Dois hábitos das pessoas ocupadas e de alto desempenho

Nós somos o que repetidamente fazemos. A excelência não é uma ação mas um hábito. Aristóteles.

Gosto muito desta frase porque cada vez mais acredito que a nossa capacidade de realizarmos aquilo que queremos, de termos as relações que queremos, de nos sentirmos como queremos depende da nossa capacidade de criarmos hábitos QUE NOS SIRVAM.

Muitos de nós têm medo dos hábitos e vêem a rotina como algo maçador. No entanto, não percebemos que muito, mas mesmo muito (estudos indicam que mais que 40%), do que pensamos, sentimos e fazemos está em piloto automático, são rotinas internas que criámos ao longo do tempo. E algumas, senão muitas, não nos servem e até nos afastam do que queremos.

Um dos caminhos para transformar alguma área da nossa vida é transformarmos algo que fazemos diariamente. Coisas pequenas que ao entrarem na nossa rotina passam a fazer parte de quem somos e já nem gastamos energia a pensar nisso.

Hoje não quero falar sobre como os hábitos funcionam mas sugerir-lhe dois que pode integrar no seu dia-a-dia e o vão ajudar a sentir-se mais realizado, mais descansado e até com mais tempo.

Ofereça alguns minutos a si mesmo logo quando acorda

Muita gente começa o dia […]

Controla ou desenvolve pessoas?

Acho curiosa a expressão inglesa “control freak” que podemos traduzir por controlador. Quem lidera equipas pode ter a tentação de assumir este papel para garantir os resultados que pretende.

Isto pode-se materializar por exemplo em dizer como quer que as coisas sejam feitas, andar sempre em cima a verificar ou a envolver-se em detalhes com mais ou menos importância.

Esta microgestão pode funcionar se liderar uma pequena equipa ou tiver muito tempo disponível.

Quando a equipa começa a ser maior ou o tempo não é assim tão lato, começa a ser difícil usar esta estratégia…embora muitos continuem a fazê-lo!

Qual é a solução defendida por todos os especialistas? É investir o tempo e energia em desenvolver as pessoas, em ajudá-las a tornarem-se autónomas.

Dá trabalho? Pode dar.

Gasta tempo? Sim mas a médio prazo bem menos do que continuar a controlar.

Esse tempo é um investimento que lhe vai trazer um retorno exponencial.

Como fazê-lo? Espreite aqui o programa de liderança avançado em que trabalhamos isso mesmo.

A lista de coisas que tem para fazer causa-lhe ansiedade?

Não conheço ninguém que não tenha uma lista (e pode ser uma lista na cabeça) de coisas para fazer. Quando não estamos a falar de tarefas profissionais, falamos de coisas pessoais que há a fazer.

Uma coisa curiosa com esta lista é que nunca vai acabar. Muitos de nós estão quase viciados em despachar tarefas na ilusão inconsciente de que um dia não haverá mais nada a fazer e aí, finalmente, vamos descansar.

A minha agenda e a aplicação que uso para gerir as minhas tarefas são fundamentais para eu manter a sanidade. Uso essas ferramentas para planear o que há a fazer a nível profissional e pessoal mas também registo aí ideias que tenho, conteúdos que quero consumir, coisas que me quero lembrar de pensar, atividades recorrentes da minha vida, etc.

Para algumas pessoas a vista dessa informação toda agrupada poderia trazer alguma ansiedade e confesso que há dias em que sinto isso.

Nos últimos tempo tenho andado a fazer uma experiência derivada do treino de mindfulness. No treino de mindfulness treinamos a nossa atenção em estar aqui e agora.

O que tenho feito é lembrar-me disso repetindo com alguma frequência para mim mesma que

Eu encaro o que estou a fazer agora como […]

Como resistir à tentação

Resposta rápida: remover a tentação.

Todos nós somos “tentados” no dia-a-dia por coisas que gostaríamos de conseguir evitar.

Alguns de nós são tentados por comida.

Outros por distrações.

Outros por comportamentos que não nos servem.

Resistir à tentação é difícil porque implica gastar energia.

Chamamos a esta energia FORÇA DE VONTADE. Muitos de nós acreditam que ter ou não força de vontade é uma característica inata e pessoal mas isso não é verdade.

De uma maneira muito simplista considere que, tal como a força muscular, a força de vontade se gasta ao longo do dia (como? quando se usa!) e pode ser fortalecida.

Mas hoje não quero falar-lhe de como fortalecer a força de vontade. Quero deixar-lhe a sugestão mais simples para nem ter de a usar (e gastar).

Se a tentação não existir é muito, muito, muito mais fácil não nos deixarmos seduzir por ela.

Remova as tentações do seu ambiente

Por exemplo, se tem dificuldade em resistir à tentação de doces a solução é nem os comprar. “Bolacha comprada, bolacha comida!”. (E se a desculpa é que precisa de ter estas coisas em casa por causa das crianças, aconselho-o a ver a reportagem “Somos aquilo que comemos”. )

Se tem dificuldade em resistir à tentação de […]

O que fazer primeiro?

 

Matriz das prioridades

Em qualquer formação de gestão de tempo lhe falam sobre a matriz das prioridades/ Eisenhower que nos ajuda a olhar para as atividades que temos em mão e a analisá-las do ponto de vista da importância e da urgência.

Como nos pode ajudar?

Esta não é uma ferramenta que eu aconselhe usar no dia-a-dia mas traz vantagens noutros contextos:

  • Ajuda-nos a automatizar no nosso cérebro a avaliação da prioridade das tarefas com base na sua urgência e importância;
  • Ajuda-nos a trazer uma maior consciência para as tarefas (e a sair do piloto automático) e a identificar soluções para criarmos tempo;
  • Traz-nos uma estrutura para parar e definir prioridades quando está tudo a acontecer ao mesmo tempo (esta é a minha favorita).

Urgente e importante

Vou explorar agora um pouco esta matriz.

Estas duas dimensões, importância e urgência, levam-nos a trazer para o consciente que há uma diferença entre urgente e importante que contraria um pouco a noção atual de que se é urgente é importante o que não é necessariamente assim.

É curioso reconhecermos que quando operamos no modo “urgente” estamos no modo REAGIR.

Quando operamos no modo “importante” estamos no modo do controlo, no modo AGIR.

Na figura […]

Nem sempre as suas reuniões são efetivas?

O que é uma reunião efetiva?

Há dois tipos de reuniões: reuniões efetivas e reuniões para aquecer. 🙂

As perguntas abaixo dão-lhe algumas pistas para avaliar de que tipo são as suas reuniões.

  • Chega ao fim com a sensação de não ter produzido nada?
  • Os participantes estão a ver o email ou o telemóvel?
  • Na reunião seguinte alguns assuntos estão na mesma?
  • Alguém no fim diz “Vamos lá trabalhar!”?
  • A sala ficou mais quente?

As reuniões podem ter vários propósitos (encontrar soluções, tomar decisões, planear, coordenar o trabalho, informar).

Uma reunião é efetiva quando o seu propósito é cumprido e se criam as condições para que o acordado por todos seja realizado.

Quando isto não acontece a sala ficou mais quente (cada pessoa dissipa 70W) e desperdiçou-se tempo e dinheiro.

Quanto custa uma reunião?

Não temos o hábito de pensar quando custa uma reunião. Às vezes esforçamo-nos por poupar tostões e desperdiçamos muito mais em reuniões pouco efetivas.

De um modo muito simplificado podemos calcular o custo de uma reunião da seguinte maneira:

Custo de uma reunião (em horas) = número de participantes x duração da reunião

Exemplo

5 pessoas x 1 hora e 30 minutos = 7 horas e 30 […]

Como podia ter poupado 60 horas de trabalho

Esta semana descobri uma coisa que me vai fazer poupar muito tempo no meu trabalho

É uma das estratégias que trabalho por exemplo nas formações de gestão de tempo que facilito: levar as pessoas a refletirem como podem simplificar ou automatizar tarefas recorrentes que realizam. Nesse sentido, o uso da tecnologia pode fazer diferenças muito significativas.

Vou contar-lhe a situação que vivi esta semana. Eu escrevo todos os artigos do blog, como este que está a ler agora, num ficheiro Word e depois copio esse texto para o blog (que é feito com base no WordPress). Só que quando colo o texto do blog a formatação original (títulos, pontos, etc.) fica transformada e por isso na maior parte dos casos preciso de fazer a formatação toda novamente.

Eu sei que não parece um grande esforço mas é algo que faço todas as semanas e muitas vezes leva a enganos.

Até que esta semana estava a fazer uma tarefa muito semelhante mas com muito maior volume de trabalho: introduzir textos relativos a um curso online que vou lançar muito em breve.

Enfadada com a tarefa e a começar a prever o tempo que isso me ia demorar porque o texto tinha uma formatação complexa, resolvi […]

Como “se orientar” no seu caderno

O mundo pode dar muitas voltas mas o papel ainda é a solução mais prática para tomarmos notas. Em particular se lhe aparecem muitas coisas para fazer durante o dia ou/e tem reuniões provavelmente tem o costume de tirar notas por exemplo de coisas que precisa de fazer e de informação da qual se quer lembrar. Hoje quero dar-lhe algumas ideias práticas para tirar mais partido dos papel.

Porquê tirar notas ao longo do dia e nas reuniões

Para muitos tirar notas é uma estratégia de sobrevivência porque hoje em dia já não é possível confiarmos na memória a partir do momento em que a quantidade de informação com a qual lidamos diariamente passa a ser considerável.

Além disso, é um desperdício de espaço de processamento mental que pode estar a ser usado para sermos criativos, resolvermos problemas ou “simplesmente” para nos sentirmos mais tranquilos (em vez de lidarmos com a vozinha dentro da nossa cabeça a dizer-nos “lembra-te de…”).

Tirar notas por exemplo numa reunião ajuda-nos em várias fases:

  • Antes da reunião ajuda-nos a organizar as ideias e preparar a reunião para que seja mais efetiva;
  • Durante a reunião ajuda-nos a:
    • manter focados;
    • comunicar aos outros que estamos a tomar […]

Planeamento ágil de trabalho individual ou de equipa

Para a gestão de trabalho individual e de uma pequena equipa nem sempre é necessário recorrermos a ferramentas informáticas.

Hoje quero falar de dois tipos de quadros que podem ser muito úteis na gestão do trabalho de uma equipa que trabalhe no mesmo escritório quer estejam ou não à vontade com a tecnologia (existem inclusive equipas de desenvolvimento de software que trabalham com base em quadros deste género)

Sistemas visuais de planeamento e gestão de trabalho são intuitivos. Os calendários de parede são um destes exemplos. Outro exemplo é o sistema Kanban desenvolvidos pela Toyota para controlar o fluxo de produção e transporte das fábricas.

Vou falar-lhe destes dois sistemas baseados em quadros brancos. Neles pode fazer o seu planeamento usando postits, imanes coloridos e canetas que se podem apagar.

Ambos apoiam o planeamento, uma visualização rápida do trabalho a fazer e a comunicação instantânea do estado do trabalho da equipa.

Quadros planificadores

Se tem tarefas que precisam de ser calendarizadas, realizadas numa determinada data ou semana, um quadro com um calendário anual, mensal ou semanal pode ajudá-lo.

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Estes […]

Ebook 5 reflexões sobre produtividade, motivação e liderança

Estou a preparar-me para compilar o e-book anual com alguns dos artigos do blog Objetivo Lua publicados em 2017.

Lembrei-me de partilhar o e-book “5 reflexões sobre produtividade, motivação e liderança” que publiquei com os artigos de 2016.

Espero que lhe seja útil. Boas leituras! 🙂

Descarregue aqui o ebook