Uma estratégia simples para influenciar os outros a tratarem dos seus macacos

A metáfora do macaco=problema/coisa para fazer é já antiga. Todos nós temos os nossos macacos para cuidar. Estes requerem atenção, tempo e serem alimentados.

Às vezes outras pessoas tentam passar-nos os seus macacos. Muitas vezes aceitamos esses macacos o que pode trazer algum caos porque passamos a ter mais macacos para tratar e, além disso, gerir as relações entre os nossos macacos e os dos outros pode também ser desafiante. Todos querem atenção e têm necessidades concorrentes.

Quem lidera equipas queixa-se que muitas vezes as suas equipas lhe tentam passar macacos, em particular problemas para resolver ou decisões para tomar.

Uma estratégia que tenho visto ser usada com sucesso é habituar os outros a trazerem soluções para os problemas. Três soluções.

Não é uma solução. São três, para haver escolha!

Na prática, a pessoa apresenta-se com o seu macaco e ao mesmo tempo 3 soluções para tratar do macaco. E o líder está disponível para ajudar a escolher entre as três soluções, para aconselhar, para recomendar. Promove o pensamento crítico, análise e responsabilização.

O benefício óbvio é que, por vezes, ao pensar nas três soluções, a pessoa percebe que pode tratar do macaco sozinho.

Crie essa regra: a chave para estar disponível é apresentarem-lhe um problema […]

Leia tudo o que quiser

Já falei noutro artigo sobre como nos últimos meses tenho lido muito mais optando pelos audiobooks que me permitem aproveitar as viagens.

Contrariando os meus preconceitos, consigo manter-me concentrada (só é mais difícil para livros muito técnicos ou mais estruturados). Quando não percebo bem, volto uns segundos atrás ou faço uma pausa para processar melhor alguma ideia.

Entretanto, desde a altura que escrevi esse artigo, comecei a usar uma aplicação onde tenho acesso a um número ilimitado de audiobooks e livros recentes. Tem também livros em português.

Se se inscrever neste link tem acesso a 2 meses grátis em que pode avaliar se vale a pena fazer a subscrição. Se lê muito e está confortável com o inglês, aconselho vivamente. O valor mensal é $8.99/mês (embora vão aparecendo promoções e provavelmente isso vai acontecer quando chegar ao fim dos 2 meses grátis).

Boas leituras!

E deixo a ideia: se oferece prendas a alguém que gosta muito de ler, ofereça esta subscrição. 🙂

Uma ideia da gestão de projetos de software para a área da construção

Quando comecei a fazer a pesquisa para este artigo confesso que estava com maiores expetativas de como algumas práticas na gestão de projetos de software estivessem a ser usadas na área da construção. Começa a haver alguma investigação e pilotos mas os resultados para já não são extraordinários. Hoje partilho um pouco do que têm os projetos de software e construção em comum e uma ideia que pode trazer valor.

O que têm os projetos de software e construção em comum?

A gestão de um projeto de desenvolvimento de software e de construção, pela sua natureza, têm algumas coisas em comum em particular alguns dos problemas:

  • São projetos em que quanto mais cedo for identificado um erro ou alteração, menos custa corrigi-lo já que “o custo de correção dos defeitos cresce e exponencialmente à medida que o processo de desenvolvimento avança dentro do ciclo de vida do sistema”. Uma inconsistência, erro ou alteração em fase de projeto é muito mais facilmente corrigida do que em obra onde destruir e corrigir custa recursos e tempo. Uma alteração durante a fase de construção pode custar 100 vezes mais a implementar do que a mesma alteração na fase de projeto.
  • Com frequência, os clientes […]

Ganhar algum tempo com tarefas semelhantes

Uma maneira de nos organizarmos para ganharmos tempo é juntarmos tarefas semelhantes. No dia-a-dia já fazemos isso como quando tratamos de vários assuntos na rua ou compras no mesmo dia.

No trabalho também podemos fazer isso juntando vários assuntos semelhantes e tratando-os todos de uma vez em lote (batch).

Hoje deixo-lhe uma sugestão para fazer isto com tarefas que chegam por e-mail.

Por exemplo, imagine que recebe vários e-mails que requerem o mesmo tipo de tratamento ou serem tratados na mesma altura. Crie uma pasta onde vai colocando esses e-mails e no momento certo vá lá tratar.

Vou dar-lhe alguns exemplos no meu caso:

  • Pasta onde coloco as faturas de despesas profissionais que me chegam por e-mail. No fim do mês processo esses e-mails, junto as faturas e envio à contabilista.

  • Pasta onde coloco por exemplo vários orçamentos que estou a analisar. Quando tiver todos os orçamentos, faço a análise.

  • Pasta onde coloco todas as confirmações de pagamentos ou pedidos de inscrições em cursos e uma ou duas vezes por dia trato de tudo de uma vez.

Nalguns casos até se pode tirar partido das regras que colocam automaticamente os e-mails nessas pastas. A única […]

Como comunicar melhor em público, sem medo

Cada vez mais, ser capaz de comunicar para grupos, quer seja numa reunião, quer numa apresentação, é essencial.

E vamos ser sinceros: a maior parte das pessoas não o sabe fazer.

Não conseguem captar o interesse e passar a mensagem no tempo disponível. Se estiverem apoiados por um powerpoint podem até passar para o nível 2 de ineficácia. E em cima disto tudo, ficam nervosos só com a perspetiva de terem de comunicar nestas condições.

Há muita coisa que pode aprender para lidar com tudo isto mas a minha sugestão é mesmo treinar! Treinar! Fazer! Receber feedback e aprender com isso.

Se está mesmo disposto a melhorar a sua habilidade de comunicar em público aconselho vivamente os Toast Masters onde aprende a fazer, fazendo. Inovativo, não? 😉

Os Toast Masters são uma organização internacional cuja missão é ajudar neste caminho tendo por base vários programas. O primeiro é o “comunicador competente” onde é convidado a preparar e fazer 10 pequenos discursos onde vai treinando diferentes competências. Com base no feedback dos colegas e no visionamento da gravação aprende e vai melhorando. E com a prática vai perdendo o nervoso se é que o tem.

Existem vários clubes (é […]

4 mitos sobre meditação e porque anda toda a gente a falar nisto

Aqueles que dançavam pareciam loucos para aqueles que não escutavam a música.

Nietzsche

Hoje em dia fala-se muito em meditação e mindfulness o que gera grandes paixões e também grandes resistências o que é completamente natural com coisas que desconhecemos. Sendo uma prática que faço há muito tempo, partilho alguns dos mitos, alguns que até eu tinha antes de começar.

Mito 1: Meditar é uma coisa meia espiritual e esotérica para gente esquisita

Este mito advém de este tipo de prática poder estar associado a filosofias ou práticas espirituais ou por algumas pessoas que fazem este tipo de prática se apresentarem nesses moldes.

Mas não tem de ser. Repare que na frase anterior usei duas vezes a palavra prática porque é isso mesmo que é. Pode ser encarado como um exercício mental.

É certo que facilita uma maior relação connosco mesmos e com o mundo e pode abrir portas e curiosidade para uma vida espiritual mas não tem de ser assim necessariamente se isso o assusta ou rejeita esse tipo de coisas.

Hoje em dia é uma prática usada em empresas e por pessoas que não aprofundam essa vertente…embora possa. 🙂

Mito 2: Meditar é […]

Pst! Sai daí!

Já lhe aconteceu começar a fazer algo como uma tarefa importante que requeria concentração ou até a ler um livro e de repente percebe que algo o levou a distrair-se com algum conteúdo online ou uma conversa nas redes sociais?

Hoje em dia temos muita informação disponível e oportunidade de interagirmos com pessoas o que é ótimo mas muitas vezes entramos em piloto automático e tudo isto nos afasta de outras coisas também importantes.

Do ponto de vista profissional isto pode tomar uma dimensão nefasta já que estas pequenas distrações levam-nos a ser menos eficientes acabando por demorar 20% a 30% mais de tempo a fazer as nossas tarefas…e depois não sabemos para onde vai o tempo.

A dificuldade é que estamos programados para procurar este tipo de atividades já que nos fazem sentir bem.

Quem tem esta consciência usa a força de vontade (é o mesmo processo de resistir a uma guloseima) só que isso gasta energia emocional necessária. Podemos no entanto criar condições que limitem ou dificultem o acesso a estas tentações.

“Bolacha comprada, bolacha comida!”. Não ter guloseimas em casa é o ponto de partida para quem quer reduzir o açúcar. Calma! Não lhe estou a dizer para desinstalar as aplicações […]

Como alinhar todos em práticas e processos através de uma comunicação interna mais efetiva e criativa

No ambiente empresarial alinhar todos em práticas de trabalho e processos comuns nem sempre é fácil.

Imagine que é o promotor/criador de uma nova prática de trabalho ou processo ou que quer corrigir comportamentos e abordagens incorretas. Já lhe aconteceu a mensagem, que é tão simples para si, não passar ou encontrar resistências?

Deixo-lhe algumas dicas para se minimizar este efeito.

Envolva na criação do processo as pessoas cujo trabalho será impactado

Isso poderá ajudar a identificar potenciais riscos ou dificuldades e encontrar soluções que facilitem a vida a quem terá de realizar esse trabalho.

Por outro lado, esse envolvimento faz com que as pessoas se sintam ouvidas e importantes e, como consequência, com uma maior abertura para realizar como também para serem embaixadores junto dos colegas lidando no terreno com resistências.

Custa tempo? Talvez não tanto como o que vai gastar a lidar com as resistências ou com o trabalho que não está feito como devia.

Crie momentos de comunicação presenciais curtos em que não é quem fala mais

É claro que pode e deve enviar a informação por email/documentos para referência mas pode ter a certeza de que, se (e este é um grande SE) for lido, haverá sempre diferentes interpretações do como fazer além […]

Novo estudo descobre (!) que fazer pausas aumenta o desempenho do trabalho em equipa

As pausas têm impacto no desempenho individual e no desempenho da equipa?

Este estudo da USC Viterbi’s Information Sciences Institute (ISI) é especialmente relevante pela quantidade de pessoas envolvidas (16665) num ambiente em que o desempenho é facilmente mensurável e de um certo modo “real”. Esta equipa usou sistemas de inteligência artificial para identificar padrões no desempenho dos jogadores de jogos de equipa online.

Observaram que os jogadores que fizeram pausas regulares tendiam a ter melhores resultados do que aqueles que não faziam pausas e isso era estendido ao desempenho global das suas equipas.

O desempenho individual reduzia-se entre 8 a 10% entre o início e o fim da sessão.  No fim de uma sessão sem pausas o desempenho era pior do que a de jogadores com menos experiência mas a começarem uma sessão.

Este padrão de deterioração de desempenho pode apontar para um fenómeno chamado cognitive depletion (esgotamento cognitivo) que ocorre quando trabalhamos em tarefas que requerem atenção por longos períodos de tempo. Atenção prolongada numa única tarefa reduz o desempenho. Como os músculos durante o exercício físico, a mente também precisa de descansar.

Os jogadores mais experientes foram menos susceptíveis a esta redução do que jogadores menos experientes, como se a experiência […]

O que tirei do método “faça bem as coisas” (GTD)

Um dos métodos de gestão de tempo mais conhecidos e usados hoje em dia é o “Getting Things Done – GTD” criado por David Allen em 2001. A tradução em português, pelo menos do livro, é “Fazer bem as coisas” cujo título pode induzir em erro ou inspirar valores mais altos porque fazer as coisas não significa fazê-las bem.

Este método tem vindo a ser atualizado mas essencialmente promete trazer foco, estratégia na capacidade de cumprir objetivos, criatividade e tranquilidade (isto da tranquilidade acrescento eu porque é o que sinto).

Pessoalmente não uso este método “by the book” mas incluo muitos dos seus conceitos fundamentais na minha própria gestão de tempo e organização pessoal. E hoje quero falar disso mesmo, dos grandes insights que o GTD me trouxe já nem me lembro bem quando…mas provavelmente num momento de desespero do tipo “arrrggghhhh para onde é que me viro”.

CAPTURAR…antes de fuja?

Um dos conceitos base do GTD é o da captura das coisas para fazer: escrevo as coisas para fazer, ideias, etc. das mais pequenas às maiores para criar espaço mental. Aqui uso várias ferramentas:

  • Caderno que tenho sempre em cima da secretária. Inicio cada dia numa página em branco, e escrevo do […]