Pst! Sai daí!

Já lhe aconteceu começar a fazer algo como uma tarefa importante que requeria concentração ou até a ler um livro e de repente percebe que algo o levou a distrair-se com algum conteúdo online ou uma conversa nas redes sociais?

Hoje em dia temos muita informação disponível e oportunidade de interagirmos com pessoas o que é ótimo mas muitas vezes entramos em piloto automático e tudo isto nos afasta de outras coisas também importantes.

Do ponto de vista profissional isto pode tomar uma dimensão nefasta já que estas pequenas distrações levam-nos a ser menos eficientes acabando por demorar 20% a 30% mais de tempo a fazer as nossas tarefas…e depois não sabemos para onde vai o tempo.

A dificuldade é que estamos programados para procurar este tipo de atividades já que nos fazem sentir bem.

Quem tem esta consciência usa a força de vontade (é o mesmo processo de resistir a uma guloseima) só que isso gasta energia emocional necessária. Podemos no entanto criar condições que limitem ou dificultem o acesso a estas tentações.

“Bolacha comprada, bolacha comida!”. Não ter guloseimas em casa é o ponto de partida para quem quer reduzir o açúcar. Calma! Não lhe estou a dizer para desinstalar as aplicações […]

O que tirei do método “faça bem as coisas” (GTD)

Um dos métodos de gestão de tempo mais conhecidos e usados hoje em dia é o “Getting Things Done – GTD” criado por David Allen em 2001. A tradução em português, pelo menos do livro, é “Fazer bem as coisas” cujo título pode induzir em erro ou inspirar valores mais altos porque fazer as coisas não significa fazê-las bem.

Este método tem vindo a ser atualizado mas essencialmente promete trazer foco, estratégia na capacidade de cumprir objetivos, criatividade e tranquilidade (isto da tranquilidade acrescento eu porque é o que sinto).

Pessoalmente não uso este método “by the book” mas incluo muitos dos seus conceitos fundamentais na minha própria gestão de tempo e organização pessoal. E hoje quero falar disso mesmo, dos grandes insights que o GTD me trouxe já nem me lembro bem quando…mas provavelmente num momento de desespero do tipo “arrrggghhhh para onde é que me viro”.

CAPTURAR…antes de fuja?

Um dos conceitos base do GTD é o da captura das coisas para fazer: escrevo as coisas para fazer, ideias, etc. das mais pequenas às maiores para criar espaço mental. Aqui uso várias ferramentas:

  • Caderno que tenho sempre em cima da secretária. Inicio cada dia numa página em branco, e escrevo do […]

O segredo do alto desempenho ao longo do dia

“O tempo não é a coisa principal. É a única coisa.” Miles Davis

É assim que começa um dos melhores livros que li nos últimos tempos sobre O TEMPO.

Daniel Pink mostra-nos resultados surpreendentes no seu mais recente livro “Quando: Os Segredos Cientificamente Comprovados do Timing Perfeito”.

Neste artigo vou partilhar algumas das ideias mais inovadoras e práticas do livro para obter já resultados. Mas aconselho a que leia o livro, em particular se gere equipas.

O quê e quando: o segredo do alto desempenho

A maior parte das pessoas tem alguma noção de que a sua energia varia ao longo do dia. Alguns até dizem que são cotovias (funcionam melhor de manhã) e outras corujas (funcionam melhor à noite).

Daniel Pink traz-nos as evidências científicas do padrão desta variação e de como podemos tirar partido do conhecimento desse padrão para melhor desempenho.

Já há muito que trabalho este tema nos meus cursos de gestão de tempo: aproveitar o pico de energia e concentração para fazer tarefas importantes que requerem…energia e concentração!

O que este livro me trouxe de novo foi a perceção de que há padrões da variação do estado ao longo do dia, que há tarefas mais adequadas a alguns períodos de tempo e como […]

O barato sai caro e não se vê no Excel

“O barato sai caro!” é uma frase tão corriqueira e no dia-a-dia muitas vezes, com a pressão de reduzir custos financeiros, de termos “Exceis” e Dashboards cheios de indicadores positivos, pomos em causa coisas que não se podem medir como a produtividade ou a satisfação das pessoas.

Vou dar-lhe um exemplo muito simples. No meu trabalho preciso de imprimir vários materiais para os participantes nos meus cursos (eu sei, não é muito ecológico mas por outro lado a escrita à mão é uma ferramenta poderosa para apoio na reflexão). Às vezes a impressora passa uma manhã a imprimir…trrrrr…trrrr…trrrrr

No início da minha atividade, armada do meu Excel de análise financeira e de objetivos de cortar custos não essenciais, escolhi uma marca de papel mais barata. Papel é papel! Em tudo semelhante ao das marcas mais caras. Parece…mas não! Encravava, juntava folhas e não só obrigava a imprimir algumas coisas segunda vez como obrigava a um maior acompanhamento e verificação.

Tempo…é dinheiro. Resolvi experimentar outra marca de papel mais cara (já agora passo a publicidade estou a usar a marca Navigator). E o problema acabou. Como quantifico o ganho? Em euros? Não fiz a conta. Em tempo, algum e tempo perdido (e irritação […]

A estratégia mais eficaz para chegar onde queremos

Quer chegar a algum sítio? O “sítio” de cada um pode ser algo como forma física, saúde, qualidade das relações, aprendizagem, progressão profissional, desempenho.

Na vida como se chega a um sítio? Indo.

Indo como? Tipicamente um passo depois do outro.

O passo pode ser pequeno? Pode!

Muitos passos pequenos o que criam? Um caminho.

O caminho onde leva? Ao “sítio”.

Pronto.

Quer ler/aprender mais? Comprometa-se consigo mesmo a ler um capítulo por dia ou 30 minutos por dia.

Quer aumentar a sua resistência física? Comece por andar 30 minutos. Vá incluindo pequenos períodos de corrida. Procure na net planos de treino para essa progressão.

Quer mudar de emprego? Invista 30 minutos por dia a fazer o necessário para isso acontecer como atualizar o seu CV, fazer contactos, procurar oportunidades.

“Ahhh 30 minutos não dá para nada”. Não dá?

Fazendo as contas: são 3 horas e 30 minutos por semana.

Ao fim do ano são 182 horas. O que equivale a 4 semanas e meia de 40 horas de trabalho.

Passo a passo…faz-se o caminho.

4 dicas para quem gostava de…

Em todos (sim, todos e eu não sou muito de fazer generalizações desta natureza) os cursos que facilito encontro pessoas que gostariam de trazer algum tipo de comportamento de um modo sistemático para a sua vida.

Muitas destas pessoas desejam-no porque são comportamentos que acreditam que os vão ajudar a sentirem-se melhor, com mais energia, com mais saúde, com mais resiliência.

Estes comportamentos podem ser coisas tão simples como beber água, fazer algum tipo de alongamento na cadeira, fazer algumas pausas por dia, praticar exercício, fazer diferentes escolhas alimentares, criar rotinas de foco, e tantas outras.

Na maior parte dos casos, visto de fora, estes comportamentos parecem relativamente simples de adotar mas se fossem provavelmente eu não estava a escrever este artigo.

Vou partilhar algumas dicas para facilitar a adoção deste tipo de comportamentos.

Antes de continuar a ler o resto do artigo, pergunto-lhe “ no seu caso, qual o comportamento que gostaria de trazer para o seu dia-a-dia?” para aproveitar e por já em prática o que sugiro de seguida.

Escolha só um!

Dica #1: Estar determinado a transformar ou adotar UM e SÓ UM comportamento

Às vezes queremos mudar TUDO o que é o primeiro passo para ficar TUDO na mesma.

É importante focarmo-nos numa coisa só.

Um novo […]

Despachar a tarefa ou resolver o problema?

O João trabalhava naquela empresa há muitos anos. Cumpria com aquilo que lhe pediam mas há uns tempos que andava a sentir-se injustiçado porque, apesar de ser dedicado, o colega Fernando, que estava há bem menos tempo na empresa, estava a ganhar mais do que ele.

Um dia achou que era o momento de mostrar essa insatisfação ao chefe e partilhou com ele essa observação. O chefe não deu muita importância e disse-lhe que podiam falar nisso mais tarde mas que agora precisava mesmo da ajuda dele com uma situação que queria resolver rapidamente.

Disse-lhe que nesse dia tinha uma vista de um grupo de 25 pessoas de uma empresa parceira e queria nesse evento servir fruta. Tinha pensado em maçãs e alguns bolos. Só pensou nisso nesse dia e não encomendou. Pediu ao João para ir à mercearia ao pé da empresa ver se tinham maças e bolos.

O João lá foi e voltou ao fim de 10 minutos e informou o chefe que tinham maçãs e bolos.

“E quanto custam?” perguntou o chefe.

“Isso não perguntei.” respondeu o João.

“E têm quantidade para hoje?” perguntou o chefe.

“Não sei.” respondeu o João.

O chefe ligou então para o Fernando e pediu-lhe a mesma coisa. O […]

Lembre-se do comportamento ou hábito que quer adotar

“Quero ser mais paciente e ouvir os outros”.

“Quero estar mais focado”.

“Gostava mesmo de me sentir tranquilo”.

“Quero fazer mais pausas ao longo do dia.”

“Quero estar mais consciente”.

“Quero beber mais água”.

Quero, gostava…e o dia passa e não fazemos!

Isso é muito natural porque na maior parte das vezes é difícil contrariar o piloto automático. Muitas vezes a dificuldade extra é que nos esquecemos destes nossos objetivos.

Tenho uma sugestão para si: crie uma frase ou palavra que o lembre do que deseja e defina-a como palavra passe para aceder ao seu computador. Assim, cada vez que se ligar vai-se lembrar. Quantas mais vezes se desligar e ligar (e basicamente se não o faz, devia sempre que sai de perto do seu computador), mais se vai lembrar.

Se achar que esse tipo de palavra passe é fraco porque tem de ter muitos números e símbolos esquisitos, descubra quantos anos são necessários para descobrir a sua palavra passe neste site.

Como lidamos com o que há para fazer?

É um tema aparentemente tão pouco apelativo e tão, tão importante no nosso dia-a-dia. Como gerimos tudo o que temos para fazer?

Chamam-lhe lista de tarefas.

Uns apostam em soluções digitais super-integradas-sincronizadas e coloridas e outros vivem bem com o papel.

Não há uma melhor do que a outra. Há a melhor para cada um. Hoje quero falar um pouco sobre este tema já que observo com base na experiência dos meus clientes e na minha pessoal que é uma ferramenta que, se bem usada, pode fazer toda a diferença na nossa capacidade de resposta e tranquilidade. Sim, tranquilidade. Principalmente tranquilidade.

A lista de tarefas serve essencialmente para duas coisas:

Nos lembrarmos do que temos para fazer. Mesmo aqueles que insistem em não escrever o que têm para fazer porque desde pequeninos que têm boa memória estão basicamente a (1) desperdiçar espaço de processamento mental que poderiam estar a utilizar para ser criativos e resolverem problemas e a (2) trazer stress para a sua vida. Imaginem viver com notificações constantes que não podemos desligar, às horas mais inapropriadas na forma do “não me posso esquecer de…”.

Nos ajudar ter noção do que temos para fazer, prioritizar e planear. Muitas vezes comprometemo-nos com coisas que não […]

Fazer tempo para aprender

Nos últimos tempos criei a rotina de ouvir podcasts de temas que me interessam enquanto conduzo, mas sempre com atenção à estrada :).

Há pessoas que também o fazem enquanto estão a fazer outras atividades como por exemplo a cozinhar. Ainda não cheguei a essa fase. Também é bom estar por exemplo a cozinhar e a usufruir disso mesmo.

Mesmo não sendo muito tempo, o acumular de pequenos tempos traz-me ideias, aprendizagens e sorrisos que de outra forma não teria.

O passo seguinte que estou a testar nas últimas semanas é ouvir audiobooks. Confesso que sempre achei que não ia gostar em particular por ser difícil de manter a atenção. E é!

Para lidar com isso optei por algumas estratégias

  • Não estou a ouvir audiobooks de livros “técnicos”. Para mim é mais difícil de organizar as ideias e apreender o significado quando os conteúdos têm por exemplo uma estrutura (por exemplo 5 pontos para…). Nesses livros tipicamente gosto de sublinhar ou tirar notas e a ouvir é mais difícil.
  • Optei por livros com temas que me interessam. Às vezes distraio-me mas há sempre a possibilidade de andar 30 segundos para trás. Por outro lado tenho a sensação de que algumas ideias “ficam” mais. Como […]