Todos nós projetamos uma imagem quando comunicamos e os outros formam uma opinião sobre nós, a nossa competência e profissionalismo com base nas coisas que dizemos e como dizemos. Quando comunicamos por email isso também acontece, com o agravamento de que como não temos a pessoa à nossa frente não conseguimos avaliar a impressão que estamos a causar e esclarecer algum mal entendido.

Vou partilhar algumas boas práticas da comunicação por email que demonstram profissionalismo e respeito. Como sabemos não é só o que diz mas também como diz, ou seja, como usa o email para comunicar.

1. Seja claro e sucinto: hoje em dia recebemos tantos emails que é sempre bem vindo um email ser fácil de ler, estar bem estruturado, de preferência por pontos e ter um assunto que claramente nos dê indicação do que é pretendido ainda antes de o abrirmos.

2. Antes de enviar um email corra o corretor ortográfico: erros ortográficos denotam pouca atenção e formação. É o equivalente a linguagem pouco cuidada e más conjugações na comunicação oral. É essa a imagem que pretende passar?

3. Use corretamente os campos Para, CC e BCC

No campo Para devem estar os contactos das pessoas que devem agir/responder ao seu email.

No campo CC as pessoas que devem tomar conhecimento.

Use o campo BCC sempre que quiser esconder os endereços das pessoas. Isto é essencial para enviar emails para uma lista e não partilhar os endereços mesmo de pessoas que possivelmente se conhecem. Não forneça o email de alguém sem a sua autorização ou sem saber que essa pessoa não se importa. Enviar os endereços de email visíveis põe em risco a privacidade dessas pessoas e principalmente aumenta o risco que esse endereço vá parar a uma lista de possível spam. Quando o faz mostra pouco profissionalismo e que não domina a tecnologia.

Por outro lado, há pessoas que colocam no campo BCC as pessoas que querem que tomem conhecimento (como por exemplo o chefe) mas que não querem que ninguém saiba que tomaram conhecimento. Tem a certeza que é esse o ambiente e relação que quer alimentar?

4. Respeite o tempo dos outros: além de avaliar se as pessoas que estão em CC precisam de estar, quando responder a um email avalie se vale a pena fazer Responder a Todos. Por exemplo, se alguém enviou um email a perguntar a disponibilidade de um grupo de pessoas, responda só a essa pessoa já que os outros provavelmente não têm necessidade de estar a par da sua resposta. (Já agora reencaminho-o para um artigo que escrevi:3 ferramentas que o vão ajudar a recolher informação sem ficar atolado em emails).

5. Pense antes de encaminhar um email e contextualize: antes de encaminhar um email, pergunte-se se é mesmo necessário fazê-lo. Se o fizer considere fazer um resumo ou salientar o que a outra pessoa deve tomar atenção. Reescreva o assunto para torna-lo mais claro. Por exemplo, em vez de encaminhar uma newsletter com o título newsletter, mude o título para “o artigo sobre o email pode ser-te útil” ou “repara nas alterações ao decreto lei XPTO”.

6. Não use maiúsculas: o uso de maiúsculas online significa comunicar a gritar o que é uma falta de profissionalismo e respeito. Evite o uso de maiúsculas. Se precisa de salientar algo no seu texto use o negrito ou outra cor de fonte.

7. Não solicite confirmação automática de leitura: pedir a confirmação de leitura ou de entrega é deselegante, invasivo e passa a mensagem que não confia na pessoa com quem está a comunicar. Não o faça. Se precisa de ter a certeza que a pessoa teve conhecimento use outro meio de comunicação.

8. Não espere respostas rápidas: mais uma vez, respeite o tempo dos outros. O email não é uma ferramenta para comunicar com urgência. O seu interlocutor pode não estar disponível naquele dia e não tem obrigação de estar a ver o email a toda a hora (embora algumas empresas achem que isso é normal, esse comportamento é também uma falta de respeito e fá-las reduzir a sua produtividade…mas isso é assunto para outro artigo).

9. Não envie um email e telefone: Não envie um email e depois telefone ou vá logo ter com a pessoa a dizer “enviei-te um email, viste?”. Faça ao contrário se é realmente muito importante e urgente. Ligue ou fale com a pessoa e depois faça-lhe chegar o email com a informação relevante.

10. Use as respostas automáticas: Se não vai ver o email durante alguns dias por estar de férias, ausência temporária ou vai ter um ou dois dias imerso em reuniões ou outros assuntos, coloque a mensagem automática de que não irá ver o email. Se possível deixe um contacto alternativo. Deste modo quem lhe escreve e está à espera de uma resposta rápida poderá adaptar-se à sua ausência.

11. Não envie spam: não envie lixo. Contenha-se em encaminhar piadas e outras coisas que provavelmente vão ser um desperdício de tempo. Se vir algo que sabe que alguém vai apreciar, envie para essa pessoa. Não precisa de enviar para todos os seus contactos.

12. Não entre em discussões: quando perceber que uma conversa por email se está a estender e a tornar num conflito, fale diretamente com essa pessoa. A escrita reduz muito a nossa capacidade de comunicar já que não só não nos é possível avaliar a reação do outro como também não conseguimos passar um conjunto de mensagens não-verbais (por exemplo o típico “mas tu não vês que estava a brincar!?”). É muito mais rápido também falar pessoalmente quando se começam a levantar muitas questões.

13. Não use linguagem ofensiva: tudo o que escreve pode ser lido e relido. Provavelmente vai-se arrepender de o ter escrito e já não pode voltar atrás.

14. Reveja a lista de emails que tem para responder uma vez por semana e limpe-a. Não deixe emails por responder. Isso denota pouca organização ou que não valoriza a outra pessoa. No limite responda dizendo que neste momento não consegue fazer seguimento.