, e depois atribuíram uma classificação até 10 pontos, sendo o 10 o equivalente a “êxtase”.

Os resultados mostraram que os participantes classificaram os medalhados a Bronze com uma felicidade de 7.1.

Como julga terem os participantes classificado as emoções dos medalhados a Prata nesta mesma escala de felicidade?

1. 8.7
2. 7.9
3. 6.3
4. 4.8

 

Antes de ver as soluções, pense qual a sua aposta?

 

 

 

 

 

 

 

Como julga terem os participantes classificado as emoções dos medalhados a Prata nesta mesma escala de felicidade? Resposta 4, 4.8

Frequentemente, a nossa felicidade não gira em torno do local onde estamos ou do que alcançámos, mas na diferença entre onde estamos e onde poderíamos estar.

Nas entrevistas realizadas pela NBC aos atletas, os medalhados a Prata focaram-se na proximidade de receber uma medalha de ouro, enfatizando o seu desapontamento.

Porém, os vencedores da medalha de bronze estava muito mais felizes porque eles compararam o seu feito com o 4º lugar e aqueles que não conseguiram medalha nenhuma.

O pensamento contra factual e a tendência para o foco em […]

4 dicas para quem gostava de…

Em todos (sim, todos e eu não sou muito de fazer generalizações desta natureza) os cursos que facilito encontro pessoas que gostariam de trazer algum tipo de comportamento de um modo sistemático para a sua vida.

Muitas destas pessoas desejam-no porque são comportamentos que acreditam que os vão ajudar a sentirem-se melhor, com mais energia, com mais saúde, com mais resiliência.

Estes comportamentos podem ser coisas tão simples como beber água, fazer algum tipo de alongamento na cadeira, fazer algumas pausas por dia, praticar exercício, fazer diferentes escolhas alimentares, criar rotinas de foco, e tantas outras.

Na maior parte dos casos, visto de fora, estes comportamentos parecem relativamente simples de adotar mas se fossem provavelmente eu não estava a escrever este artigo.

Vou partilhar algumas dicas para facilitar a adoção deste tipo de comportamentos.

Antes de continuar a ler o resto do artigo, pergunto-lhe “ no seu caso, qual o comportamento que gostaria de trazer para o seu dia-a-dia?” para aproveitar e por já em prática o que sugiro de seguida.

Escolha só um!

Dica #1: Estar determinado a transformar ou adotar UM e SÓ UM comportamento

Às vezes queremos mudar TUDO o que é o primeiro passo para ficar TUDO na mesma.

É importante focarmo-nos numa coisa só.

Um novo […]

Escolha cega: será que nos enganamos a nós próprios?

Foram mostradas 2 cartas aos participantes, cada uma com um retrato diferente. De seguida, foi pedido aos participantes que revelassem qual dos retratos acharam mais atraente.

Após selecionar o retrato que eles mais gostaram, foram dados aos participantes a carta que selecionaram e foram levados a explicar porque é que escolheram aquela carta.

Contudo, em alguns casos, as cartas foram trocadas e os participantes receberam a carta que eles não escolheram.

Qual a percentagem de vezes que os participantes detetaram que lhes foi dado o retrato errado?

  1. 13% das vezes
  2. 43% das vezes
  3. 95% das vezes
  4. 100% das vezes

 

Antes de ver as soluções, pense qual a sua aposta?

 

 

 

 

 

Qual a percentagem de vezes que os participantes detetaram que lhes foi dado o retrato errado? Resposta 1, 13% das vezes!

Por vezes não entendemos as nossas escolhas. Podemos ver certa escolha que fizemos, assumir que essa foi a escolha certa (no fim das contas, todos nós fazemos as escolhas certas, não é?) e a partir daí desenvolvemos a história sobre o porquê de termos adotado aquela decisão.

Este tipo de justificação acontece muito no processo de decisão financeiro, profissional e romântico. Nós temos uma enorme habilidade para contar histórias que justificam as nossas decisões e revelarmo-nos […]

Como os outros DEVEM ser: as expetativas

Todos temos expetativas de como os outros deviam ser, como se deviam comportar.

E isto é transversal em todas as áreas da nossa vida, desde a nossa vida pessoal com família e amigos (se ela me desse valor devia ter-me ajudado, um amigo a sério devia ter telefonado para saber se estava tudo bem), no trabalho (o meu chefe devia perceber que estou cheio de trabalho) e até com a humanidade em geral (Eles deviam ser mais …).

Quando as nossas expetativas não são cumpridas acontece que ficamos desapontados, frustrados, transtornados, irritados, tristes, ou outra resposta emocional negativa. E muitas vezes remoemos sobre isso.

Na realidade esta resposta emocional não é causada pelo comportamento do outro mas pelo facto de este não responder às expetativas que criamos.

Parece a mesma coisa mas não é pois traz o controlo para o nosso lado: muitas vezes não conseguimos influenciar o comportamento dos outros mas temos um pouco mais de controlo sobre a nossa reação ao comportamento do outro (chama-se inteligência emocional).

Por exemplo, há pessoas que vivem bem com outras pessoas se atrasarem e outras ficam muito incomodadas.

O comportamento é o mesmo (alguém atrasar-se) mas a resposta emocional é diferente porque há expetativas diferentes.

Muitas vezes as expetativas nascem das regras […]

Lidando com Tentações: qual seria a sua resposta?

Numa experiência desenhada para observar a frequência e força dos desejos das pessoas ao longo do dia, os participantes, alemães jovens até idade adulta, foram solicitados por alertas no telemóvel (7 por dia durante 7 dias) a responder a questões sobre o que eles mais recentemente desejavam.

Qual dos desejos seguintes os participantes ambicionaram menos?
1. Trabalho e utilização de media.
2. Álcool e tabaco.
3. Participação desportiva e contacto social.
4. Comer e beber.

Qual das tentações estiveram os participantes mais inclinados a ceder ou FALHAR em resistir?

1. Comer.
2. Dormir.
3. Utilização dos Media
4. Utilização de tabaco.

Antes de ver as soluções, pense qual a sua aposta?

 

 

 

 

 

 

Qual dos desejos seguintes os participantes ambicionaram menos? Resposta 2, Álcool e tabaco.

Qual das tentações estiveram os participantes mais inclinados a ceder ou FALHAR em resistir? Resposta 3, Utilização dos Media.

Quando pensamos nos nossos desejos, pensamos sobre grandes e importantes necessidades, mas quando nos reportamos aos nossos impulsos momentâneos, eles acabam por ser bastante vulgares, como dormir, prazer, higiene, participação em desportos e contacto social. Por outro lado, os nossos desejos comportamentais tipicamente associados com necessidades reais – como álcool e tabaco – são muito menos comuns para o homem médio.

E estamos muitos mais inclinados a falhar resistir a algo […]

Despachar a tarefa ou resolver o problema?

O João trabalhava naquela empresa há muitos anos. Cumpria com aquilo que lhe pediam mas há uns tempos que andava a sentir-se injustiçado porque, apesar de ser dedicado, o colega Fernando, que estava há bem menos tempo na empresa, estava a ganhar mais do que ele.

Um dia achou que era o momento de mostrar essa insatisfação ao chefe e partilhou com ele essa observação. O chefe não deu muita importância e disse-lhe que podiam falar nisso mais tarde mas que agora precisava mesmo da ajuda dele com uma situação que queria resolver rapidamente.

Disse-lhe que nesse dia tinha uma vista de um grupo de 25 pessoas de uma empresa parceira e queria nesse evento servir fruta. Tinha pensado em maçãs e alguns bolos. Só pensou nisso nesse dia e não encomendou. Pediu ao João para ir à mercearia ao pé da empresa ver se tinham maças e bolos.

O João lá foi e voltou ao fim de 10 minutos e informou o chefe que tinham maçãs e bolos.

“E quanto custam?” perguntou o chefe.

“Isso não perguntei.” respondeu o João.

“E têm quantidade para hoje?” perguntou o chefe.

“Não sei.” respondeu o João.

O chefe ligou então para o Fernando e pediu-lhe a mesma coisa. O […]

Lembre-se do comportamento ou hábito que quer adotar

“Quero ser mais paciente e ouvir os outros”.

“Quero estar mais focado”.

“Gostava mesmo de me sentir tranquilo”.

“Quero fazer mais pausas ao longo do dia.”

“Quero estar mais consciente”.

“Quero beber mais água”.

Quero, gostava…e o dia passa e não fazemos!

Isso é muito natural porque na maior parte das vezes é difícil contrariar o piloto automático. Muitas vezes a dificuldade extra é que nos esquecemos destes nossos objetivos.

Tenho uma sugestão para si: crie uma frase ou palavra que o lembre do que deseja e defina-a como palavra passe para aceder ao seu computador. Assim, cada vez que se ligar vai-se lembrar. Quantas mais vezes se desligar e ligar (e basicamente se não o faz, devia sempre que sai de perto do seu computador), mais se vai lembrar.

Se achar que esse tipo de palavra passe é fraco porque tem de ter muitos números e símbolos esquisitos, descubra quantos anos são necessários para descobrir a sua palavra passe neste site.

Respire assim para relaxar e controlar o nervosismo/ansiedade

É comum dizermos a alguém nervoso “Respira fundo!”.

A respiração é uma das estratégias mais eficazes para nos ajudar a gerir o nosso estado emocional.

A maior parte das pessoas faz uma respiração superficial e não explora estas estratégias. Hoje deixo-lhe uma sugestão muito simples que pode treinar e usar nos momentos em que sente que precisa de relaxar ou reduzir o batimento cardíaco.

Nessas alturas respire profundamente permitindo que o abdómen dilate e respire de modo a que o tempo que demora a expirar seja o dobro do tempo da inspiração, ou seja, faça uma expiração mais longa do que a inspiração. Se inspirou em 3 segundos, expire em 6. Se inspirou em 4 segundos, expire em 8.

Faça várias respirações neste ritmo.

Descubra qual é o tempo da inspiração confortável para si. O mais difícil é inspirar num tempo que permita aguentarmos o tempo da expiração. Para cada um este tempo é diferente já que depende da nossa capacidade torácica e treino.

Pode ajudar ter um apoio visual para fazer este exercício. Experimente este site e defina qual é o tempo de inspiração e expiração mais confortável para si.

Sugestão: crie o hábito de respirar profundamente por exemplo sempre que encontra um semáforo […]