O mundo pode dar muitas voltas mas o papel ainda é a solução mais prática para tomarmos notas.  Hoje quero dar-lhe algumas ideias práticas para tirar mais partido dos papel para tirar notas nas reuniões.

Porquê tirar notas ao longo do dia e nas reuniões

Para muitos tirar notas é uma estratégia de sobrevivência porque hoje em dia já não é possível confiarmos na memória a partir do momento em que a quantidade de informação com a qual lidamos diariamente passa a ser considerável.

Além disso, é um desperdício de espaço de processamento mental que pode estar a ser usado para sermos criativos, resolvermos problemas ou “simplesmente” para nos sentirmos mais tranquilos (em vez de lidarmos com a vozinha dentro da nossa cabeça a dizer-nos “lembra-te de…”).

Tirar notas por exemplo numa reunião ajuda-nos em várias fases:

• Antes da reunião ajuda-nos a organizar as ideias e preparar a reunião para que seja mais efetiva;
• Durante a reunião ajuda-nos a:
  • manter focados;
  • comunicar aos outros que estamos a tomar atenção e que o que estão a dizer é importante;
  • comunicar aos outros que vamos fazer seguimento do que eles se comprometeram a fazer (não tão essencial se houver uma ata);
• Depois da reunião ajuda-nos a:
  • lembrarmo-nos dos compromissos que assumimos ou das coisas que vamos fazer (mesmo havendo uma ata vale a pena fazer esse registo porque nem sempre a ata com as ações está logo disponível como também as nossas notas têm sempre mais informação associada à tarefa);
  • lembrarmo-nos das ideias que tivemos;
  • recordar o que foi falado no futuro (às vezes anos depois).

Tirar notas num caderno ou folhas soltas?

Caderno.

Esqueça as folhas soltas (por mais ecológico que seja aproveitar folhas de rascunho). Esqueça os postits como sistema de notas. Pode até ter a informação perdida num caderno, mas pelo menos sabe que está tudo num caderno. Habitue-se a tê-lo sempre consigo em particular durante o trabalho.

Se gosta mesmo de postits, pode colá-los no caderno e assim não se perdem.

Que caderno escolher?

Escolha um caderno que goste. 🙂

Se tem por costume lidar com folhas A4 e é útil guardá-las no caderno, escolha um A4. Se não escolha os mais pequenos A5 que são mais fáceis de transportar.

Noutros artigos falei sobre o sistema de cadernos ARC que tem a vantagem de permitir reorganizar e acrescentar as folhas além de poder adicionar bolsas. Pode também integrar checklists e modelos que sejam úteis no seu dia-a-dia imprimindo essas folhas e furando-as com o furador ARC.

Uma alternativa mais ecológica são os cadernos que funcionam como um quadro branco.  Já experimentei vários e o Elfinbook é o melhor na minha opinião porque é muito fácil apagar não só com o topo da caneta ou um pano molhado (e até se pode apagar o caderno todo colocando no microondas), tem muitas folhas e tem um suporte para colocar a caneta (é preciso atenção e só usar as canetas adequadas).

Se precisa de guardar a informação digitalmente pode sempre usar um caderno normal e fotografar as páginas que necessita de guardar…provavelmente não é tudo! Tirar uma foto com o telemóvel é muito mais simples do que digitalizar com a vantagem que lhe permite logo guardar a foto no sítio certo. Considere o Evernote (que sincroniza as fotos e notas no telemóvel e computador) para tirar as fotos e organizar as notas. Outra vantagem do Evernote é poder agrupar várias fotos numa nota, tratar a imagem para melhorar a legibilidade e procurar no texto escrito à mão!

Como tirar notas

Durante as reuniões pode tirar notas normalmente (ou seja, vai escrevendo) ou pode dar um passo em frente criando uma estrutura flexível que facilite a organização da informação e a gestão da informação. Esta estrutura pode facilitar:

1. Planear a reunião;
2. Encontrar a informação sobre essa reunião posteriormente;
3. Recolher as ações geradas nessa reunião facilmente o que pode ser desafiante se as ações estiverem misturadas com as restantes notas.

Lembre-se que organizando a informação ou não no caderno, é essencial criar tempo para rever as notas e principalmente planear as ações que tem a fazer.

Reserve sempre uma coluna na página da direita para registar as ações.

Se depender de ações de outros pode até usar uma simbologia diferente:

•  Quadrado para as suas ações
• Circulo para as ações de outros

Nesta área do caderno só estão ações para ser visualmente fácil encontrar essa informação.

Índice de reuniões.

Uma das dificuldades de muita gente é depois encontrar as notas relativas a uma determinada reunião. Pode optar por fazer um índice das notas:

1. Pagine as folhas do caderno (não as páginas porque isso vai demorar mais tempo e não precisará de muito mais granularidade).
2. Pode fazer o índice nas primeiras folhas do caderno e para isso precisa de deixar algumas em branco. A dificuldade é saber quantas folhas deve deixar em branco. Para resolver esta questão pode optar por fazer o índice a partir da última página do caderno.
3. No índice registe por exemplo o nome do cliente, a data da reunião e a página onde estão as notas.

Será mais simples procurar a informação nesse índice do que andar a navegar no caderno.

Crie o hábito de na capa escrever a data de início e de fim do caderno para ser mais simples encontrar a informação em cadernos do passado.