No ambiente empresarial alinhar todos em práticas de trabalho e processos comuns nem sempre é fácil.

Imagine que é o promotor/criador de uma nova prática de trabalho ou processo ou que quer corrigir comportamentos e abordagens incorretas. Já lhe aconteceu a mensagem, que é tão simples para si, não passar ou encontrar resistências?

Deixo-lhe algumas dicas para se minimizar este efeito.

Envolva na criação do processo as pessoas cujo trabalho será impactado

Isso poderá ajudar a identificar potenciais riscos ou dificuldades e encontrar soluções que facilitem a vida a quem terá de realizar esse trabalho.

Por outro lado, esse envolvimento faz com que as pessoas se sintam ouvidas e importantes e, como consequência, com uma maior abertura para realizar como também para serem embaixadores junto dos colegas lidando no terreno com resistências.

Custa tempo? Talvez não tanto como o que vai gastar a lidar com as resistências ou com o trabalho que não está feito como devia.

Crie momentos de comunicação presenciais curtos em que não é quem fala mais

É claro que pode e deve enviar a informação por email/documentos para referência mas pode ter a certeza de que, se (e este é um grande SE) for lido, haverá sempre diferentes interpretações do como fazer além das possíveis conversas paralelas a minarem o ambiente.

Isto pode ter mais ou menos impacto dependendo da cultura da empresa (há empresas por exemplo em que o departamento de qualidade é visto como “os chatos que não nos deixam trabalhar”).

Se quer realmente que haja efetividade na comunicação prepare-se para comunicar menos e usar esse tempo para as pessoas FAZEREM!

Não basta comunicar e perguntar “há questões?”. Não haver questões não significa que a comunicação tenha sido efetiva.

Já lhe aconteceu alguém lhe explicar como se fazia algo ao computador e depois quando foi fazer não conseguiu? Na altura até prestou atenção e achou que tinha percebido mas afinal… Nós aprendemos melhor quando fazemos ou, pelo menos, ao fazermos temos a perceção que afinal aquilo que nos explicaram ou a informação que lemos não foi assim tão clara para nós.

Será um uso muito mais produtivo do tempo de todos promover uma reunião workshop prática. Eu sei, mais reuniões? Podem ser uma perda de tempo…a não ser que planeie para jogar um jogo diferente.

Por isso, para ter impacto prepare-se para criar mecanismos em que os participantes não se limitem a escutar mas tenham o seu cérebro, mãos e coração (sim, as emoções também são importantes) a fervilhar.

Ideias para criar momentos de comunicação “mãos na massa” com impacto

Comece por pensar “qual é a sua intenção?”. A intenção de “comunicar um processo” gera estratégias diferentes da intenção de “saírem daqui a saber fazer”.

Torne estas reuniões obrigatórias salvo exceções pontuais e graves (“não tenho tempo hoje” não é desculpa porque nunca vão ter tempo). Mas mais do que adotar uma atitude ditatorial faça as pessoas terem vontade de ir criando momentos úteis e em que se sintam bem.

Para isso, agende com tempo para ter a certeza que dá oportunidade dos participantes de acomodarem esse evento. Escolha o melhor dia e altura do mês (evite as alturas de pico previsível de trabalho).

Crie um ambiente descontraído, por exemplo tendo disponível café e algum snack no início. Use o humor ao longo da reunião. Leve música que promova a boa disposição para quando não está a haver exposição. Se se sentir confiante, proponha pequenos jogos (procure ice breakers e energizers na net).

Pode até fazer sentido fazer esse momento no local de trabalho das pessoas, por exemplo num open space ou nas áreas de trabalho. Faça uma visita!

Se necessário comece por fazer uma apresentação breve do tema e do processo mas use o menor tempo possível.

Promova a motivação para a importância do tema:

• Explicando por exemplo o impacto desse tema noutras áreas (por exemplo, imagine que precisa que as pessoas passem a preencher formulários corretamente: explique qual o impacto de não o fazerem nos resultados e no trabalho de colegas);
• Leve-os a identificar como é que vão beneficiar com isso (mais sobre isto abaixo) em vez de lhes dizer.

Dê caras aos papeis (roles) trazendo as pessoas envolvidas/impactadas. Por exemplo, se alguém da área financeira vê o seu trabalho complicar-se porque os formulários não foram preenchidos, deixe essa pessoa explicar (sem acusar ninguém) como a sua vida é mais difícil por isso. Se o processo envolver pessoas que não são conhecidas ou externas, traga-as também se possível.

Durante o projeto Apollo para levar o homem à lua, um dos Astronautas estava a acompanhar o trabalho de uma empresa subcontratada e fez questão de ir apertar a mão a TODA a gente dessa empresa. A partir dessa altura as pessoas sabiam que se falhassem não era uma pessoa que morria, mas uma pessoa que elas conheciam.

Principalmente, promova momentos de trabalho em duplas ou grupos pequenos. Quando faz uma questão a todo o grupo há sempre muitos que acabam por não falar nem se envolver. Atividades em grupos pequenos fomentam que todos se envolvam. Isto também permite gerir o tempo quando o grupo é grande.

Exemplos de atividades para promover o trabalho em duplas ou grupos pequenos:

• Apresente-lhes um questionário de escolha múltipla com perguntas básicas sobre o processo. Promova a que corrijam em duplas.
• Perguntas caso: apresente situações específicas e pergunte-lhes como é que resolveriam (usando o processo); comece com coisas simples. Na preparação pode envolver alguém que realize esse tipo de trabalho para gerar exemplos significativos.
• Casos análise: apresente exemplos de bem feito e mal feito e peça-lhes para identificarem os problemas (por exemplo, se as pessoas preenchem sistematicamente mal um formulário, dê-lhes exemplos de formulários mal preenchidos para eles identificarem o que está mal).
• Convide cada um a explicar o que aprendeu ao outro.
• Promova situações de role playing.
• Apresente-lhes perguntas como as seguintes e ao fim de algum tempo peça a alguém de cada grupo para partilhar as respostas:
  • Como é que o meu trabalho vai beneficiar disto?
  • Quais são as dificuldades que antevejo? Como posso lidar com isso?
• Seja criativo!

Tenha folhas, canetas e postits disponíveis para as pessoas escreverem. Durante este trabalho esteja disponível e vá navegando pela sala para ouvir e intervir se for necessário.

No fim de cada ronda de trabalho em dupla/grupo promova a partilha com o grupo todo mas nessa altura já todos “meteram a mãos na massa”. Pode optar por pedir aos grupos por escolherem um porta-voz.

Se o grupo for indisciplinado a ouvir os outros opte pela técnica do objeto falante. Leve uma bola de ténis ou algo diferente dos objetos de trabalho e só quem tem esse objeto na mão é que tem a palavra.

Se a sua empresa é muito grande, treine embaixadores, pessoas que podem replicar a estrutura do workshop dentro das suas equipas.