Já aconselhei  o uso da aplicação Evernote (artigo sobre isso aqui) a muitos dos meus clientes que precisam de gerir muita informação e notas no seu computador.

Para quem usa o Outlook como calendário e gestor de tarefas, sugiro também que experimentem o OneNote cujo propósito é semelhante ao Evernote mas com uma integração muito útil como Outlook.

Apresentação do OneNote

Apresentação do Evernote

Qualquer uma destas aplicações vai ajudá-lo  a manter-se organizado, a ter um único sítio onde regista as suas ideias, notas, salva páginas web e outros documentos. Pode aceder e registar notas em qualquer dispositivo (computador, tablet e telemóvel) e a informação estará atualizada em todos desde que tenha acesso à internet.

Neste artigo vou comparar o Evernote e o OneNote para que seja mais fácil decidir qual é a aplicação mais adequada às suas necessidades. Depois de avaliar qual destas soluções responde melhor às suas necessidades, escolha e use só uma.

Se tem o MS Office instalado no seu computador tem com certeza o OneNote já instalado. Pode também usar o OneNote se usar MAC ou noutro dispositivo o que que permite ter acesso às suas notas como no Evernote.

Como o podem ajudar?

Já lhe aconteceu querer registar uma ideia, colocar num ficheiro e depois não saber onde está? Ou estar a fazer uma pesquisa e querer guardar informação que encontrou online? Ou querer encontrar notas de uma reunião e perder algum tempo à procura?

Ambas as aplicações são usadas em vários cenários:

• Por quem está a estudar para tirar notas nas aulas, gravar aulas (pedindo sempre autorização), organizar  ficheiros, guardar informação da internet, registar pensamentos durante a realização de projetos, gerir o que tem para fazer.
• Por quem trabalha para registar notas das reuniões, registar pensamentos e ideias, definir processos recorrentes com checklists e acesso fácil a documentos que acede com frequência, fazer listas, preparar projetos, guardar conteúdos que lhe vão ser úteis e necessários no futuro.
• Para quem quer guardar e organizar informação como receitas culinárias, referências de hoteis, ideias de prendas, organizar uma viagem, etc.

As aplicações são inúmeras. Tanto o Evernote com o OneNote podem ajudá-lo a guardar, organizar e encontrar informação de diversas fontes. Ambas as aplicações funcionam como um caderno digital, um sítio onde pode registar informação, de um modo mais ou menos estruturado. Pode escrever (usando o teclado ou stylus), fazer tabelas, gravar notas áudio, guardar imagens, guardar ficheiros e guardar informação de páginas online. Tudo isto usando o seu computador, telemóvel ou Tablet e mantendo a informação sincronizada em todos os dispositivos ou só localmente no seu computador.

Os vídeos seguintes apresentam sucintamente estas aplicações para ter uma ideia do potencial.

Como/onde pode registar e aceder aos conteúdos que guarda nestas aplicações

Pode aceder às notas em qualquer dispositivo (computador, Tablet, telemóvel) tanto o Evernote como o OneNote bastando ter uma ligação online.

O OneNote permite-lhe proteger notas individuais com uma password.

Flexibilidade de introduzir informação

Ambos permitem-lhe escrever usando o teclado, gravar áudio usar o stylus e escrever manualmente.

O OneNote é mais flexível e rico em termos de formatação já que:

• permite formatar as suas notas com as funcionalidades a que está habituado no ambiente Windows;
• permite criar uma nota com vários tipos de informação, até simultaneamente adicionar notas manuscritas com o stylus na mesma nota.

O OneNote permite-lhe na mesma nota registar informação com o teclado, criar tabelas, inserir imagens e tirar notas manuscritas.

O Evernote é mais limitado em termos de formatação e não permite comentar com os stylus uma nota com texto, tabelas ou imagens embora permita ter notas totalmente manuscritas.

Se a sua maior necessidade é tirar notas agregando todas estas fontes de informação  e usa com frequência o stylus, o OneNote responderá melhor às suas necessidades.

Uma nota-foto

Imagine que pretende recolher informação com uma foto (uma informação num cartaz, um recibo, etc.). O Evernote permite-lhe, usando por exemplo o telemóvel, tirar a foto e guardar essa imagem como uma nota, facilitando a sua organização.

Embora possa capturar vídeos, o OneNote (até ao momento que escrevo) não permite capturar facilmente fotos. Pode fazê-lo e usar o sistema operativo Windows 8 e instalar o office lens.

Introdução de documentos

Ambas as aplicações permitem-lhe adicionar documentos a uma nota. Imagine que está a fazer uma pesquisa e encontra vários documentos que quer guardar e agrupar. O OneNote ou o Evernote podem ajudá-lo a ter essa informação toda num sítio até com as suas notas/impressões sobre cada um documento logo ali ao pé.

Como ilustrado usando o Evernote nas figuras seguintes, o documento pode ficar inserido de duas maneiras:

• embebido dentro da nota (em que vê as várias páginas, passando-as usando uma seta). O Evernote só permite esta possibilidade para documentos pdf.
• link para o ficheiro, em que o ficheiro fica guardado no seu computador e pode, clicando no link do Evernote/OneNote abrir o ficheiro. Esta funcionalidade ajuda a agilizar tarefas em que precisa de aceder a vários documentos com frequência.

Cada vez que adiciona um ficheiro um OneNote pergunta-lhe qual a sua preferência enquanto que no Evernote isso estará predefinido nas opções.

Documentos embebidos no Evernote.

Links para documentos no Evernote.

Comentar os documentos

Se quiser tomar notas nos documentos o OneNote permite-lhe fazê-lo facilmente usando por exemplo o stylus (lembre-se que a página é muito flexível e permite adicionar a informação que quiser onde quiser). Esta opção não está disponível no Evernote.

No OneNote pode comentar os ficheiros.

Guardar conteúdos da web

Um dos grandes benefícios de ambas as aplicações é poder guardar informação/conteúdos de uma página web o que é bastante útil quando quer guardar por exemplo um artigo para ler depois ou guardar essa informação para referência futura. Em ambas as aplicações pode instalar uma aplicação que lhe cria um botão na página de navegação da internet. Basta clicar nesse botão para o conteúdo ser guardado.

Descarregue aqui o webclipper para guardar informação da internet se usa o Evernote.

Se decidir usar o OneNote deve usar uma das opções abaixo:

• No Internet Explorer clicando no botão direito do rato e escolhendo enviar para o OneNote.
• No Chrome instalando o clipper.
• No Firefox instalando o clipper.

Neste âmbito o Evernote é bastante mais amigável e sofisticado que o OneNote já que remove toda a informação da página que não corresponde ao conteúdo (como por exemplo menus ou anúncios) e permite também tirar notas, sublinhar ou só enviar uma parte do artigo. Para quem um dos principais objetivos é gerir e guardar informação da net, aconselho vivamente que opte pelo Evernote.

Ligação ao Outlook

Um dos grandes benefícios do OneNote é a sua ligação ao Outlook. Pode ligar eventos, emails e tarefas ao OneNote clicando num botão do Outlook. Será sempre possível navegar entre a nota do OneNote e o item do Outlook porque um link é criado.

Também pode enviar informação do Outlook para o Evernote usando o botão que aparece no Outlook. No entanto, a ligação entre os itens e a nota não é criada, ou seja, não pode navegar entre eles. Pode por outro lado adicionar lembretes a notas no Evernote (que lhe podem por exemplo enviar um email) enquanto que no OneNote precisa sempre de estar a utilizar o Outlook.

Uma funcionalidade extraordinária do OneNote é poder escrever uma lista de tarefas numa página (assinalando cada tarefa com um sinalizador bandeirinha) e as tarefas aparecerem automaticamente na sua lista de tarefas do Outlook. Isso permite-lhe por exemplo tirar notas durante uma reunião, registando as tarefas sem sair do OneNote e depois toda essa informação estar no Outlook.

Organização da informação

Ambos permitem organizar a informação em vários níveis embora como tenham uma capacidade de pesquisa bastante boa acaba por não ser necessário uma estrutura muito complexa.

O OneNote organiza a informação em blocos de notas. Dentro de cada bloco existem secções (ou grupos de secções) e páginas (e subpáginas).

Organização de conteúdos no OneNote.

O Evernote organiza também a informação em blocos de notas e pilhas de blocos de notas (agregado de vários blocos) mas não apresenta mais subníveis. Em vez disso tem etiquetas e subetiquetas que oferecem a flexibilidade de uma nota poder ter estar em mais do que um sítio/etiqueta (imagine que quer marcar uma nota com o nome do projeto e outra etiqueta como para-fazer ou nota-de-reunião).

Pesquisa

É um dos pontos fortes de ambos e que leva a que não seja necessária uma organização das notas muito sofisticada. Ambos permitem procurar no texto, filtrar informação e principalmente fazer pesquisa de texto dentro de imagens e notas manuscritas se a caligrafia foi razoável.

Partilha de notas

Ambos permitem partilha de notas.

Modelos para reutilização de notas

Imagine que precisa de criar notas com a mesma estrutura recorrentemente. Por exemplo tendo modelos de atas de reuniões ou até checklists. O OneNote permite-lhe criar modelos que pode reutilizar.  Até este momento o Evernote não lhe permite fazê-lo embora acredite que isso possa mudar em breve já que é uma funcionalidade muito pedida pelos utilizadores.

Resumindo – Qual é a aplicação certa para si?

Embora ambas as aplicações permitam recolher, organizar e procurar informação, dependendo das suas necessidades uma deles pode ser mais adequada.

O OneNote responde melhor às necessidades de organizar informação de um modo mais estruturado e criar notas mais complexas em termos de formatação. Se usa o Outlook e quer usar o seu bloco de notas digital para complementar a sua organização pessoal, o OneNote oferece-lhe mais valor.

Visite esta página que tem vários vídeos que o vão rapidamente ensinar a usar o OneNote.

O Evernote é bastante superior se pretende capturar, guardar e organizar informação da net ou usando a máquina fotográfica do Tablet ou telemóvel. Também permite tirar notas mas menos sofisticadas do ponto de vista de informação.

Visite esta página que tem vários vídeos que o vão rapidamente ensinar a usar o Evernote.