O mundo pode dar muitas voltas mas o papel ainda é a solução mais prática para tomarmos notas. Em particular se lhe aparecem muitas coisas para fazer durante o dia ou/e tem reuniões provavelmente tem o costume de tirar notas por exemplo de coisas que precisa de fazer e de informação da qual se quer lembrar. Hoje quero dar-lhe algumas ideias práticas para tirar mais partido dos papel.

Porquê tirar notas ao longo do dia e nas reuniões

Cansado de perder tempo em reuniões?

Para muitos tirar notas é uma estratégia de sobrevivência porque hoje em dia já não é possível confiarmos na memória a partir do momento em que a quantidade de informação com a qual lidamos diariamente passa a ser considerável.

Além disso, é um desperdício de espaço de processamento mental que pode estar a ser usado para sermos criativos, resolvermos problemas ou “simplesmente” para nos sentirmos mais tranquilos (em vez de lidarmos com a vozinha dentro da nossa cabeça a dizer-nos “lembra-te de…”).

Tirar notas por exemplo numa reunião ajuda-nos em várias fases:

  • Antes da reunião ajuda-nos a organizar as ideias e preparar a reunião para que seja mais efetiva;
  • Durante a reunião ajuda-nos a:
    • manter focados;
    • comunicar aos outros que estamos a tomar atenção e que o que estão a dizer é importante;
    • comunicar aos outros que vamos fazer seguimento do que eles se comprometeram a fazer (não tão essencial se houver uma ata);
  • Depois da reunião ajuda-nos a:
    • lembrarmo-nos dos compromissos que assumimos ou das coisas que vamos fazer (mesmo havendo uma ata vale a pena fazer esse registo porque nem sempre a ata com as ações está logo disponível como também as nossas notas têm sempre mais informação associada à tarefa);
    • lembrarmo-nos das ideias que tivemos;
    • recordar o que foi falado no futuro (às vezes anos depois).

Tirar notas num caderno ou folhas soltas?

Caderno.

Esqueça as folhas soltas (por mais ecológico que seja aproveitar folhas de rascunho). Esqueça os postits como sistema de notas. Pode até ter a informação perdida num caderno, mas pelo menos sabe que está tudo num caderno. Habitue-se a tê-lo sempre consigo em particular durante o trabalho.

Se gosta mesmo de postits, pode colá-los no caderno e assim não se perdem.

Que caderno escolher?

Escolha um caderno que goste. 🙂

Se tem por costume lidar com folhas A4 e é útil guardá-las no caderno, escolha um A4. Se não escolha os mais pequenos A5 que são mais fáceis de transportar.

Noutros artigos falei sobre o sistema de cadernos ARC que tem a vantagem de permitir reorganizar e acrescentar as folhas além de poder adicionar bolsas. Pode também integrar checklists e modelos que sejam úteis no seu dia-a-dia imprimindo essas folhas e furando-as com o furador ARC.

Se precisa de guardar as notas do caderno no computador considere o sistema Rocketbook.

Ainda não experimentei mas o conceito parece funcionar. Além de ser um caderno que permite apagar as notas que escreve como se estivesse a escrever num quadro branco, permite também transferir o texto para o computador usando o telemóvel. Veja este vídeo para clarificar como funciona.

Se precisa de guardar a informação digitalmente pode sempre usar um caderno normal e fotografar as páginas que necessita de guardar…provavelmente não é tudo! Tirar uma foto com o telemóvel é muito mais simples do que digitalizar com a vantagem que lhe permite logo guardar a foto no sítio certo. Considere o Evernote (que sincroniza as fotos e notas no telemóvel e computador) para tirar as fotos e organizar as notas. Outra vantagem do Evernote é poder agrupar várias fotos numa nota, tratar a imagem para melhorar a legibilidade e procurar no texto escrito à mão!

Estratégias para usar o caderno no dia-a-dia

No dia-a-dia o caderno pode ser usado para ir tirando pequenas notas e apontando algumas tarefas.

Eu organizo o meu trabalho usando o calendário da Google e uma aplicação de gestão de tarefas digital mas tenho sempre comigo um caderno e reservo pelo menos duas páginas todos os dias para as minhas notas que às vezes são ilegíveis para outras pessoas…mas para mim são a minha salvação!

Na folha da direita em cima escrevo o dia e uso essa página para ir registando as coisas que vão aparecendo para fazer. Uso a página da esquerda para tirar notas de reuniões curtas e telefonemas.

E quando o dia acaba, não volto a usar essas páginas (sim, por vezes têm partes em branco).

  • Algumas coisas que pode registar:
  • As 3 coisas mais importantes que quer realizar nesse dia (mesmo estando na lista de tarefas isso é uma estratégia muito eficaz de definição de prioridades pois obriga-nos a pensar nisso e ao longo do dia a tomar decisões conscientes);
  • Pequenas tarefas que vão aparecendo e que vai fazer nesse dia e não faz sentido ir registar no computador (por exemplo alguém lhe liga a pedir algo);
  • Notas durante telefonemas ou noutras ocasiões;
  • Lembretes ou nota quando por alguma razão precisa de parar o que está fazer. Isso ajuda a retornar mais facilmente ao fluxo de pensamento e à tarefa;
  • Pequenas tarefas pessoais que se lembra (por exemplo ir apanhar a roupa!);
  • Os passos para realizar uma tarefa (especialmente útil em tarefas complexas ou se sabe que não vai conseguir realizar a tarefa de uma vez porque vai ter que parar a meio);
  • Colar um postit de uma mensagem que alguém lhe deixou ou algo que apontou quando não tinha o caderno à mão.

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Se quiser usar o caderno para gerir tarefas (e não tiver muitas), pode criar um sistema com postits:

caderno-gtd

Estratégias para usar o caderno em reuniões

Durante as reuniões pode tirar notas normalmente (ou seja, vai escrevendo) ou pode dar um passo em frente criando uma estrutura flexível que facilite a organização da informação e a gestão da informação. Esta estrutura pode facilitar:

  1. Planear a reunião;
  2. Encontrar a informação sobre essa reunião posteriormente;
  3. Recolher as ações geradas nessa reunião facilmente o que pode ser desafiante se as ações estiverem misturadas com as restantes notas.

Lembre-se que organizando a informação ou não no caderno, é essencial criar tempo para rever as notas e principalmente planear as ações que tem a fazer.

Proponho-lhe duas estruturas que facilitam encontrar principalmente as ações que tem a fazer.

Estratégia 1: reservar sempre uma coluna na página da direita para registar as ações.

Se depender de ações de outros pode até usar uma simbologia diferente:

  •  Quadrado para as suas ações
  • Circulo para as ações de outros

Nesta área do caderno só estão ações para ser visualmente fácil encontrar essa informação.

caderno-reuniões-estratégia1

 

Estratégia 2: reservar áreas dedicadas para informações específicas.

Isto parece mais complexo mas ajuda a criar algumas rotinas como registar os assuntos que quer tratar na reunião (ou seja, preparar-se) e fazer um resumo no fim que facilite encontrar a informação no futuro.

A dimensão e existência de cada uma destas áreas depende muito da quantidade de informação e do que for importante para si. A estrutura dá-lhe no entanto um processo simples de gerir a informação.

caderno-reuniões-estrategia2

Avalie qual o melhor para si e adapte estes conceitos à sua realidade!

Estratégia 3: Índice de reuniões.

Uma das dificuldades de muita gente é depois encontrar as notas relativas a uma determinada reunião. Pode optar por fazer um índice das notas:

  1. Pagine as folhas do caderno (não as páginas porque isso vai demorar mais tempo e não precisará de muito mais granularidade).
  2. Pode fazer o índice nas primeiras folhas do caderno e para isso precisa de deixar algumas em branco. A dificuldade é saber quantas folhas deve deixar em branco. Para resolver esta questão pode optar por fazer o índice a partir da última página do caderno.
  3. No índice registe por exemplo o nome do cliente, a data da reunião e a página onde estão as notas.

Será mais simples procurar a informação nesse índice do que andar a navegar no caderno.

Crie o hábito de na capa escrever a data de início e de fim do caderno para ser mais simples encontrar a informação em cadernos do passado.

Tire partido do seu caderno, agora!

Tire agora um momento para refletir:

  • Quais as situações em que um caderno o pode ajudar? Para registar informação ao longo do dia? Para notas nas reuniões?
  • Qual o melhor caderno para si (pode até ter 2, um para o registo no dia-a-dia e outro para reuniões)
  • Como organizar a informação?
  • O que vai fazer agora?

Um caderno pode ser uma ferramenta muito útil para se organizar…mesmo para os mais tecnológicos!

Cansado de perder tempo em reuniões?