No artigo Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa, comecei por partilhar alguns dos ensinamentos do livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Hoje vou continuar a falar sobre alguns dos conceitos defendidos neste livro associados a como podemos criar equipas mais eficientes (ou não!).

Um dos conceitos que este autor defende é que é ineficiente (sim, ineficiente!) ter pessoas sobrealocadas, ou seja, sem tempo livre, tendo mais trabalho para fazer do que o tempo que têm disponível em particular se estão divididas por várias tarefas/projetos e são “profissionais do conhecimento”.

Muitas vezes, na procura incessante pela eficiência, tornamo-nos na realidade mais ineficientes. O autor defende e demonstra que não ter tempo disponível, e estar aparentemente a ter uma eficiente utilização dos recursos (humanos), retira capacidade de resposta e cria organizações menos ágeis e flexíveis.

Em particular para “profissionais do conhecimento” (knowledge workers) que dividem o seu tempo em várias tarefas/projetos isso é especialmente danoso e ele quantifica em pelo menos 15% o custo de tempo de “partilhar” uma pessoa em vários projetos. Quanto mais projetos/atividades estiver a ser “partilhado”, piores são os resultados.

O autor apresenta uma estimativa muito simples para começarmos a ter consciência do potencial impacto do tempo desperdiçado por dia a trocar de tarefas: se trocarmos de tarefas 9 vezes por dia e isso custar 10 minutos, ao fim do dia são 90 minutos, o que representa cerca de 20% do dia de trabalho.

Porque que é que isto é especialmente relevante para “profissionais do conhecimento” (knowledge workers)? Porque existem um conjunto de custos associados à troca de atividade associados ao modo como se trabalha. O custo de mudar de contexto/tarefa ou porque fomos interrompidos, ou porque devemos dividir o tempo do dia ou da semana por várias atividades, está associado a vários fatores:

• Custo mecânico de mudar de tarefa: por exemplo, tempo associado a recolher e arrumar materiais, procurar ficheiros, informação, guardar/fechar o que estava a fazer.
• Custo de refazer o que já foi feito/voltar ao ponto do raciocínio onde estava: por exemplo há tarefas que não podem ser divididas em pequenas tarefas, quase como uma checklist (como por exemplo tarefas que requerem análise e criatividade); retomar esse trabalho requer muitas vezes refazer os mesmos passos mentais que já fizemos antes de parar essa atividade.
• Custo de voltar ao fluxo de concentração em tarefas como escrever, investigar, analisar, programar, inventar. É necessário um tempo para ultrapassar uma inercia mental. Às vezes, algumas pessoas sentem-se até relutantes a fazer estas tarefas a menos que tenham um bloco de tempo grande disponível.
• Custo de lidar com a frustração de ter sido interrompido.
• Custo associado à perda de ligação à equipa. Fazer parte de uma equipa alimenta a energia e o foco associados a fazer parte de um grupo que trabalha em prol de um objetivo comum. Quando se é “partilhado” por várias equipas, perde-se o efeito quase obsessivo de estarmos todos no mesmo barco.

Estou com tudo isto a dizer que cada pessoa só se deve dedicar a uma coisa? Não. Mas devemos ter em atenção que na busca pela eficiência estamos na realidade a perder eficiência individual e global dentro das organizações. Para pensar…