Para mim uma das ferramentas essenciais para gerir o que há a fazer é a agenda e uma lista de tarefas. A maior parte dos especialistas nestes temas defende que devemos atribuir datas para realizar as tarefas. Eu cada vez observo mais clientes a terem bons resultados com esta prática. A mim, pessoalmente, traz-me capacidade de limpar a minha mente de toda esta informação e lidar com complexidade das grandes e pequenas coisas que gerir um negócio traz sendo capaz de cumprir com o que me comprometo.

Algumas pessoas não acreditam que isto funcione porque sentem que há muitas coisas imprevistas na sua vida que as impede de planear. Compreendo esta realidade perfeitamente e defendo que apesar disso deve haver uma predisposição para fazer um planeamento diário e semanal.

Vamos pensar sobre este tema com outro prisma.

Planear para chegar onde queremos

Imagine alguém que tem uma profissão que implica visitar muitos clientes deslocando-se muito de carro. Vive num país complicado, onde as estradas estão em mau estado, há muitas obras, os sentido das ruas mudam com frequência ou são fechadas temporariamente, há engarrafamentos e acidentes que o obrigam a todos os dias a refazer as suas rotas. O horror! :0

Imagine como seriam os resultados desta pessoa se, além de lidar com todos estes obstáculos, também não planeasse onde queria ir. Saía de manhã, sem destino ou com um destino em mente e depois ía-se deixando guiar pelos imprevistos das estradas. Provavelmente não visitaria tantos clientes ou não se focaria naqueles mais importantes.

Quando não decidimos onde queremos chegar em cada dia há a probabilidade de não chegarmos a esses pontos porque nos deixámos guiar pelas circunstâncias e não pelas nossas decisões.

Recalcular a rota em tempo real

Conseguimos antever que nos últimos anos, embora os obstáculos no caminho desta pessoa provavelmente não tenham diminuído, esta pessoa tem conseguido lidar melhor com isso usando sistemas de GPS como o Waze ou o Google maps que lhe permitem antecipar obstáculos na estrada e definir novos caminhos para chegar onde deseja. Faz parte da vida e de qualquer viagem.

Em vez de desanimar e desistir de desenhar uma rota que desconfia que não vai conseguir cumprir esta pessoa aprendeu a viver bem com recalcular a rota em tempo real. E isso só é possível porque conhece o destino.

Às vezes as pessoas não atribuem por exemplo datas às tarefas porque algumas delas vão ter de passar para outro dia. E depois? Qual é o problema? As visitas que não fez num dia vai com certeza fazer noutro dia em breve…

Gerir o tempo é muito mais do que ter uma agenda e uma lista de tarefas

Mas a gestão de tempo é muito, muito mais do que isto. E tenho observado que há duas qualidades inerentes a isto da “gestão de tempo”:

• Coragem para parar para olhar para o que está a acontecer e não está a funcionar (em vez de lidar com o que não funciona em piloto automático);
• Atrevimento criativo para tomar responsabilidade de transformar o que não lhe serve com pensamento fora da caixa. Todos nós temos zonas cegas no modo como trabalhamos, coisas que fazemos assim porque nunca questionámos e procurámos soluções mais produtivas.

Inspira-me mesmo levar as pessoas a pensar sobre isto e a verem esta realidade de novas perspectivas. Algumas têm a coragem de parar para pensar mas depois ficam limitadas pela falta de atrevimento criativo e presas na sua zona cega o que as impede de se transformarem. Outras, entusiasmam-se e começam um novo caminho…

Como quem precisa de ajuda neste campo normalmente não tem tempo para receber essa ajuda tenho criado várias soluções online para que, em pequenas doses semanais, vão refletindo, experimentando ferramentas e transformando a sua relação com o tempo. A última novidade é o curso Gestão de tempo para engenheiros onde já se pode inscrever.