Como lidamos com o que há para fazer?

É um tema aparentemente tão pouco apelativo e tão, tão importante no nosso dia-a-dia. Como gerimos tudo o que temos para fazer?

Chamam-lhe lista de tarefas.

Uns apostam em soluções digitais super-integradas-sincronizadas e coloridas e outros vivem bem com o papel.

Não há uma melhor do que a outra. Há a melhor para cada um. Hoje quero falar um pouco sobre este tema já que observo com base na experiência dos meus clientes e na minha pessoal que é uma ferramenta que, se bem usada, pode fazer toda a diferença na nossa capacidade de resposta e tranquilidade. Sim, tranquilidade. Principalmente tranquilidade.

A lista de tarefas serve essencialmente para duas coisas:

Nos lembrarmos do que temos para fazer. Mesmo aqueles que insistem em não escrever o que têm para fazer porque desde pequeninos que têm boa memória estão basicamente a (1) desperdiçar espaço de processamento mental que poderiam estar a utilizar para ser criativos e resolverem problemas e a (2) trazer stress para a sua vida. Imaginem viver com notificações constantes que não podemos desligar, às horas mais inapropriadas na forma do “não me posso esquecer de…”.

Nos ajudar ter noção do que temos para fazer, prioritizar e planear. Muitas vezes comprometemo-nos com coisas que não […]

Um dos melhores livros que li nos últimos tempos

Nas últimas férias li um livro daqueles em que cheguei ao fim com muita pena que tivesse terminado.

Spaceman, é a biografia do astronauta Mike Massimino (que talvez conheça da série The Big Bang Theory).

Calma! Se está a pensar que é uma “cromice” de espaço…bem…tem algumas “cromices” mas essencialmente o que me impressionou foi a história da vida dele, o COMO realizou o seu sonho, o seu percurso pouco óbvio.

Tem lições de vida, liderança, trabalho em equipa e, embora seja adequado para qualquer pessoa, é especialmente inspirador para quem tem formação em áreas técnicas já que percebe que não é só o conhecimento técnico que faz a diferença. Aconselho também este livro em particular a estudantes de engenharia.

O Mike tem um grande sentido de humor por isso o livro está cheio de várias histórias divertidas. Um livro ideal para as férias. Ou pelo menos, foi para as minhas do ano passado!

Não sei como é que ainda não tinha falado disto antes.

Único desafio: não há tradução em português. 

Resultados do questionário sobre diretores de obra

Uma das atividades que realizei para criar o programa de treino para diretores de obra que lancei há pouco tempo foi publicar um questionário para caracterizar as necessidades e dificuldades que este grupo de profissionais enfrenta em Portugal.

As partilhas de todos foram mais ou menos alinhadas com a informação que já tinha recolhido de entrevistas presenciais com alguns diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Hoje partilho dois gráficos que resumem algumas das respostas e que refletem aquilo que quem está na área conhece.

Um dos maiores desafios está relacionado com a cultura deste mercado:

  • Propostas esmagadas e falta de tempo de preparação no início da obra;
  • Atrasos nos subempreiteiros e fornecedores muitas vezes causados por falta de qualificação e má gestão;
  • Clientes inexperientes e/ou inflexíveis.

Uma das pessoas com quem falei partilhou comigo que muitas vezes o plano da obra não é um plano mas sim um desejo, não só por o diretor de obra acreditar não ter condições para o cumprir como também por sistematicamente acontecerem inúmeros imprevistos que não são geridos como riscos.

Aqui as fontes destes imprevistos são, como já especulávamos, os subempreiteiros e fornecedores seguidos pelos […]

Fazer tempo para aprender

Nos últimos tempos criei a rotina de ouvir podcasts de temas que me interessam enquanto conduzo, mas sempre com atenção à estrada :).

Há pessoas que também o fazem enquanto estão a fazer outras atividades como por exemplo a cozinhar. Ainda não cheguei a essa fase. Também é bom estar por exemplo a cozinhar e a usufruir disso mesmo.

Mesmo não sendo muito tempo, o acumular de pequenos tempos traz-me ideias, aprendizagens e sorrisos que de outra forma não teria.

O passo seguinte que estou a testar nas últimas semanas é ouvir audiobooks. Confesso que sempre achei que não ia gostar em particular por ser difícil de manter a atenção. E é!

Para lidar com isso optei por algumas estratégias

  • Não estou a ouvir audiobooks de livros “técnicos”. Para mim é mais difícil de organizar as ideias e apreender o significado quando os conteúdos têm por exemplo uma estrutura (por exemplo 5 pontos para…). Nesses livros tipicamente gosto de sublinhar ou tirar notas e a ouvir é mais difícil.
  • Optei por livros com temas que me interessam. Às vezes distraio-me mas há sempre a possibilidade de andar 30 segundos para trás. Por outro lado tenho a sensação de que algumas ideias “ficam” mais. Como […]

Sobre a nossa pior relação

Não sei se lhe acontece por vezes ser exposto a uma mesma ideia de várias fontes diferentes num curto espaço de tempo. Nos últimos tempos há uma ideia com que me tenho deparado e que achei muito curiosa. Por isso partilho hoje! É sobre relações.

Imagine que estamos numa relação amorosa ou de amizade em que a outra pessoa nos diz, com muita frequência, mais ou menos diretamente:

“só gosto de ti quando fores assim”

“não faças isso que me envergonhas”

A maior parte das pessoas não se sentiria satisfeito numa relação assim e provavelmente afastar-se-ia dessa pessoa.

No entanto, todos nós temos uma pessoa assim na nossa vida: nós mesmos.

Todos nós temos áreas na nossa vida em que nos sentimos menores, em que gostamos menos de nós porque não somos como gostaríamos ou como achamos que os outros gostariam. Para uns é o seu desempenho profissional, para outros o seu papel como pais, para outros a sua aparência, a sua saúde, o modo como se relacionam.

Nós somos a única pessoa de quem não nos podemos afastar. Somos a única pessoa que podemos ter a certeza que estará sempre connosco. Por isso vale mesmo a pena criarmos uma excelente relação connosco mesmos porque vai […]

Para descobrir quanto tempo ainda pode dormir mais…

Hoje falo-lhe de uma aplicação para telemóvel muito simples e ao mesmo tempo muito útil para quem quer ver as horas durante a noite…e descobrir que ainda tem mais tempo para dormir 🙂

Uso sempre esta aplicação quando estou em viagem. Em casa tenho um despertador que projeta as horas no teto. Parece uma invenção palerma mas funciona muito bem não trazendo luminosidade extra. Curiosamente para mim é mais prático olhar para o teto para ver as horas do que para o despertador na mesa de cabeceira.

despertador-teto

Também é útil para quem usa sempre o telemóvel na mesa-de-cabeceira como despertador e quando acorda durante a noite anda a clicar no ecrã para ver que horas são instale o night clock.

Já agora, se tem o telemóvel na mesa de cabeceira pelo menos coloque-o em modo de avião. Começam a existir evidências que sugerem que pode aumentar a probabilidade de cancro mas para já não investiguei o suficiente sobre este tema para detalhar.

Voltando à aplicação: esta mostra as horas num fundo preto e com a opção de reduzir a luminosidade para não incomodar. A aplicação mantém as horas visíveis durante toda a noite como um […]

As areias nas engrenagens da nossa vida

Tenho observado que muitas vezes o que nos impede de agir para transformarmos algo na nossa vida ou realizarmos um sonho é estarmos, em vez disto, a investir a nossa energia a tratar de outras várias pequenas coisas.

Podemos chamar a estas pequenas coisas as areias nas engrenagens da nossa vida.

E nalgumas situações há um mecanismo em nós que acredita que SÓ podemos colocar a máquina que vai realizar os nossos desejos a funcionar depois de remover todas as areias da engrenagem.

As areias da nossa vida

Encontramos estas areias tanto na nossa vida pessoal como profissional. Às vezes tomam a forma de:

  • Coisas que tenho e não quero: tarefas a terminar ou problemas a resolver não relacionados com o nosso objetivo (às vezes dizemos “quando eu resolver isto/terminar aquilo vou estar mais descansado para me focar totalmente…”);
  • Coisas que não tenho e acho que são essenciais: coisas que achamos que temos de fazer/ter para pôr a máquina a funcionar.

Muitas vezes estas areias são histórias que contamos a nós mesmos para justificar a procrastinação de…começar! É verdade que essas areias podem tornar a máquina mais lenta mas só ganhamos algo, só produzimos algo quando a máquina funciona mesmo que lentamente. Alguém produz algo por […]

Alternativa simples ao skype para reuniões

Uma das maneiras de poupar tempo é não nos deslocarmos para reuniões (e também uma opção mais ecológica). Nalgumas áreas de negócio esta prática não é ainda comum mas noutras, em que por exemplo precisamos de fazer reuniões com pessoas que estão longe, é a solução.

Mas mesmo estando na mesma cidade há reuniões que podem ser feitas sem problema usando o computador em particular se as pessoas já se conhecem.

Para que as reuniões corram bem é importante haver uma boa qualidade de rede e também que todos tenham uma webcam. O contacto visual facilita bastante a comunicação.

Uma das ferramentas que muitos usam é o skype que pode ser um obstáculo se as outras pessoas não usarem ou porque não estão habituadas ou porque não têm permissão para instalá-lo no computador.

Uma alternativa ao skype é o appear.in que torna o processo muito mais fácil. Basicamente criamos um link que enviamos aos participantes e estes só têm de entrar nessa página. Não precisam de instalar nada nem de criar uma conta. Não precisamos de estar a ligar a ninguém. A versão grátis permite fazer reuniões entre 4 pessoas. Permite também partilhar o ecrã.

Porque não temos tempo

Tendencialmente acho muito mais interessantes as perguntas “como” do que “porquê”. “Porque não tenho tempo?” ou “Como posso ter tempo?” sendo que a primeira ajuda a trazer respostas para a segunda mas por si só não muda nada.

Mas hoje vou deixar aqui algumas ideias sobre o “porque não tenho tempo” na expetativa que o leve a refletir um pouco sobre o “como posso ter tempo?”. Não é uma análise exaustiva mas algumas das coisas que tenho observado que, com mais frequência, acontecem na vida dos meus clientes.

Comecemos pelo princípio. Todos temos tempo. Todos temos 24 horas, 1440 minutos e 86400 segundos em cada dia. O que sentimos é que não é suficiente. Sim, eu sei que isto é um enquadramento (aparentemente) palerma mas talvez nos ajude a perceber que o segredo não esteja em termos mais tempo (o que é uma impossibilidade física) mas em o usarmos de outro modo.

Mais “coisas” para fazer do que tempo para as fazer

Esta é uma das causas de não ter tempo. É termos realmente mais coisas para fazer do que o tempo disponível. Parece-me que isto é principalmente um reflexo dos tempos em que vivemos:

  • Falta de recursos humanos (por falta de planeamento […]

Vamos relembrar as coisas boas que temos no nosso trabalho e inspirar outros a fazê-lo?

Vivemos num mundo em que até parece mal falar bem do trabalho…e ai de quem se atrever a estar bem-disposto numa segunda-feira.

Estou a exagerar mas sinto que faz falta treinar o “músculo positivo”, a nossa capacidade de reconhecermos as coisas boas que temos no trabalho e quem sabe inspirar outros a fazê-lo.

Chamei a esta iniciativa #Trabalhonalua 🙂 e proponho que partilhe fotos de coisas que gosta no seu trabalho. Podem ser pessoas, objetos, atividades. Grandes ou pequenas. Muito especiais ou corriqueiras. Aquelas coisas que tornam o seu dia melhor.

E ao partilhar cada foto, inspire outros a fazerem o mesmo desafiando outra pessoa a fazer o mesmo.

A realidade é essencialmente aquilo a que prestamos atenção. Vamos prestar atenção a coisas boas e treinar o #MusculoPositivo?

Durante quantos dias consegue fazer este treino?

Use as hashtags #Trabalhonalua #MusculoPositivo. Pode usar o texto seguinte e também se quiser explicar porque escolheu essa foto.

Dia X

Partilho fotos de coisas que gosto no meu trabalho (pessoas, objetos, atividades). Grandes ou pequenas. Muito especiais ou corriqueiras. Aquelas coisas que tornam o meu dia melhor. Vou treinar o #MusculoPositivo.

Desafio NOME DA PESSOA para fazer o mesmo!

#Trabalhonalua #MusculoPositivo