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O Evernote é uma espécie de caderno digital que permite capturar, guardar e encontrar informação no computador e no telemóvel mantendo a informação sincronizada. Uso há anos e é uma das minhas ferramentas insubstituíveis para a minha organização pessoal e profissional. Há dias perguntaram-me para que fins uso. Hoje falo sobre isso.

O que o Evernote faz

Destaco algumas características:

Permite tirar notas (escritas, manuscritas, áudio, fotos) e…encontrá-las.

Permite anexar documentos pdf.

Permite capturar o conteúdo de uma página web para guardar (precisa de instalar o web clipper).

Funciona no computador e nos dispositivos móveis o que facilita a capturar e encontrar a informação em todo o lado e mantê-la sincronizada. Assim, mantemos a consistência do sítio onde está tudo.

As notas são organizadas em cadernos (notebooks) e com etiquetas (tags). Pessoalmente não uso as tags já que a pesquisa de informação funciona muito bem mas tenho clientes que definem tags para os apoiar nos seus processos de gestão de informação.

Pode-se associar um alerta a uma nota o que é útil por exemplo para fazer algo com o conteúdo da nota numa data.

Podem-se ver esses alertas no calendário da Google ou no Outlook e receber um e-mail com o alerta na data certa.

Tem uma versão grátis (limitada a 2 dispositivos, 60Mb de uploads) e uma versão paga (dispositivos ilimitados e 10Gb de uploads).

A versão paga permite encontrar texto dentro dos pdfs anexados e nas figuras. Permite também aceder aos conteúdos nos dispositivos móveis estando offline.

Cenários em que uso o Evernote

Eu uso o Evernote para ter um só sítio onde giro informação pessoal e profissional. Por exemplo:

Para despejar “à bruta” informação e ideias. Tenho uma nota à mão chamada Inbox (caixa de entrada) onde escrevo e revejo com frequência. Tenho um atalho para esta nota no telemóvel.

Para planear tarefas complexas (é possível fazer dentro de uma nota uma check list e ir marcando à medida que se fazem essas tarefas). Aponto por exemplo links da internet e associo documentos (ou links para os documentos) a cada passo. Isto é especialmente útil se for uma tarefa recorrente em que preciso de aceder a essa informação no futuro: funciona como um mapa do caminho.

Para gerir informação e estado de tarefas complexas. Dentro de uma nota vou registando o estado de uma tarefa complexa, informação que vou recolhendo, coisas que me preciso lembrar, ideias, etc. Tenho um caderno chamado “working-on” (trabalhando em) onde estão as notas relativas às tarefas do momento.

Para capturar informação da internet como receitas culinárias (neste caso tenho um caderno chamado Receitas), sítios a ir de viagem ou outros conteúdos que quero guardar.

Para guardar informação que vou precisar no futuro que pode vir da internet ou que escrevo (neste caso tenho um caderno chamado Referência). Aqui podem ser por exemplo os passos que realizei para resolver um problema no computador e que pode voltar a acontecer ou a foto de um documento.

Para guardar fotos das notas num caderno em papel ou de um quadro branco. As fotos podem ser tiradas diretamente no Evernote ou tiradas no telemóvel e partilhadas para o Evernote. Quando se tira a foto no Evernote, ele “limpa” a foto e reconhece os caracteres se a letra for legível. O Evernote cria uma só nota com as várias fotos tiradas o que facilita usar essa informação.

Para guardar informação de que vou precisar no futuro por exemplo para uma viagem e que mais tarde apago (portanto não está no caderno referência).

Tenho notas várias como lista de compras, coisas a levar de viagem, ideias, etc.

O que fazer para começar a usar o Evernote?

O primeiro passo é criar uma conta no Evernote e instalar onde pretende usar. Lembre-se de instalar o webclipper para capturar informação da net.

O Evernote tem também alguns templates (como calendários/agendas, notas de reuniões, diários, tabelas de acompanhamento, etc.). Vale a pena espreitar para se inspirar, usar ou modificar.