Porque é que as ferramentas e apps de produtividade podem não servir para nada

Hoje em dia temos uma lista infindável de ferramentas eletrónicas que prometem mudar a nossa vida e fazer o tempo esticar.

Eu adoro explorar estas ferramentas e reconheço que sem algumas delas a minha vida seria mais difícil.

Observo no entanto que muita gente dá o passo de usar algumas destas ferramentas para pouco depois desistirem porque não lhes resolvem o problema.

Na realidade, o problema não são as ferramentas mas o modo como as usamos. As ferramentas dão-nos uma estrutura mas antes disso precisamos de um processo (organizacional ou individual) para gerirmos o nosso trabalho.

Precisamos também de desenvolver uma mentalidade de melhoria contínua neste campo, ou seja, de estarmos atentos a como melhorar em vez de nos resignarmos às circunstâncias.

Um martelo (ferramenta) é útil e para tirarmos partido do martelo precisamos de saber usá-lo, agarrar no cabo e usar a força adequada.

Mas mais do que isso, precisamos de saber o que estamos a construir e como o vamos fazer.

A competência de usar ferramentas de produtividade é importante mas é provavelmente a parte mais simples.

O que é realmente importante é ter competências de produtividade e a mentalidade da procura da melhoria contínua neste campo.

PS: Se é engenheiro e que treinar tudo isto […]

Como guiamos o nosso dia?

Para mim uma das ferramentas essenciais para gerir o que há a fazer é a agenda e uma lista de tarefas. A maior parte dos especialistas nestes temas defende que devemos atribuir datas para realizar as tarefas. Eu cada vez observo mais clientes a terem bons resultados com esta prática. A mim, pessoalmente, traz-me capacidade de limpar a minha mente de toda esta informação e lidar com complexidade das grandes e pequenas coisas que gerir um negócio traz sendo capaz de cumprir com o que me comprometo.

Algumas pessoas não acreditam que isto funcione porque sentem que há muitas coisas imprevistas na sua vida que as impede de planear. Compreendo esta realidade perfeitamente e defendo que apesar disso deve haver uma predisposição para fazer um planeamento diário e semanal.

Vamos pensar sobre este tema com outro prisma.

Planear para chegar onde queremos

Imagine alguém que tem uma profissão que implica visitar muitos clientes deslocando-se muito de carro. Vive num país complicado, onde as estradas estão em mau estado, há muitas obras, os sentido das ruas mudam com frequência ou são fechadas temporariamente, há engarrafamentos e acidentes que o obrigam a todos os dias a refazer as suas rotas. O horror! :0

Imagine como seriam […]

Escreva ditando para o computador ou para o telemóvel

Estou maravilhada!

Descobri o Gboard (Google Play para Androide ou iTunes) , um teclado para o telemóvel que permite ditar em português e o texto ser escrito em qualquer que seja a aplicação. Em Português! Muito útil para mandar sms, mensagens ou outros textos mais rapidamente.

A barra de pesquisa da Google já permite fazer isso mas eu desconhecia como fazê-lo por exemplo para enviar uma sms ou uma mensagem noutra aplicação em PORTUGUÊS! Precisa sempre de estar ligado à internet. Basta clicar no icon do microfone e ditar. Convém falar mais devagar e articular as palavras. Só ainda não consigo colocar pontuação.

E há mais boas notícias. É possível fazê-lo num documento tipo word se usar os documentos do google.

Num documento do Google vá a FERRAMENTAS e escolha Google Digitação por Voz ou use os atalhos  (Ctrl+Shift+S no Windows e Cmd+Shift+S no Mac). Pode escolher qual a linguagem que está a usar.

Por onde começar?

A lei dos 80/20, também conhecida por lei de Pareto, diz-nos que 20% das causas geram 80% dos resultados.

Estes números são mais ou menos indicativos mas sugerem coisas como 20% dos clientes geram 80% das vendas ou 20% dos problemas geram 80% das reclamações.

Esquecendo os números específicos, percebemos que podemos aumentar os resultados (vendas, reduzir reclamações, satisfação pessoal) com menos esforço se investirmos nos 20% que geram a maior parte dos resultados.

Em vez de investirmos em tudo ou em coisas que não trazem muito resultado, descobrir quais são aqueles 20% que potenciam os resultados levam-nos a agir com menos desperdício de energia.

Hoje proponho-lhe que use esta metodologia para refletir sobre (1) as áreas que gostava de desenvolver na sua vida ou (2) as coisas que lhe trazem “dor” na sua vida.

“Arrume” esses temas numa matriz consoante o resultado que tragam e o esforço que precisa para desenvolver essa área.

É certo que quantificar o resultado e o esforço pode não ser fácil. No entanto, conseguirá com certeza uma arrumação relativa que lhe ajudará a priorizar onde “atacar” primeiro. Para avaliar o esforço pense por exemplo no tempo, energia e investimento financeiro.


Pode pensar […]

Quando isto for “assim”…

Em situações de conflito com outros ou connosco mesmos ou de insatisfação com “a vida”, muitas vezes estamos agarrados à solução, à estratégia que nos trará satisfação. Quando isso acontecer,  quando os outros “forem/fizerem”, quando isto for “assim” vamos estar satisfeitos.

A solução pode ter a forma de coisas como relação com uma pessoa, bens materiais, experiências, condições de vida. Por exemplo, alguém pode pensar que para se sentir satisfeito precisa de estar mais tempo com alguém importante na sua vida, ou que um colega ajude mais, ou que haja silêncio, ou que ganhe mais, ou que o chefe o reconheça, ou que não haja trânsito, ou de comer algo, ou que…

O pior é quando essas soluções não dependem de nós mas do comportamento dos outros ou do “mundo”. Se nos mantivermos agarrados às soluções corremos o risco de ficar insatisfeitos.

Vale muito a pena investigarmos dentro de nós qual é a necessidade que motiva a solução que criámos. Mas investigar mesmo! Procurar perceber sem nos satisfazermos com a primeira resposta e óbvia. Estas necessidades no limite são sempre estados emocionais a que queremos aceder.

Há sempre uma necessidade e a solução/estratégia é a maneira que estamos a ver de satisfazer essa […]

6 lições para tirar partido do calendário digital

Hoje em dia os calendários digitais ajudam muitos a:

  1. esvaziar o cérebro de informação que ocupa espaço mental e consome energia que pode ser usada para outras coisas mais criativas;
  2. lembrarem-se do que têm para fazer cumprindo prazos;
  3. realizar objetivos.

Neste pdf vai encontrar algumas dicas para usar o seu calendário digital (vamos aplicar estas dicas com o calendário do Outlook e Google).

Afinal é grátis ou paga-se? 

Este pdf é uma oferta. Pode aceitá-la inserindo 0 na caixa “Escolha o que quer pagar” ou, se quiser apoiar este trabalho, pode também contribuir com a quantia que fizer sentido para si com base na sua generosidade e disponibilidade. A escolha é sua. Pague o que quiser. Mesmo. 🙂

DESCARREGUE AQUI O PDF.

O segredo das pessoas de “sucesso” para percorrerem o ciclo da vida

Acabámos de entrar no ciclo de um novo ano o que é inspirador para muitos. É um momento de recomeço, de novas intenções, de começar do zero.

Hoje proponho-lhe que este ano reconheça também a importância do ciclo semanal.

Partilho consigo este vídeo cuja mensagem me atrevo a transformar.

Todos nós, se não tivermos cuidado, percorremos a vida limitados a trilhos. Se os trilhos nos servem, isso é ótimo! E se não nos servem? E se há outros trilhos que nos servem mais?

Reconhecer a importância do ciclo semanal ajuda-nos a ir progressivamente olhando para esses trilhos e avaliando se nos estão a servir ou não.

Uma das estratégias aconselhadas pela maior parte das pessoas que anda “nisto” da descoberta de como termos melhores resultados e sermos mais felizes, aconselha a criação de um momento semanal em que paramos (!) para refletir.

Já o faço há anos e nem imagino a minha vida sem isso.

Neste momento, semanalmente, olhamos para a semana que passou e avaliamos como correu (as coisas boas e as menos boas) focando-nos na aprendizagem e não no fracasso.

É essencial perguntarmo-nos “o que poderia ter feito diferente ou vou fazer diferente?” pois se não o fizermos […]

Ebook com artigos de 2018

Já passou a ser uma tradição anual compilar num pequeno ebook alguns dos artigos que escrevo no blog Objetivo Lua.

O critério da escolha este ano foi aqueles que me deram mais prazer escrever. 🙂

Pode descarregar aqui o ebook de 2018.

Leia tudo o que quiser

Já falei noutro artigo sobre como nos últimos meses tenho lido muito mais optando pelos audiobooks que me permitem aproveitar as viagens.

Contrariando os meus preconceitos, consigo manter-me concentrada (só é mais difícil para livros muito técnicos ou mais estruturados). Quando não percebo bem, volto uns segundos atrás ou faço uma pausa para processar melhor alguma ideia.

Entretanto, desde a altura que escrevi esse artigo, comecei a usar uma aplicação onde tenho acesso a um número ilimitado de audiobooks e livros recentes. Tem também livros em português.

Se se inscrever neste link tem acesso a 2 meses grátis em que pode avaliar se vale a pena fazer a subscrição. Se lê muito e está confortável com o inglês, aconselho vivamente. O valor mensal é $8.99/mês (embora vão aparecendo promoções e provavelmente isso vai acontecer quando chegar ao fim dos 2 meses grátis).

Boas leituras!

E deixo a ideia: se oferece prendas a alguém que gosta muito de ler, ofereça esta subscrição. 🙂

Ganhar algum tempo com tarefas semelhantes

Uma maneira de nos organizarmos para ganharmos tempo é juntarmos tarefas semelhantes. No dia-a-dia já fazemos isso como quando tratamos de vários assuntos na rua ou compras no mesmo dia.

No trabalho também podemos fazer isso juntando vários assuntos semelhantes e tratando-os todos de uma vez em lote (batch).

Hoje deixo-lhe uma sugestão para fazer isto com tarefas que chegam por e-mail.

Por exemplo, imagine que recebe vários e-mails que requerem o mesmo tipo de tratamento ou serem tratados na mesma altura. Crie uma pasta onde vai colocando esses e-mails e no momento certo vá lá tratar.

Vou dar-lhe alguns exemplos no meu caso:

  • Pasta onde coloco as faturas de despesas profissionais que me chegam por e-mail. No fim do mês processo esses e-mails, junto as faturas e envio à contabilista.

  • Pasta onde coloco por exemplo vários orçamentos que estou a analisar. Quando tiver todos os orçamentos, faço a análise.

  • Pasta onde coloco todas as confirmações de pagamentos ou pedidos de inscrições em cursos e uma ou duas vezes por dia trato de tudo de uma vez.

Nalguns casos até se pode tirar partido das regras que colocam automaticamente os e-mails nessas pastas. A única […]