O que tirei do método “faça bem as coisas” (GTD)

Um dos métodos de gestão de tempo mais conhecidos e usados hoje em dia é o “Getting Things Done – GTD” criado por David Allen em 2001. A tradução em português, pelo menos do livro, é “Fazer bem as coisas” cujo título pode induzir em erro ou inspirar valores mais altos porque fazer as coisas não significa fazê-las bem.

Este método tem vindo a ser atualizado mas essencialmente promete trazer foco, estratégia na capacidade de cumprir objetivos, criatividade e tranquilidade (isto da tranquilidade acrescento eu porque é o que sinto).

Pessoalmente não uso este método “by the book” mas incluo muitos dos seus conceitos fundamentais na minha própria gestão de tempo e organização pessoal. E hoje quero falar disso mesmo, dos grandes insights que o GTD me trouxe já nem me lembro bem quando…mas provavelmente num momento de desespero do tipo “arrrggghhhh para onde é que me viro”.

CAPTURAR…antes de fuja?

Um dos conceitos base do GTD é o da captura das coisas para fazer: escrevo as coisas para fazer, ideias, etc. das mais pequenas às maiores para criar espaço mental. Aqui uso várias ferramentas:

  • Caderno que tenho sempre em cima da secretária. Inicio cada dia numa página em branco, e escrevo do […]

O segredo do alto desempenho ao longo do dia

“O tempo não é a coisa principal. É a única coisa.” Miles Davis

É assim que começa um dos melhores livros que li nos últimos tempos sobre O TEMPO.

Daniel Pink mostra-nos resultados surpreendentes no seu mais recente livro “Quando: Os Segredos Cientificamente Comprovados do Timing Perfeito”.

Neste artigo vou partilhar algumas das ideias mais inovadoras e práticas do livro para obter já resultados. Mas aconselho a que leia o livro, em particular se gere equipas.

O quê e quando: o segredo do alto desempenho

A maior parte das pessoas tem alguma noção de que a sua energia varia ao longo do dia. Alguns até dizem que são cotovias (funcionam melhor de manhã) e outras corujas (funcionam melhor à noite).

Daniel Pink traz-nos as evidências científicas do padrão desta variação e de como podemos tirar partido do conhecimento desse padrão para melhor desempenho.

Já há muito que trabalho este tema nos meus cursos de gestão de tempo: aproveitar o pico de energia e concentração para fazer tarefas importantes que requerem…energia e concentração!

O que este livro me trouxe de novo foi a perceção de que há padrões da variação do estado ao longo do dia, que há tarefas mais adequadas a alguns períodos de tempo e como […]

O barato sai caro e não se vê no Excel

“O barato sai caro!” é uma frase tão corriqueira e no dia-a-dia muitas vezes, com a pressão de reduzir custos financeiros, de termos “Exceis” e Dashboards cheios de indicadores positivos, pomos em causa coisas que não se podem medir como a produtividade ou a satisfação das pessoas.

Vou dar-lhe um exemplo muito simples. No meu trabalho preciso de imprimir vários materiais para os participantes nos meus cursos (eu sei, não é muito ecológico mas por outro lado a escrita à mão é uma ferramenta poderosa para apoio na reflexão). Às vezes a impressora passa uma manhã a imprimir…trrrrr…trrrr…trrrrr

No início da minha atividade, armada do meu Excel de análise financeira e de objetivos de cortar custos não essenciais, escolhi uma marca de papel mais barata. Papel é papel! Em tudo semelhante ao das marcas mais caras. Parece…mas não! Encravava, juntava folhas e não só obrigava a imprimir algumas coisas segunda vez como obrigava a um maior acompanhamento e verificação.

Tempo…é dinheiro. Resolvi experimentar outra marca de papel mais cara (já agora passo a publicidade estou a usar a marca Navigator). E o problema acabou. Como quantifico o ganho? Em euros? Não fiz a conta. Em tempo, algum e tempo perdido (e irritação […]

Uma experiência impressionante sobre o impacto dos gestores nos resultados

A estratégia mais eficaz para chegar onde queremos

Quer chegar a algum sítio? O “sítio” de cada um pode ser algo como forma física, saúde, qualidade das relações, aprendizagem, progressão profissional, desempenho.

Na vida como se chega a um sítio? Indo.

Indo como? Tipicamente um passo depois do outro.

O passo pode ser pequeno? Pode!

Muitos passos pequenos o que criam? Um caminho.

O caminho onde leva? Ao “sítio”.

Pronto.

Quer ler/aprender mais? Comprometa-se consigo mesmo a ler um capítulo por dia ou 30 minutos por dia.

Quer aumentar a sua resistência física? Comece por andar 30 minutos. Vá incluindo pequenos períodos de corrida. Procure na net planos de treino para essa progressão.

Quer mudar de emprego? Invista 30 minutos por dia a fazer o necessário para isso acontecer como atualizar o seu CV, fazer contactos, procurar oportunidades.

“Ahhh 30 minutos não dá para nada”. Não dá?

Fazendo as contas: são 3 horas e 30 minutos por semana.

Ao fim do ano são 182 horas. O que equivale a 4 semanas e meia de 40 horas de trabalho.

Passo a passo…faz-se o caminho.

Duas maneiras para os diretores de obra terem resposta aos emails e anteciparem quando não lhes respondem

Um estudo de 2012 refere que em média passamos 28% do nosso dia de trabalho a lidar com o email. Isso são pelo menos 11 horas da nossa semana. Imagino que tendo em conta a diversidade de intervenientes e assuntos que um diretor de obra tem de gerir, este tempo por vezes possa até ser maior.

Mas principalmente, o diretor de obra tem de ser capaz de dar resposta a emails e fazer seguimento de assuntos, interagindo com pessoas que estão igualmente imersas em muitas grandes e pequenas coisas para tratar.

O resultado? Não ter resposta. Ou ter respostas incompletas. Ou ter respostas pouco claras. Ou que os compromissos não sejam cumpridos nos prazos desejados.

É essencial conseguir garantir que tem as respostas que precisa e consegue dar seguimento a assuntos em falta (por exemplo fazer seguimento se não teve informação/resposta que precisava até uma determinada data) sem isso lhe trazer trabalho adicional ou ocupar espaço mental.

Tudo isto ao mesmo tempo que dá resposta a muitas outras coisas, muitas vezes a correr de um lado para o outro e a depender do telemóvel para fazer tudo isso.

Vou partilhar consigo duas maneiras de comunicar de um modo mais efetivo por email. Uma […]

Estratégias de liderança para chegar (literalmente) à Lua

Este é o primeiro de vários artigos escritos por convidados no blog Objetivo Lua. Neste artigo, Paulo Gil, professor e investigador na área espacial no Instituto Superior Técnico, escreve sobre estratégias de liderança num grande, se não o mais complexo, projeto da humanidade até agora: atingir a Lua.

A menos que o Elon Musk acompanhe este blog 🙂 , duvido que algum de nós tenha de lidar com este nível de complexidade. Por isso, é inspirador refletir como podemos por em prática estas ideias hoje.

Aproveito o tema para o convidar a juntar-se a um pequeno grupo de profissionais que vai dedicar dois dias e meio a refletir e descobrir mais estratégias para se renovarem com líderes.


Um desafio quase impossível

Quando a 4 de Outubro de 1957 o Sputnik, o primeiro satélite artificial, foi lançado os americanos, apanhados de surpresa, ficaram em choque. Era a demonstração da capacidade tecnológica do inimigo figadal – estava-se em plena Guerra Fria com a URSS e seus aliados – que até aí era encarado como um risco moderado para o ocidente e o seu modo de vida. Não que o esforço de atingir o Espaço não existisse já nos EUA, e que o governo […]

Qual o vencedor mais feliz?

Os participantes assistiram a gravações de atletas das Olimpíadas de 1992 logo a seguir a terem ganho uma medalha olímpica.

Foram examinadas as expressões faciais dos atletas sem saberem qual das medalhas eles tinham recebido, e depois atribuíram uma classificação até 10 pontos, sendo o 10 o equivalente a “êxtase”.

Os resultados mostraram que os participantes classificaram os medalhados a Bronze com uma felicidade de 7.1.

Como julga terem os participantes classificado as emoções dos medalhados a Prata nesta mesma escala de felicidade?

1. 8.7
2. 7.9
3. 6.3
4. 4.8

 

Antes de ver as soluções, pense qual a sua aposta?

 

 

 

 

 

 

 

Como julga terem os participantes classificado as emoções dos medalhados a Prata nesta mesma escala de felicidade? Resposta 4, 4.8

Frequentemente, a nossa felicidade não gira em torno do local onde estamos ou do que alcançámos, mas na diferença entre onde estamos e onde poderíamos estar.

Nas entrevistas realizadas pela NBC aos atletas, os medalhados a Prata focaram-se na proximidade de receber uma medalha de ouro, enfatizando o seu desapontamento.

Porém, os vencedores da medalha de bronze estava muito mais felizes porque eles compararam o seu feito com o 4º lugar e aqueles que não conseguiram medalha nenhuma.

O pensamento contra factual e a tendência para o foco em […]

4 dicas para quem gostava de…

Em todos (sim, todos e eu não sou muito de fazer generalizações desta natureza) os cursos que facilito encontro pessoas que gostariam de trazer algum tipo de comportamento de um modo sistemático para a sua vida.

Muitas destas pessoas desejam-no porque são comportamentos que acreditam que os vão ajudar a sentirem-se melhor, com mais energia, com mais saúde, com mais resiliência.

Estes comportamentos podem ser coisas tão simples como beber água, fazer algum tipo de alongamento na cadeira, fazer algumas pausas por dia, praticar exercício, fazer diferentes escolhas alimentares, criar rotinas de foco, e tantas outras.

Na maior parte dos casos, visto de fora, estes comportamentos parecem relativamente simples de adotar mas se fossem provavelmente eu não estava a escrever este artigo.

Vou partilhar algumas dicas para facilitar a adoção deste tipo de comportamentos.

Antes de continuar a ler o resto do artigo, pergunto-lhe “ no seu caso, qual o comportamento que gostaria de trazer para o seu dia-a-dia?” para aproveitar e por já em prática o que sugiro de seguida.

Escolha só um!

Dica #1: Estar determinado a transformar ou adotar UM e SÓ UM comportamento

Às vezes queremos mudar TUDO o que é o primeiro passo para ficar TUDO na mesma.

É importante focarmo-nos numa coisa só.

Um novo […]

Escolha cega: será que nos enganamos a nós próprios?

Foram mostradas 2 cartas aos participantes, cada uma com um retrato diferente. De seguida, foi pedido aos participantes que revelassem qual dos retratos acharam mais atraente.

Após selecionar o retrato que eles mais gostaram, foram dados aos participantes a carta que selecionaram e foram levados a explicar porque é que escolheram aquela carta.

Contudo, em alguns casos, as cartas foram trocadas e os participantes receberam a carta que eles não escolheram.

Qual a percentagem de vezes que os participantes detetaram que lhes foi dado o retrato errado?

  1. 13% das vezes
  2. 43% das vezes
  3. 95% das vezes
  4. 100% das vezes

 

Antes de ver as soluções, pense qual a sua aposta?

 

 

 

 

 

Qual a percentagem de vezes que os participantes detetaram que lhes foi dado o retrato errado? Resposta 1, 13% das vezes!

Por vezes não entendemos as nossas escolhas. Podemos ver certa escolha que fizemos, assumir que essa foi a escolha certa (no fim das contas, todos nós fazemos as escolhas certas, não é?) e a partir daí desenvolvemos a história sobre o porquê de termos adotado aquela decisão.

Este tipo de justificação acontece muito no processo de decisão financeiro, profissional e romântico. Nós temos uma enorme habilidade para contar histórias que justificam as nossas decisões e revelarmo-nos […]